Nell’ambito dell’organizzazione aziendale esistono molti elementi a cui dare l’importanza adeguata, uno di questi è rappresentato dalle azioni correttive aziendali.
Parliamo molto di obiettivi aziendali smart, KPI aziendali di controllo e strategie aziendali in continuo mutamento per correggere ogni errore che si presenta lungo la strada del successo, in questo articolo vogliamo parlare delle azioni correttive in azienda.
Ci concentreremo soprattutto su tutte quelle task che entrano in gioco quando c’è qualche modifica da fare.
Una strategia non ha funzionato? Bisogna decidere la giusta azione correttiva.
Un KPI di controllo mostra un indicatore che non rientra nei nostri range? Occorre definire l’azione correttiva da implementare.
Un processo non funziona e non porta all’obiettivo sperato? È necessario impostare una modifica correttiva.
Il team non lavora in modo produttivo quanto potrebbe? Definisci le azioni correttive necessarie per renderlo super produttivo.
È proprio dalle azioni correttive aziendali che passa la correzione della rotta verso il successo del business.
Approfondisci: È meglio iniziare dall’attività più semplice o dall’attività difficile per essere produttivi?
Cosa sono e a cosa servono
Le azioni correttive aziendali sono tutte quelle modifiche che si applicano per correggere alcune attività (strategie, obiettivi, processi aziendali, ecc..) in cui si riscontrano degli errori.
I KPI di controllo sono funzionali all’applicazione modifiche, se il KPI mostra un qualche malfunzionamento è necessario impostare un’azione correttiva.
Il monitoraggio del business è fondamentale per prendere consapevolezza dell’andamento dell’azienda, le azioni correttive sono lo strumento per migliorare i risultati.
Dove bisogna implementarle
Non ci sono regole, le azioni correttive aziendali vanno implementate ovunque si registri un errore, indipendentemente dal reparto e dal tipo di attività.
Uno dei più classici esempi sono le azioni da implementare nel supporto clienti o nella customer experience derivanti dall’analisi dei feedback dei clienti.
In questo scenario, il feedback del cliente evidenzia un certo punto di miglioramento ed è proprio in quel processo che va implementata la correzione dell’errore.
Allo stesso modo si può inserire una revisione nella modalità di lavoro se il team di collaboratori e dipendenti evidenzia qualche punto debole.
Azioni correttive e correzioni strategiche
C’è una sottile ma sostanziale differenza tra le azioni correttive aziendali e le pure e semplici correzioni: la strategia.
Le correzioni sono quelle modifiche effettuate nel momento in cui si riscontra un errore di processo, sono cioè il primo intervento utile a correggere subito l’errore.
Le azioni correttive invece sono implementazioni a lungo termine studiate, analizzate e valutate perché servono a correggere per sempre l’errore, servono per evitare che lo stesso errore si verifichi di nuovo.
Può capitare che la correzione sia uguale all’azione correttiva ma non è scontato.
Azioni correttive e azioni preventive
La differenza sostanziale tra le azioni correttive aziendali e le azioni preventive è la verifica stessa dell’errore.
Le azioni preventive si implementano quando l’errore di processo ancora non si è verificato ma si prevede che si possa verificare con una certa probabilità.
L’azione correttiva invece si implementa quando l’errore si è effettivamente già verificato.
Dopo che si è riscontrato un qualsiasi errore di processo, le azioni correttive possono essere implementate efficacemente in diversi modi:
- Riunendo i leader di tutti i processi coinvolti, anche quelli che non lo sono direttamente: oltre ad ottenere una soluzione più velocemente sfruttando il valore aggiunto del team, puoi implementare la soluzione correttiva non necessariamente dove il processo ha evidenziato l’errore ma a monte.
- Immaginiamo un caso in cui un problema nella logistica del magazzino: le azioni correttive potrebbero essere applicate durante la fase di formazione del nuovo personale per l’utilizzo del software che gestisce il magazzino.In questo modo il problema si risolve a monte rispetto al processo in cui si è presentato.
- Individua la causa principale dell’errore: come detto poco sopra, l’azione correttiva è uno strumento applicato al processo aziendale solo dopo un’attenta analisi e valutazione. Individuare la causa principale dell’errore di processo fa parte di questa analisi.
- Le azioni correttive devono essere scritte e condivise a tutti: esattamente come per ogni procedura aziendale, le azioni correttive stabilite per correggere un errore devono essere scritte e consultabili da tutti. Di fatto, le azioni correttive vanno a modificare un processo aziendale ed è quindi importante che chiunque ne venga a conoscenza.
- Scegli un tempo congruo per controllare la validità dell’azione correttiva scelta: dopo aver applicato la procedura correttiva devi poterla valutare con dati oggettivi per essere ragionevolmente certo che quel processo non causi più l’errore riscontrato. In base alla difficoltà del problema che si vuole risolvere, le tempistiche di valutazione possono variare considerevolmente.
- Crea un rapporto in cui documenti tutte le informazioni rilevanti dell’azione correttiva applicata.
Insieme alla spiegazione della soluzione correttiva stessa, è importante documentare anche tutte le altre informazioni che incidono sul processo come:
1. Il problema riscontrato,
2. La correzione immediata attuata,
3. Le valutazioni sulla causa principale dell’errore
4. L’azione correttiva e la procedura di applicazione,
5. la valutazione successiva all’applicazione.
La strada verso il successo del business non sarà tutta in discesa, ci saranno ostacoli ed errori in futuro, questo è inevitabile.
L’importante è sapere come risolvere i problemi e come superare gli ostacoli, visto che evitarli è impossibile.
Le azioni correttive fanno parte del processo di correzione della rotta e di miglioramento aziendale.
Con questo articolo hai potuto comprendere come la gestione adeguata delle azioni correttive implementa in modo efficace le modifiche necessarie utili a risolvere a lungo termine gli errori individuati nell’attività.
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