Cosa sono i KPI aziendali
I KPI aziendali, acronimo di Key Performance Indicator, sono un insieme di Indicatori Chiave di Prestazione aziendale. Espressi solitamente in valore numerico, i KPI si distinguono in:
- Indicatori chiave di ordine superiore, quando fanno riferimento alla valutazione delle prestazioni a livello generale dell’andamento aziendale;
- Indicatori chiave di reparto, quando analizzano le prestazioni dei singoli reparti interni dell’azienda
Utilità dei Key Performance Indicators
I Key Performance Indicator servono a misurare i progressi fatti dall’azienda nel raggiungimento di determinati obiettivi. Quando i manager di un’azienda si trovano a dover analizzare il successo o meno di un piano strategico, fanno ricorso agli Indicatori di Performance, attraverso i quali possono quantificare gli effettivi passi in avanti fatti da un comparto specifico dell’organico oppure dall’intera struttura organizzativa rispetto a obiettivi fissati in partenza.
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Per avere la giusta utilità, i KPI aziendali devono essere monitorati e aggiornati costantemente anche perché rischiano di diventare desueti col tempo; è consigliabile verificare gli Indici di Prestazione ogni quindici giorni o al massimo ogni mese in modo da tenere sotto controllo i progressi o gli insuccessi delle strategie messe in atto e ripensare alle azioni da eseguire per riparare agli errori commessi, nel secondo caso.
Gli Indicatori Chiave di Performance possono fungere anche da stimolo al lavoro dei dipendenti dei vari comparti aziendali. Questo avviene però nel caso in cui il manager o il responsabile dell’area dell’azienda fissa e condivide con il suo team dei KPI concreti e realizzabili. Viceversa, se il responsabile del reparto o il manager di settore va a stabilire degli indicatori troppo fuori portata, rischia di scoraggiare la squadra e disincentivare il lavoro.
Come determinare i KPI aziendali
Per definire i KPI aziendali, i manager studiano delle strategie che vanno a chiarire non solo la natura dei dati ma anche i requisiti principali che gli indici di performance devono possedere.
La prima tecnica per stabilire degli indici di performance validi è considerare la loro misurabilità: gli indici comunicano fondamentalmente dei dati e per questa ragione devono altresì essere misurabili, al fine di analizzare con certezza i progressi compiuti dall’azienda.
Per determinare i KPI aziendali bisogna porre in primis degli obiettivi certi: abbiamo già visto l’importanza di fissare obiettivi raggiungibili, anche per stimolare il lavoro del team. Adesso aggiungiamo un altro tassello ossia la definizione di obiettivi certi è funzionale a determinare anche indici di performance chiari e validi.
Un’altra strategia per stabilire dei KPI per l’azienda che siano corretti è saperli mettere in relazione e confrontarli, quando è necessario. Ad esempio, se il responsabile sviluppo delle Risorse Umane, non prende in esame più indicatori di performance, correlati tra loro, avrà una visione molto parziale degli effettivi progressi o dei problemi del reparto e non sarà in grado di valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno.
Infine, per definire degli indicatori di performance all’interno di un reparto aziendale può essere utile attuare la strategia di automatizzare i processi di selezione e misurazione degli indici con l’utilizzo di software indicati.
Quali domande porsi per definire e verificare i kpi aziendali in modo corretto? Innanzitutto chiediti se il KPI che hai scelto ha le seguenti caratteristiche:
- Consente il monitoraggio dei progressi?
- E’ utile al progresso dell’azienda nel raggiungimento degli obiettivi?
- Ha una tempistica prestabilita?
e ancora per verificare la validità del kpi scelto:
- Perchè l’hai scelto? Qual è il risultato che ti aspetti?
- E’ davvero importante monitorare quel risultato?
- Chi avrà la responsabilità del risultato dal raggiungere?
Esempio KPI aziendale
Esempio KPI Tempo operativo: mettiamo il caso in cui si voglia monitorare il tempo di spedizione per la soddisfazione del cliente o i costi salariali. In questo caso, il “la quantità di tempo è indicatore KPI“. Stabilendo che la quantità di tempo è 30 minuti per svolgere l’attività, l’indicatore KPI potrebbe ad esempio rilevare 45 minuti. In questo caso, si sarebbe in presenza di un gap da colmare per rientrare nel tempo totale di lavorazione stabilito, al fine della soddisfazione del cliente, o di mantenere i costi entro certi limiti.
Key performance indicators: esempi
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