Come dare feedback positivi o negativi ai propri dipendenti

Nel lavoro in team si condividono i successi e gli insuccessi di ogni piano operativo condiviso in azienda per migliorare per il futuro, e i feedback da dare ai dipendenti che hanno preso parte al lavoro operativo fanno parte di questa crescita.

Se, il team leader e l’imprenditore non sanno come dare feedback efficaci, spesso diventa davvero difficile migliorare sempre di più.

La parte operativa (i dipendenti) e la parte strategica (manager e l’imprenditore) devono poter lavorare insieme in modo coeso e scambiarsi opinioni e feedback costantemente in modo che le informazioni necessarie arrivino alle persone giuste.

Attenzione, con dare feedback ai dipendenti non intendiamo giudicare e dare un voto al lavoro senza nessuna spiegazione. 

Potrebbe essere utile approfondire la lettura di questo articolo: Il capo autoritario genera paura nei dipendenti, tu che capo sei?

Questo atteggiamento creerebbe solo un clima per nulla costruttivo in azienda e il team non lavorerebbe di certo al suo meglio.

Anzi, ricevere un feedback dovrebbe essere un valore aggiunto per ogni lavoratore perché, se il contenuto è efficace, il feedback è il mezzo più veloce per ottenere risultati concreti.

Questo argomento fa parte del webinar gratuito che abbiamo organizzato il prossimo 16 febbraio dove parleremo proprio di come creare una vera e propria squadra d’assalto per portare l’azienda al successo.

In questo articolo vogliamo concentrarci sul tema dei feedback ai dipendenti perché riteniamo che sia vitale per costruire un’azienda di successo in cui i processi (strategici e operativi) si affinano sempre di più per ottenere sempre più risultati.

Ci sono tempi, modi, forme e contenuti specifici che rendono il feedback un feedback efficace.

Cos’è il feedback?

Iniziamo il nostro studio del feedback efficace andando ad indagare che cos’è un feedback, cosa si intende per feedback.

La parola feedback, deriva ovviamente, dall’inglese e se scomposta si suddivide in due parti:

  1. feed” che significa “alimentare”,
  2. “back” che significa “indietro”.

L’origine del termine stesso ci indica che il vero feedback non è un giudizio ma è l’azione di “alimentare, dare nutrimento indietro”.

Questa caratteristica è sottile ma fondamentale, il feedback ai dipendenti deve contenere un nutrimento, un miglioramento, un valore aggiunto e deve poter essere un mezzo di crescita.

Dire “hai fatto un bel lavoro” oppure al contrario ”il tuo lavoro è pessimo” non porta nessun valore aggiunto, nessun nutrimento per il dipendente che lo riceve e quindi non è un feedback.

In ambito lavorativo, il feedback è la comunicazione, dall’imprenditore al dipendente, delle considerazioni riguardanti vari aspetti del lavoro (la relazione tra colleghi, le performance professionali o il comportamento in azienda) che possano dare uno spunto di miglioramento per il futuro. 

L’importanza dare un feedback

Assunto il vero significato della parola possiamo intuire perché è importante dare un feedback completo, quanto può essere utile sia per il singolo dipendente che per l’intera azienda.

Dare feedback efficaci è importante perché significa incentivare i comportamenti virtuosi sul lavoro per gli obiettivi aziendali e disincentivare invece quelli non funzionali.

Per raggiungere questo traguardo, facciamo una piccola specifica: esistono feedback positivi e feedback negativi.

Hanno due funzioni diverse, ma altrettanto importanti.

Ognuno dei quali serve per incentivare o disincentivare comportamenti o metodi di lavoro specifici.

Il feedback negativo

Il feedback negativo è quello più delicato da comunicare perché è quello che si concentra su qualcosa da migliorare, qualcosa che ancora non funziona bene.

Perché è il più delicato? Perché è necessario prestare massima attenzione alla forma e al contenuto per non criticare il dipendente che riceve il feedback senza dare spunti di miglioramento.

Un feedback negativo efficace è quello che mette a disposizione del dipendente punti di miglioramento non ancora individuati e che gli permette di aumentare le proprie performance.

Il feedback positivo

Anche il feedback positivo deve ricevere la giusta attenzione perché il dipendente deve capire esattamente quali sono stati i comportamenti che hanno generato questo feedback per essere in grado di replicarli in futuro.

Il valore del feedback positivo non è quello della crescita ma di valorizzare le capacità dei dipendenti e anche, perché no, mantenere alto l’umore e il clima generale.

Approfondisci anche: Employee recognition, il riconoscimento dei dipendenti

Come dare feedback efficaci ai dipendenti

Come abbiamo già brevemente anticipato, per dare feedback efficaci ai dipendenti ci sono tempi e modi corretti.

Soprattutto per quanto riguarda i feedback negativi, se comunicato nel modo sbagliato potrebbe assomigliare di più a una critica e causare un atteggiamento di chiusura da parte del dipendente.

Quando si danno i feedback è importante scegliere il momento giusto.

In caso di feedback positivo, è funzionale comunicarlo subito dopo il successo (il raggiungimento di un particolare obiettivo) perché probabilmente i dipendenti avranno già l’umore alto.

Il feedback positivo rafforza l’autostima.

Per dare un feedback negativo invece è importante considerare anche un parte emotiva che potrebbe influire su come la “critica” possa essere recepita.

I dipendenti sono pur sempre esseri umani con un lato emotivo che influenza la comunicazione, è importante ricordarlo sempre.

