Organizzare il lavoro per ottimizzare la produttività: consigli utili

Per produttività si intende il saper organizzare il proprio lavoro in modo da produrre di più in meno tempo.

Più si va avanti con i tempi e più gli impegni si accumulano, costringendoci a non sfruttare al meglio il nostro tempo. L’organizzazione, sia del tempo che del lavoro da fare, è una delle soft skill necessarie per tutti i professionisti.

Per ricavare il meglio dalla tua giornata lavorativa in azienda organizzando al meglio il tuo tempo concentrati su:

  • tempo;
  • spazio;
  • mindset.

Continua a leggere l’articolo su Business Coaching Italia per scoprire di più.

Come organizzare il proprio tempo

Saper gestire in maniera utile il proprio tempo è necessario per organizzare le attività produttive della giornata senza che queste si accavallino.

Ogni attività non programmata è fonte di un gran spreco di tempo, specie se si tratta di attività che noi reputiamo urgenti ma che in realtà non sono particolarmente importanti.

Lo psicologo Daniel Levitan ha definito “pregiudizio della novità” la nostra tendenza ad abbandonare l’attività che stiamo svolgendo per controllare tutto ciò che ci appare come una novità. Ad esempio, quando corriamo a leggere l’ultima email ricevuta.

Anche se ci sembra di impiegare non più di qualche minuto per svolgere questa attività, recenti studi hanno dimostrato che per recuperare la concentrazione dopo ogni interruzione impieghiamo in media 23 minuti.

Se calcoliamo quante volte al giorno sprechiamo questi 23 minuti, appare chiaro che una riorganizzazione del proprio tempo è necessaria per evitare di incorrere in numerose interruzioni.

Leggi:

Le interruzioni: dedica dei segmenti temporali

Puoi approfittare del tempo che impieghi per recarti al lavoro con i mezzi pubblici per controllare le email e rispondere ai clienti.

Oppure stabilisci degli orari precisi da dedicare a questa attività. Puoi decidere di controllale due volte al giorno e di rispondere a quelle importanti ma poi non aprire più la casella di posta, così non avrai la tentazione di controllarla di continuo.

Meeting e conference call: riduci il tempo dedicato del 25%

È importante ridurre il tempo dedicato alle riunioni sia in presenza che da remoto. Dedicare meno tempo a quest’attività non vuol dire ridurre la qualità dei meeting o delle decisioni che vengono prese. Al contrario, avere dei limiti di tempo ti aiuterà a sfruttarlo al meglio e a rimanere concentrati sulle decisioni da prendere.

Leggi anche: Conferance call, come organizzarle e come gestirle

Pianifica delle pause durante la giornata

Sovraccaricare le giornate incastrando molti impegni uno dietro l’altro non farà altro che stressarti minando la tua produttività.

È importante che la tua giornata lavorativa preveda anche della pause, possibilmente nelle stesse ore, in modo che diventi un’abitudine.

Ricorda di non considerare mai una pausa come una perdita di tempo. Anzi, secondo numerosi studi fare delle pause regolari è il modo migliore per far riposare la tua mente e per abbassare lo stress che è la causa principale della bassa produttività sul lavoro.

Ti potrebbe essere utile anche la lettura di: Proattività, cos’è e perché è importante essere proattivi in azienda

Email e social network: quanto tempo dedicare?

Stabilisci un tempo limitato in cui controllare email e social network, prima di iniziare con le tue normali attività lavorative.

In questo modo per tutta la mattina lavorerai senza la preoccupazione di non aver letto notizie importanti o di non aver risposto a messaggi privati.

Allo stesso modo, dedica lo stesso tempo a queste attività anche di pomeriggio in modo tale da non controllare i social più volte nell’arco di un’ora.

Organizza il tuo spazio

Molti studi hanno dimostrato che avere un ambiente di lavoro organizzato riesce ad influenzare il nostro modo di lavorare migliorando la produttività.

Cerca di mantenere organizzato sia l’ambiente fisico, l’ufficio, sia lo spazio virtuale, i dispositivi elettronici che utilizzi per svolgere la tua attività poiché quasi nessuno può rimanere indifferente a ciò che lo circondi.

Stimoli esterni, come rumori e visioni fugaci, possono disturbare la concentrazione. Mantenendo uno spazio di lavoro ben organizzato puoi ridurre il rischio che questi stimoli ti disturbino.

Approfondisci: Come organizzare l’ufficio

Lavora da remoto

Se stai lavorando a qualcosa di complesso che richiede la tua massima concentrazione per molto tempo, può essere utile decidere di svolgere il tuo lavoro da remoto.

In questo modo eviterai le interruzioni dei colleghi, emergenze improvvise e pause caffè troppo numerose ma rimarrai concentrato su ciò a cui stai lavorando.

Può capitare che un datore di lavoro sia poco propenso a permetterti di lavorare in smart working. In questo caso puoi approfittare di qualche ora di permesso per svolgere il tuo lavoro da casa e successivamente dimostrare al tuo capo che lavorando da casa hai dimezzato il tempo necessario a concludere il tuo lavoro.

Forse a questo punto deciderà di concederti qualche giorno di lavoro da remoto!

