Non importa che un’azienda sia grande o piccola, raggiunga milioni di fatturato all’anno oppure no: ogni azienda deve essere organizzata per dipartimenti aziendali.
Anzi, forse spesso le aziende che traballano e non raggiungono i risultati potenziali a cui potrebbero ambire sono quelle che non hanno un’organizzazione aziendale ben definita e le responsabilità e i ruoli si sovrappongono creando solo confusione.
L’organizzazione del lavoro è uno degli step indispensabili per massimizzare la produttività dell’azienda e costruire un business di successo in grado di aumentare il fatturato di anno in anno.
Esistono molte varietà di dipartimenti aziendali organizzati e specializzati in base al tipo di attività che devono gestire.
Non tutti i business hanno bisogno di tutti i dipartimenti esistenti, però è importante stabilire e definire di quali abbiamo bisogno.
I reparti aziendali
Creare i reparti aziendali non significa altro che specificare, in modo scritto e condiviso con tutto il personale, com’è suddiviso il lavoro nell’azienda.
L’obiettivo di questo lavoro è quello di individuare quali sono i compiti e le responsabilità specifiche di ogni reparto e quali sono gli obiettivi aziendali che periodicamente deve raggiungere.
Misurando e valutando il lavoro di ogni singolo reparto, attraverso gli strumenti di budgeting e la definizione di precisi KPI aziendali, siamo in grado di ottimizzare tutti i processi e andare a intervenire esattamente dove l’azienda ha bisogno.
Grazie al monitoraggio e alla valutazione degli indicatori dei singoli reparti si possono prendere le decisioni che portano l’azienda a uno step successivo.
Per questo motivo è molto importante saper leggere i numeri del business.
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Grazie alle informazioni che riceverai riuscirai a prendere le decisioni vincenti per ogni reparto aziendale, riuscirai a prendere le decisioni per migliorare il tuo business.
Immaginiamo di valutare il business nella sua interezza, vediamo che ci sono alcuni obiettivi che non sono stati raggiunti ma, con i dati a nostra disposizione, non siamo in grado di capire perché.
Con la suddivisione dei reparti aziendali, possiamo valutare i KPI e gli obiettivi di ogni reparto.
Sarà molto più facile capire quale di questi ha contribuito negativamente al risultato generale dell’attività.
Allo stesso modo, diventa molto semplice individuare quali sono i dipartimenti più ottimizzati.
Possiamo vedere ogni reparto come un ingranaggio senza il quale il sistema azienda non può funzionare al suo meglio.
I dipartimenti nelle aziende
Il mercato attuale, a differenza anche solo di 10 anni fa, richiede una serie di dipartimenti necessari.
Il mercato è cambiato radicalmente grazie (o a causa) dell’informatizzazione e del miglioramento tecnologico.
Le esigenze delle risorse umane e dei reparti produttivi sono estremamente diversi rispetto alle aziende anche solo degli anni ‘90.
Le esigenze dei reparti aziendali necessari si modificano in base a questa nuova versione più fluida del business.
L’organizzazione dei reparti
L’organigramma è uno strumento molto efficace per suddividere i singoli dipartimenti aziendali e gestire l’intero sistema azienda.
I reparti più comuni, perché necessari indipendentemente dal settore in cui si lavora sono:
- la direzione,
- il reparto delle finanze,
- l’amministrazione,
- le risorse umane,
- il marketing,
- il dipartimento commerciale,
- l’ufficio acquisti,
- la logistica e la produzione,
- il reparto tecnologico.
Andiamo a presentarli uno ad uno in modo da iniziare ad individuare chi fa parte di quale dipartimento nella tua azienda.
La direzione generale
Il reparto della direzione generale è formato dal gruppo di persone che controlla e dirige l’intera azienda.
Fanno parte della direzione generale, il CEO e i dirigenti che discutono della direzione strategica che il business deve seguire.
In questo dipartimento si concentrano le responsabilità dell’andamento aziendale.
Non è solo importante individuare chi fa parte della direzione perché così tutto il personale sa quale voce ha un peso nelle decisioni e a chi rivolgersi in caso di necessità.
Chi fa parte di questo reparto stabilisce i budget futuri, i KPI di controllo e poi valuta il raggiungimento o meno degli obiettivi stabiliti nel budget.
Il dipartimento delle finanze
Il dipartimento delle finanze è il reparto incaricato di gestire i flussi di cassa in entrata e in uscita dell’azienda.
Sotto la responsabilità del reparto delle finanze c’è anche il lavoro di controllo che tutti i movimenti siano corretti e corrispondenti alle operazioni stabilite.
Fanno parte dei compiti delle finanze, anche la gestione del recupero crediti, il saldo delle fatture di acquisto e anche la gestione dei prestiti e degli investimenti.
Ha una funzione di controllo su tutta la liquidità dell’azienda.
In questo ambito si preparano i budget utili alla dirigenza, considerano la redditività dell’azienda, dei profitti realizzati e della liquidità a disposizione.
Il dipartimento amministrativo
Il reparto amministrativo è il dipartimento che fa da collegamento tra tutti gli altri reparti aziendali.