Probabilmente i dipendenti riceveranno il feedback dopo un insuccesso (un fallimento) quindi prima di comunicare il feedback è funzionale aspettare che la parte più emotiva sia sbollita.

Il feedback negativo sarà veramente recepito solo quando i dipendenti avranno aperto il loro atteggiamento e una fase di miglioramento.

Le caratteristiche di un buon feedback

Dopo aver visto come valutare le reazioni dei dipendenti quando si comunicano i feedback, vediamo quali sono le caratteristiche di un buon feedback che contenga tutte le informazioni necessarie per “dare nutrimento”.

Le caratteristiche del feedback sono sostanzialmente 4, che non devono mai mancare:

  1. non contiene generalizzazioni come “mai” o “sempre”, perché non rispecchiano la realtà;
  2. non contiene confronti con altri dipendenti, si concentra solo sul dipendente che sta ricevendo il feedback e sul suo operato;
  3. non contiene accuse, anzi è comprensivo e accogliente visto che l’intenzione è quella di offrire una possibilità di miglioramento (non un giudizio);
  4. contiene idee e spunti pratici su cui lavorare per migliorare.

5 esempi di Feedback lavorativi positivi

Ecco alcuni esempi pratici di feedback positivi per i dipendenti strutturati come consigliato.

  1. Per i dipendenti che stanno lavorando molto bene nello svolgimento del loro lavoro, un buon feedback positivo può essere questo: “Voglio dirvi quanto apprezzo la qualità del vostro lavoro. Sono molto orgoglioso dei vostri risultati”.
  2. Per i lavoratori che hanno raggiunto un obiettivo prefissato: “Sono davvero orgoglioso del lavoro svolto in questo trimestre. Avete mostrato grinta e coraggio. Grazie per esservi impegnati così tanto per raggiungere i traguardi”;
  3. Per il dipendente che si sono assunti nuove responsabilità nello svolgere il loro lavoro in azienda: “So che hai assorbito del lavoro extra di recente. Grazie per esserti fatto avanti per aiutare il team a raggiungere i suoi obiettivi. Apprezzo lo sforzo e lo spirito di iniziativa che hai mostrato in queste ultime settimane”;
  4. Un buon feedback positivo per chi si è impegnato per risolvere una situazione difficile potrebbe essere questo: “Hai affrontato questa situazione particolarmente bene e sei stato in grado di trovare una soluzione rendendo tutti felici. Riconosco che non sia stato facile, ma hai superato le aspettative”.
  5. Per il lavoratore che si è impegnato nel gioco di squadra e che ha aiutato il team a centrare gli obiettivi: “Hai fatto un ottimo gioco di squadra: ho molto apprezzato il modo in cui hai aiutato il team, facendo anche del lavoro extra”.

5 esempi di feedback negativi

Facciamo anche alcuni esempi di feedback negativi che possono essere efficaci in quelle situazioni più difficili e delicate.

  1. Se il dipendente sta vivendo una lite o in conflitto con qualche altro membro del team di lavoro, un buon feedback può essere questo: “Ho avvertito una certa tensione durante la riunione e voglio essere sicuro di affrontare la situazione prima che influisca sulla produttività o sulla serenità del team. Cos’hai provato nel corso del meeting? Quali sono le tue principali preoccupazioni? Vorresti pianificare un incontro chiarificatore?”.
  2. Una situazione da gestire può anche essere quella in cui un dipendente possa essere a rischio di burnout perché ha troppo lavoro o fa troppi straordinari, il feedback potrebbe essere: “Ho notato che stai dedicando molte ore a questo progetto: so quanto lavori e quanto ti impegni. C’è qualcosa che posso fare per aiutarti? Possiamo delegare i lavori con priorità più bassa? Preferisci essere affiancato da un collega?”.
  3. In caso di feedback negativo a causa di un atteggiamento scorretto, la situazione potrebbe essere affrontata così: “Volevo parlarti di quello che hai detto durante l’incontro. Capisco che puoi essere frustrato per la situazione, ma c’è un codice di condotta importante che deve essere rispettato dentro e fuori il luogo di lavoro. Voglio che tu sia consapevole dell’importanza di un ambiente professionale e sicuro per tutti. Sei d’accordo?”.
  4. Se un dipendente invece non ha rispettato le scadenze che gli erano state richieste, un buon feedback negativo potrebbe dire questo: “So che hai lavorato duramente per rispettare la timeline, ma i tuoi ritardi hanno avuto un impatto sul resto del team. Analizziamo insieme le difficoltà che hai avuto? Vorrei aiutarti ad individuare gli ostacoli prima che interferiscano sulla tua prossima consegna”.
  5. Per portare alla luce il poco coinvolgimento di un dipendente, il feedback potrebbe essere questo: “Ho notato che ultimamente sembri meno coinvolto e motivato, e questo si sta ripercuotendo sulla squadra. Voglio assicurarmi che siamo tutti coinvolti e che ci sosteniamo a vicenda. Sta succedendo qualcosa di cui non sono a conoscenza? Pensi di non avere obiettivi abbastanza stimolanti?”.

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Da notare che ogni feedback negativo contiene una domanda, un’apertura al dialogo, una volontà di migliorare la situazione già implicita e non una critica fine a se stessa.

Questi sono solo esempi di feedback efficaci da dare ai propri dipendenti, anche perché le situazioni di criticità o di successo possono essere molteplici, ma sono molto utili per capire in modo pratico come impostare un discorso che contiene un feedback.

L’organizzazione aziendale si compone di vari elementi e uno di questi è la coesione tra tutti i dipendenti del team e tra l’intero team e l’imprenditore che ne sta a capo.

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