Organizzazione aziendale: come organizzare l'azienda per aumentare la produttività

Cosa si intende per organizzazione aziendale?

L’organizzazione aziendale è un concetto utile all’imprenditore per pianificare, aumentare la produttività e di conseguenza fatturato e crescita. L’azienda come organizzazione può considerarsi come un’nsieme di processi e sistemi intrecciati tra loro, costituiti da una parte sociale (risorse umane) e una parte tecnica (risorse a supporto). Persone, tecnologie, mezzi, strumenti e know how, sono per l’imprenditore gli elementi fondamentali da tener conto per organizzare l’azienda con le giuste gerarchie.

A cosa serve organizzare?

L’organizzazione aziendale ha lo scopo ultimo di aumentare il valore del prodotto da offrire ai propri clienti. E per tale motivo che a tutti i livelli gerarchici, in tutte le divisioni ogni risorsa umana, dai top manager agli addetti di ogni singolo processo nell’impresa, devono far propri i protocolli organizzativi e seguirli alla lettera.

Organizzazione aziendale efficace

Per predisporre l’azienda affinchè possa aumentare il valore offerto alla propria clientela, c’è bisogno di far proprio il concetto che ogni dipartimento e sistema va ordinato, regolato, strutturato, organizzato.

Principi di organizzazione aziendale

I principi di organizzazione aziendale sono in linea di massima delle metodologie, degli approcci, delle tecniche di gestione pensati e messi in atto per raggiungere lo scopo aziendale facilmente.

I principi di organizzazione aziendale sono elementi validi indipendentemente dal tipo di azienda, dal settore e dalle funzioni aziendali.

I principi di organizzazione aziendale secondo Business Coaching Italia sono i seguenti elementi elencati:

  1. Dividere l’azienda per dipartimenti.
  2. Definire ruoli e mansioni nei singoli dipartimenti.
  3. Imparare a delegare e basare l’organizzazione sulla delega.
  4. Reingegnerizzazione dei processi aziendali.
  5. Puntare alla Standardizzazione dei processi
  6. Definire chiaramente indicatori di performance per misurazione
  7. Scegliere e creare gli strumenti di controllo gestione adeguati come l’organigramma, il mansionario aziendale e i cruscotti aziendali.
  8. Gestire il flusso d’informazioni e la comunicazione interna
  9. Coordinamento aziendale
  10. Pianificazione aziendale e Pianificazione strategica
  11. Gestire gli obiettivi, le priorità e i carichi di lavoro correttamente.
  12. Ogni persona che fa parte dell’organizzazione deve aver chiaro in mente il proprio compito
  13. In un’organizzazione che funziona, ogni dipendente deve poter agire in modo autonomo anche senza supervisione
  14. Deve esserci un capo del personale per tutti i dipartimenti
  15. Ogni persona deve avere responsabilità e obiettivi ben definiti
  16. Ogni risorsa umana deve aver chiaro i limiti del proprio ruolo
  17. Bisogna avere procedure scritte

 

Variabili organizzative

Nel comportamento aziendale entrano in gioco diverse variabili, ovvero quelle umane, date dalle caratteristiche personali di ogni persona operante nell’organizzazione d’azienda. Le variabili di tipo sociale, ovvero le relazioni che all’interno dell’organizzazione si stabiliscono tra le persone. Le variabili di tipo tecnico, che sorgono relativamente alle tecnologie utilizzate nell’organizzazione. E poi ci sono le variabili organizzative, che consentono connessioni tra tutti gli elementi e sono presenti in modo indipendente dalle persone. Tra queste ultime variabili vi sono la struttura, i sistemi, la leadership e la cultura aziendale organizzativa.

 

Chi organizza l’azienda?