Approfondisci anche: Smart Working efficace, come gestire il tempo e gli obiettivi

Riduci la complessità visiva

Per non incappare in un sovraccarico cognitivo fai attenzione a non riempire la tua visuale di troppi oggetti.

La complessità visiva, cioè se vedi troppe cose avanti a te, farà partire dei processi mentali che andranno a disturbare la tua concentrazione.

Sulla scrivania riponi solo il materiale che ti può essere utile per lo svolgimento delle tue mansioni lavorative. Riponi tutto ciò che usi raramente in cassetti o contenitori che puoi ritrovare in caso di bisogno. In questo modo eviterai di affaticare il tuo cervello con pensieri involontari.

Silenzia lo smartphone

Sempre per ridurre gli stimoli esterni, ricorda di silenziare le notifiche del tuo smartphone e di riporlo lontano dalla tua scrivania. Ricorda di usare il tuo telefono solo nel tempo che hai deciso di dedicare al controllo dei social e delle email.

Anche se la tentazione di controllare l’ultima notifica può essere forte, distrarti anche per pochi minuti può farti perdere la concentrazione.

Crea un ambiente positivo e organizzato

Crea una postazione di lavoro tranquilla e silenziosa, che ti aiuti a svolgere al meglio il tuo lavoro. Se lavori da remoto, scegli di creare il tuo ambiente di lavoro in luoghi poco frequentati della tua casa e assicurati che ci sia una porta che separa gli ambienti.

Molto importante è anche scegliere l’illuminazione migliore. Evita le luci calde che aiutano a rilassarsi, prediligendo luci che tendono al blu che aiutano a mantenere la concentrazione.

Cerca di non orientare la tua scrivania verso il muro. Infatti, vedere spazio di fronte a noi ci aiuta a rilassare la mente e, di conseguenza, a lavorare meglio.

Riduci l’uso delle applicazioni sul PC

Anche se le nostre attività richiedono l’utilizzo di numerose applicazioni, passare dall’una all’altra può comportare uno sforzo cognitivo supplementare.

Ricerca il minimalismo e prova ad utilizzare delle soluzioni che rendano il tuo lavoro più continuo.

Organizzare il proprio mindset

La cosa principale che devi cambiare è il tuo mindset. Puoi modificare qualsiasi aspetto della tua organizzazione, ma se non hai la giusta predisposizione mentale sarà comunque difficile organizzare il tuo lavoro.

Avere il mindset giusto vuol dire sviluppare la capacità di concentrarsi solo sul lavoro da svolgere senza farsi distrarre da stimoli esterni.

Stabilisce quale e per te il modo di lavorare che ti fa ottimizzare i tempi per concludere il tuo lavoro e, solo dopo, concediti una pausa.

Crea dei Timebox per gestire le tue attività

Avere il giusto mindset aiuta anche ad organizzare il proprio tempo ed energia ed usarli nella maniera corretta.

Per gestire la tua attività tieni sempre a mente quanto tempo impieghi per svolgere qualsiasi attività e imponiti di svolgere ciò che devi fare nel lasso di tempo che hai stabilito.

Crea un timebox. Nel tempo che hai deciso di dedicare a quella attività il tuo unico obiettivo deve essere portarla a termine.

Sapere esattamente quanto impieghi per svolgere ogni mansione lavorativa ti aiuta a costruire una maggiore consapevolezza di come sfrutti il tuo tempo e, di conseguenza, a distribuirlo in maniera migliore durante la giornata lavorativa.

Scorpora le attività lunghe in sotto-attività più piccole

Se un lavoro che devi svolgere è troppo lungo per capire quanto tempo ti ci vuole per svolgerlo, dividi l’attività in compiti più piccoli. In questo modo, oltre a semplificare la stima del tempo necessario, il tuo cervello non avvertirà lo stress di dover svolgere un lavoro estremamente impegnativo.

Spesso tendiamo a rimandare lo svolgimento di attività complesse. La chiave è cambiare il mindset. Infatti, dobbiamo concepire ogni lavoro come un’attività formata da piccoli compiti poco complessi in modo da affrontare le difficoltà in modo più tranquillo.

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Pianifica in anticipo

Il segreto per gestire bene il proprio tempo è quello di sapere sempre ciò che devi fare durante la tua giornata lavorativa.

Pianifica in anticipo tutte le attività che devi svolgere in modo da non farti prendere dall’ansia di non sapere da cosa iniziare.

Stabilisci un momento ricorrente in cui pianifichi in maniera generale le attività settimanali che adatterai giorno per giorno alle tue esigenze.

Attività bloccata? Non inviare email

Può succedere che per un qualsiasi motivo si ha difficoltà a portare a termine un’attività. In questo caso cerca subito sostegno nelle persone che possono aiutarti a risolvere il problema in tempo utile.

Cerca di evitare l’utilizzo di mail che ti causerebbero un’ulteriore perdita di tempo nell’attesa di una risposta. Questo tempo di attesa, alle volte, ci può sembrare una scusa per rallentare il nostro lavoro dando la colpa ad altre persone.

Cambiare il mindset vuol dire assumersi le proprie responsabilità per il proprio lavoro.

Potresti trovare utile anche questo articolo: Disorganizzazione aziendale, cause e possibili soluzioni

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