Cioè organizza e coordina le sinergie tra gli altri dipartimenti e, di conseguenza, ha anche influenza sulle decisioni aziendali della dirigenza.
Il dipartimento delle risorse umane
Le risorse umane sono un reparto fondamentale.
In questo dipartimento si gestiscono i dipendenti attuali dell’azienda e contemporaneamente si gestiscono le selezioni delle nuove assunzioni.
Spesso non è il titolare o il CEO che possono occuparsi della scelta dei nuovi assunti, la responsabilità è del dipartimento delle risorse umane.
Tra i compiti svolti da questo reparto individuiamo:
- licenziamenti,
- selezione e gestione delle nuove assunzioni,
- organizzazione della formazione per i dipendenti,
- gestione delle buste paga,
- gestione degli orari lavorativi, ferie, malattie e turnover.
Non dimentichiamo che il dipartimento delle risorse umane è il reparto dedicato alla tutela dei lavoratori quindi tra i suoi compiti, anche se meno comuni, ci possono essere anche:
- la gestione psicologica dei dipendenti,
- la gestione dei conflitti tra i lavoratori,
- ufficio reclami per eventuali problematiche come il mobbing.
L’ufficio marketing
L’ufficio marketing è il reparto che si occupa dell’immagine dell’azienda nel mercato.
Lavora in sinergia con il reparto commerciale perché entrambi lavorano verso l’obiettivo di aumentare o consolidare le vendite.
Tutto il posizionamento del business, l’immagine coordinata, la comunicazione e le azioni di marketing con obiettivo commerciale sono curate e gestite dall’ufficio marketing.
Possono far parte dell’ufficio marketing:
- esperti dei social network,
- web designer e informatici,
- copywriter,
- ufficio stampa.
Il dipartimento commerciale
Insieme al reparto marketing, collabora il dipartimento commerciale.
Cioè il reparto responsabile della vendita e della commercializzazione dei prodotti o servizi del business.
Il lavoro di questo reparto incide profondamente sui risultati del business.
Le persone che fanno parte del reparto commerciale sono i rappresentanti dell’azienda all’occhio dei clienti, sono il punto di collegamento tra il business e il cliente.
L’ufficio acquisti
Se il reparto commerciale si rivolge a valle rispetto all’azienda, l’ufficio acquisti si rivolge a monte.
L’ufficio acquisti si occupa degli approvvigionamenti delle materie prime e di tutti i materiali necessari per la produzione.
È responsabilità dell’ufficio acquisti, assicurarsi che tutti i materiali necessari siano a disposizione nei tempi e nelle quantità corrette in base alle necessità stabilite.
Inoltre, l’ufficio acquisti si occupa anche di effettuare preventivi e ordini con i fornitori e di individuare eventuali nuovi fornitori interessanti con cui collaborare.
Il reparto logistico e operativo
Il reparto di logistica è quello che gestisce gli ordini dei clienti dopo che l’acquisto è stato effettuato.
È un reparto in forte espansione negli ultimi anni perché, a causa dell’aumento dell’informatizzazione, i tempi di acquisto sono diventati molto più veloci e ci vogliono delle risorse umane dedicate alle gestione degli ordini.
Proviamo anche solo a fare l’esempio di un’azienda che, durante la pandemia, ha aperto il proprio e-commerce.
Gli ordini di acquisto non si ricevono più solo durante l’orario lavorativo aziendale, ma in qualunque momento.
Per fare in modo che le cose non sfuggano di mano, è necessario che ci sia del personale dedicato all’ottimizzazione di quest’area.
Grazie all’ottimo lavoro del reparto della logistica è possibile incidere sulla fidelizzazione dei clienti.
Il dipartimento di tecnologia
Ognuno dei reparti che abbiamo già menzionato utilizza inevitabilmente applicazioni e software (proprietari o di terzi) per poter lavorare.
E dove andrebbero tutti questi reparti aziendali se ci fosse qualche problema con anche solo una delle risorse tecnologiche avesse qualche anomalia?
Probabilmente (quasi sicuramente) si creerebbe il caos.
Ecco perché è così importante identificare il dipartimento di tecnologia, in cui lavorano gli esperti informatici che offrono supporto tecnico permettendo a tutta la tecnologia dell’azienda di funzionare al suo meglio.
Diversi reparti aziendali da identificare
Come abbiamo già anticipato questi sono solo alcuni dei diversi reparti aziendali che si possono identificare.
Non esiste una formula matematica che indica la perfetta organizzazione aziendale, la struttura dell’azienda dipende molto dal tipo di obiettivi strategici che si vogliono raggiungere e dal tipo di dimensione dell’azienda stessa.
Quello che vale sempre, per ogni tipo di business, è che è necessario stabilire e rispettare i ruoli in modo tale che ogni lavoratore (a qualsiasi livello) sappia esattamente quali sono le sue responsabilità e a chi rivolgersi in ogni situazione.
In questo articolo ti sono stati svelati in modo gratuitamente quali sono e quali funzioni svolgono i dipartimenti aziendali per individuarli anche all’interno della tua azienda in modo da organizzare e suddividere al meglio il lavoro e le responsabilità del personale.
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