Ci sono azienda che assoldano manager o consulenti aziendali per riorganizzare gli assetti aziendali. Questo è un’errore in quanto l’organizzazione dell’azienda è un compito che spetta all’imprenditore perchè è il primo beneficiario di un risultato positivo. Un risultato positivo per l’imprenditore passa attraverso la gestione di un’azienda che riesca ad essere solvente, che aumenta di valore costantemente nel tempo, che crei clienti entusiasti di riordinare i prodotti, contenti di pagare per un servizio, che generano passaparola.

Ecco perchè il ruolo di organizzatore nell’azienda deve essere dell’imprenditore, e per farlo ha bisogno di comprendere e attuare il processo di direzione aziendale che consta appunto nel saper organizzare, programmare, controllare e condurre. Le competenze che deve avere chi è preposto all’organizzazione aziendale sono molteplici, ci vogliono non solo competenze imprenditoriali ma anche manageriali.

Cosa organizzare nell’azienda?

Cosa organizzare nell'azienda

Quali sono gli elementi da organizzare nell’azienda? Per riuscire a organizzare l’impresa bisogna fare in modo che ogni risorsa (informazioni, strumenti, persone, materia prima) sia coordinata dall’input all’output attraverso una serie di processi aziendali orientati all’obiettivo, ovvero il risultato.

I fattori che possono essere determinanti nell’organizzazione di un’azienda che vuole perseguire l’obiettivo del risultato positivo sono diversi:

  • La scelta della Struttura organizzativa da adottare
  • Il Dimensionamento delle risorse
  • Far proprio il concetto di gestione dei processi
  • Avere processi standardizzati e sistematici
  • coordinamento regolato tra le diverse risorse
  • La Gestione dei carichi di lavoro
  • Il Monitoraggio delle performance
  • La Circolazione dei Flussi di informazioni

In un’impresa sana che cresce e centra gli obiettivi aziendali prefissati, ognuna di queste componenti è sempre soggetta a controllo, monitoraggio, analisi, ristrutturazione e riorganizzazione se necessaria.

Organizzare processi e flussi aziendali

riorganizzazione dei processi aziendali

Organizzare i flussi aziendali creando processi è un’attività di gestione aziendale importantissima. Per attuare la riorganizzazione aziendale per processi  bisogna capire la classificazione dei processi, di quali e quanti flussi esistono all’interno dell’attività. Flussi e processi sono solitamente ordinati e classificati in Processi primari e secondari e in processi direzionali, di controllo e operativi.

Per organizzare un’azienda e i processi gli stessi vanno dunque individuati o creati, rappresentati graficamente con un diagramma di flusso (flow chart), e coordinati. Tale organizzazione serve a rendere i flussi monitorabili.

Un processo direzionale viene creato spesso libero da strutturazione per lasciare spazio a decisioni non regolamentate, e capaci di spaziare nelle decisioni assolvendo in pieno la funzione direzionale. I Processi gestionali o di controllo invece gia compare una prima strutturazione che guida le decisioni da prendere. Nei processi operativi, infine, la grande maggioranza delle decisioni sono strutturate, ossia assunte in base a regole completamente predeterminate.

L’organizzazione di processi e flussi aziendali segue solitamente la struttura dell’azienda data dall’organigramma aziendale.

Approfondisci: Processi aziendali

Organizzare i flussi informativi

organizzazione dei flussi informativi aziendali

Organizzare la comunicazione interna in modo che le informazioni circolino a ogni livello è di vitale importanza per il buon andamento del lavoro. Organizzare il flusso informativo interno può contribuire a diffondere vision, mission e obiettivi, a mantenere alta la motivazione in ogni addetto ai lavori, garantisce una ottima circolazione del know how migliorando le competenze dei singoli, o stimolando il personale a migliorare. Organizzare i flussi informativi migliora l’immagine che l’azienda, il team offre all’esterno che rende più credibile l’impresa agli occhi dei clienti.

Approfondisci: Gestione dei flussi informativi aziendali

Organizzare un processo di vendita

organizzare processi di vendita

Costruire un processo di vendita può essere un’operazione complessa ma se segui questi step realizzerai un processo di vendita ad hoc per la tua impresa. 

Approfondisci: Processo di vendita, fasi per crearlo e ottimizzazione

Organizzare il personale

Organizzazione del personale: come e perchè organizzare il capitale umano

Assegnare risorse, spostare persone tra i vari dipartimenti, aumentare il dimensionamento aziendale con assunzioni, valutare le figure professionali alle quali assegnare un compito da svolgere in azienda, non sono le uniche cose corrette dall’attività di organizzazione del personale.

Per agevolare il successo dell’impresa bisogna favorire il collegamento tra attività, strumenti, strategie e risorse umane. Organizzare non significa solo coordinare affinchè ogni processo funzioni correttamente, ma anche avere la capacità di predisporre il binomio strutture e ruoli per consentire alle persone di svolgere il proprio compito in modo produttivo.

Approfondisci: Organizzazione del personale

Organizzare i carichi di lavoro

Il dimensionamento delle risorse è un’operazione che permette di calcolare il carico di lavoro effettivo della singola area o divisione aziendale, di un ufficio o di un collaboratore. Inoltre, il dimensionamento consente di valutare il livello delle prestazioni di lavoro (se sono adeguate alle esigenze dei clienti) e di migliorarle se non soddisfano più le richieste della clientela.

Approfondisci: Dimensionamento delle risorse

Organizzazione dei ruoli e delle mansioni

ruoli e mansioni differenze e come assegnarli

bisogna distinguere bene i ruoli delle varie professionalità al suo interno. Ogni risorsa deve avere un ruolo definito ma allo stesso tempo deve cooperare con le altre figure professionali per raggiungere gli obiettivi aziendali. Dividere ruoli e compiti delimita il raggio d’azione di ogni figura e garantisce una maggiore produttività perché ognuno fa solo il lavoro che compete al suo ruolo e per il quale è qualificato, evitando la sovrapposizione di ruoli. Assegnare i ruoli al personale non è un’operazione da sottovalutare anzi, bisogna tenere in considerazione e saper valutare elementi importanti come le qualifiche e le competenze di ogni singola risorsa

Approfondisci: Ruoli e mansioni: differenza e come assegnarli

Organizzare la formazione

Quando si parla di formazione si pensa a come migliorare la conoscenza e le competenze del personale dipendente. Invece per un’azienda l’organizzazione della formazione deve avere un ruolo più ampio. Questo perchè, nel processo di miglioramento continuo dell’impresa, bisogna inserire un piano di formazione utile ai dipendenti, ai clienti, al team management, all’imprenditore e anche a partner e fornitori.

Questo perchè ad esempio, La formazione dei dipendenti aumenta l’efficienza, migliora la fidelizzazione e alimenta una maggiore soddisfazione dei clienti. La formazione dei clienti riduce le richieste di assistenza, migliora la fidelizzazione, agevola i rapporti con l’azienda.

Approfondisci: Come organizzare la formazione in azienda

Quando fare l’organizzazione aziendale?

quando organizzare l'azienda?

Un’azienda non va organizzata solo quando ci sono problemi, ma il processo di riorganizzazione dovrebbe partire fin dalla nascita della startup proprio per prevedere e evitare l’insorgere di problematiche aziendali dovute alla disorganizzazione.

I momenti migliori per organizzare l’azienda potrebbero essere:

  • Quando si avvia l’azienda (in fase di startup)
  • Quando si attraversa una fase di cambiamento (interno o esterno)
  • Quando la crescita è lenta o assente
  • Quando il fatturato non cresce
  • Quando i costi superano i ricavi
  • Quando c’è una crisi aziendale

Ovviamente esistono tanti altri momenti in cui l’imprenditore prende coscienza che deve riprogrammare flussi processi risorse obiettivi, dunque in sintesi la funzione organizzativa a nostro avviso deve essere una costante dall’avvio dell’azienda, e anno dopo anno leggendo le performance e i kpi, e migliorando costantemente le criticità palesate.

Perchè organizzare l’azienda?

Perchè organizzare l'azienda?

Un’azienda ben organizzata oltre ad avere la capacità di perseguire lo scopo aziendale e aumentare il valore del prodotto offerto al cliente, riesce ad evitare problematiche dovute alla disorganizzazione di dipartimenti e risorse.

La disorganizzazione aziendale porta a:

  • Sovrapposizione di ruoli che genera malcontento e costi superflui
  • Distribuzione dei carichi di lavoro sbagliati che creano conflitti sul luogo di lavoro
  • Poca chiarezza nella distribuzione salariale che crea malcontento tra le risorse umane
  • mancanza di pianificazione aziendale chiara
  • Difficoltà a raggiungere gli obiettivi economici prefissati
  • management poco motivato

Come fare organizzazione aziendale?

come organizzare l'azienda

In che modo organizzare l’impresa, il lavoro? L’organizzazione aziendale si deve fare con ordine, l’imprenditore deve procedere per step organizzativi capaci di rendere il lavoro di riorganizzazione fluido, comprensibile, rapido e analizzabile.

Per organizzare un’azienda bisogna avere uno schema organizzativo chiaro in mente, che parta dall’organigramma aziendale e sia capace di offrire una perfetta mappatura aziendale.

Organizzare l’intera attività d’impresa per processi è un concetto tanto valido quanto poco utilizzato dagli imprenditori. Ognuno ha un proprio modello organizzativo, ma se l’azienda non cresce, evidentemente c’è bisogno di allenare la propria mente a un nuovo tipo di organizzazione. Per modificare la tua organizzazione aziendale hai la possibilità di richiedere una consulenza di business coaching qui o di apprendere come migliorare i processi e sistematizzare l’impresa attraverso la visione dei corsi di business coaching.

Per rispondere alla domanda come organizzare l’azienda, c’è bisogno di sapere quale tipo di impresa è oggetto della riorganizzazione per poter sceglier uno dei modelli di riorganizzazione tra cui:

  • Modello funzionale
  • Modello strutturale
  • Modello organizzativo
  • Modello a matrice

Con il modello organizzativo funzionale vengono raggruppate competenze e attività di tipo gestionale, amministrativo, al fine di mettere in atto la riorganizzazione. Scegliendo di organizzare l’azienda con il modello strutturale, viene deciso di assegnare il potere decisionale e di azione a specifiche risorse umane, facendo partecipare altre persone dell’impresa solo in presenza di criticità. Voler dare ordine all’azienda scegliendo il modello organizzativo si abbraccia ciò che mettono in atto le grandi imprese. In questo caso, è in base alle divisioni che vengono organizzate le attività di gestione. Infine, volendo dare una riorganizzazione alla propria impresa si può optare per il modello a matrice, che solitamente viene scelto da chi struttura il lavoro per progetti.

Quanto costa riorganizzare l’azienda?

Organizzare l’azienda ha dei costi è vero, ma la domanda sui costi da farsi riguardo all’organizzazione, è su quanto costa la disorganizzazione a lavoro e nella gestione dell’azienda.

Più che capire dunque l’ammontare delle fatture da pagare a un consulente aziendale, o il prezzo di una sessione di business coaching, sarebbe utile capire la disorganizzazione quanto sta costando all’azienda in termini di profitti mancati. Riuscendo a risalire ai costi dell’azienda, si può capire se convenga o meno un’intervento di riorganizzazione aziendale. Ecco di seguito delle domande a cui rispondere per valutare se i costi da sostenere per la riorganizzazione dell’impresa sono investimento utile da fare:

  • puoi misurare quanto e come le persone lavorano? e con quale performance
  • puoi controllare l’avanzamento delle lavorazioni?
  • riesci a individuare le aree di inefficienza?

Se non riesci a misurare le performance dell’impresa, dei lavoratori, se non hai controllo nei dati, se non hai procedure e mappature che ti consentano di controllare l’andamento dell’impresa, come puoi pensare a quanto costa organizzare l’azienda, invece di quanto mi costa non organizzarla?

Strumenti per l’organizzazione aziendale

Per organizzare l’azienda c’è bisogno di essere supportati da una serie di strumenti, utility, tool e software, capaci di agevolare il controllo di gestione e mantenere la direzione aziendale verso il raggiungimento degli obiettivi.

Cruscotto aziendale

Uno strumento utile per l’organizzazione aziendale è il cruscotto aziendale.

Il cruscotto aziendale è una scheda per la valutazione bilanciata ( balanced scorecard), un valido supporto informativo nella gestione aziendale. Infatti creando un cruscotto di gestione, si possono misurare performance e kpi dei processi, creati a partire dalla mission aziendale.

Un cruscotto aziendale è lo strumento di controllo di gestione che offre una visione dettagliata e precisa dell’andamento e deve essere collegato a tutti gli altri strumenti, utility, tool e software di gestione che servono per organizzare le risorse umane, le informazioni, i dati dei clienti, i processi e tanto altro.

I più importanti strumenti e software gestionali dei quali l’impresa oggetto di riorganizzazione deve possedere sono, un CRM per per avere controllo sui lead e dati dei clienti, un’App per creare to-do list, condividere informazioni con il personale e agevolare il flusso d’informazione, Software per agevolare il lavoro dei dipendenti e le relazioni con i clienti, gestionali di contabilità, bilancio.

Organigramma

L’organigramma è un diagramma organizzativo generalmente formato da rettangoli e linee : i primi raffigurano gli enti, di solito definiti con delle sigle; le linee invece, stanno a rappresentare i rapporti tra gli enti suddetti.

Le linee sono continue o tratteggiate a seconda del tipo di legame da esse rappresentato.
Quelle continue, verticali o orizzontali, definiscono i legami di tipo gerarchico; quelle tratteggiate indicano i rapporti tra ruoli nei quali non esistono relazioni gerarchiche.

Approfondisci qui: l’organigramma

Mansionario aziendale

Il mansionario aziendale è un documento che dovrà essere stilato con attenzione e precisione, avendo una chiara visione delle attività dell’azienda, per questo dovrà essere redatto dalla Direzione del Personale. Ma come creare un mansionario aziendale? Sarà importante definire in modo chiaro e trasparente i suoi contenuti, sintetizzando tutti quegli elementi che permettono ai singoli soggetti di lavorare in tranquillità e con la certezza di svolgere al meglio la propria attività.

Approfondisci qui: mansionario aziendale

Organizzazione aziendale teorie e modelli

Modello di Thompson organizzazione aziendale

Secondo Thompson quando in un’azienda viene creato un processo organizzativo la stessa crea un campo d’azione nel mercato. Secondo il modello è giusto fare organizzazione aziendale perchè vengono stabiliti non solo le dinamiche interne dell’impresa, ma anche i contatti con l’esterno. Questo approccio all’organizzazione dell’azienda, l’ambiente esterno non è in grado di condizionare le scelte direzionali, ma è la naturale conseguenza delle scelte e dei processi organizzati nell’impresa.

Teorie contingenti di organizzazione aziendale

Le teorie contingenti sono un’insieme di studi fatti negli anni 50 e 60 che si contrappongono ai tanti modelli di organizzazione che riconducono tutto a logiche universali. Fu in quegli anni che facendo analisi statistiche sulle aziende di successo, si notò che non sempre nelle strutture organizzative di tali imprese venivano applicate regole e limitazioni rigorose.

In questo tipo di teorie organizzative, troviamo una contrapposizione al modello di Thompson e a tanti altri, in quanto in questo caso si è notato che la causa della riorganizzazione dei processi d’azienda, è stata l’ambiente esterno che ha generato il bisogno di cambiamento nella struttura organizzativa.

Herbert Simon organizzazione aziendale

Herbert Alexander Simon fin dagli anni 40 ha introdotto un modello teorico sul pensiero organizzativo, che si fonda sui comportamenti delle risorse umane nelle organizzazioni.

nel campo del pensiero organizzativo, rappresenta fin dagli anni ’40, la maggior alternativa teorica al funzionalismo e la sua scuola viene chiamata “comportamentista” per sottolineare che il suo oggetto di analisi sono i comportamenti umani all’interno delle organizzazioni.

Tra le varie cose, delle teorie di Herbert Simon vanno ricordati due concetti:

  • le persone all’interno di un’organizzazione si specializzano per funzione e competenza, e di conseguenza nessuno dei due criteri può essere indicato come il migliore e da usare singolarmente come regola organizzativa.
  • Per Simon, organizzare partendo da un’entità come l’azienda che assegna ruoli è meno corretto di organizzare partendo dall’osservazione del comportamento dei singoli individui dell’organizzazione. Questo perchè, le risorse umane di un’organizzazione sono costantemente sottoposte a prendere decisioni che diventano la base dell’organizzazione.

Kaizen aziendale

Quella del Kaizen è una filosofia di organizzazione aziendale che sta molto a cuore agli appassionati della cultura del cambiamento, anche se è un termine molto più vicino a concetti di business che altro. Il metodo Kaizen è infatti un processo di auto sviluppo continuo il cui scopo è realizzare il potenziale ottenendo miglioramenti. 

Per perseguire il miglioramento continuo secondo la filosofia Kaizen, bisogna far propria la cultura dell’autocritica per responsabilizzarsi al fine di trovare in modo continuo un margine possibile di miglioramento. Abbracciare le tecniche Kaizen per un’azienda, significa aiutare le risorse umane ad ogni livello, dai manager ai dipendenti, a perseguire il miglioramento continuo spingendosi fino ai limiti del migliorabile. 

Approfondisci qui: Kaizen il metodo Giapponese per il miglioramento continuo

Filosofia 5S

Il metodo 5S è un’approccio sistematico, replicabile e perpetuo utilizzato per ottimizzare le procedure lavorative per ottenere il miglioramento continuo e raggiungere alti livelli di performance. Il metodo 5s è una filosofia che consiste nell’eliminazione di tutte le attività che non sono rilevanti per l’attività che viene svolta.

Approfondisci qui: 5s filosofia e metodo per organizzarsi e migliorare continuamente l’azienda

Lean Production

La Lean Production o Lean Manufacturing è un sistema orientato al superamento degli standard aziendali, attraverso un lavoro di miglioramento continuo (Kaizen) e di azzeramento dello spreco, che mette al centro le persone e la qualità in senso totale, cioè intesa non solo come qualità del prodotto finito ma anche come qualità dei processi gestionali e produttivi.

Approfondisci qui: Lean production

Libri sull’organizzazione aziendale

Se sei alla ricerca di libri, manuali per iniziare ad approcciarti a delle letture che ti consentano di aumentare le tue competenze in tema di organizzazione aziendale, ecco per te un’elenco di libri che la letteratura attuale ci offre:

  • Organizzazione aziendale di Richard L. Daft
  • Lineamenti di organizzazione aziendale è un libro di Mariacristina Bonti , Vincenzo Cavaliere , Enrico Cori pubblicato da EGEA
  • Organizzazione aziendale. Comportamenti e decisioni per il management, Libro di Filomena Buonocore, Fabrizio Montanari.
  • Organizzazione aziendale. Mercati, gerarchie e convenzioni+connect Giovanni Costa,Paolo Gubitta,Daniel Pittino
  • Economia, gestione e organizzazione aziendale Editore: McGraw-Hill Education

 

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