Pianificare le attività lavorative è molto importante perché senza una pianificazione strategica del lavoro, le aziende (ma anche le persone nella loro vita privata) potrebbero sprecare tempo, forza lavoro o risorse non necessarie al raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
Pianificare il lavoro da svolgere durante il tempo che abbiamo a disposizione rende le persone più produttive e rende il lavoro più chiaro e definito.
Inoltre avere un piano da seguire, con obiettivi e attività chiare, permette ai lavoratori di mantenere la giusta rotta verso il raggiungimento dello stesso obiettivo.
Questa attività è molto importante soprattutto per le aziende per scongiurare un inutile spreco di denaro o di risorse che potrebbero essere impiegate altrove.
Anche per i singoli lavoratori, pianificare le attività giornaliere, settimanali, mensili e infine anche annuali può essere un buon inizio verso l’ottimizzazione del proprio lavoro evitando stress e inutili sprechi di tempo.
Quando si decide di creare una pianificazione di questo tipo, anche gli obiettivi devono seguire determinate regole, altrimenti l’intero piano di attività sarà completamente inutile.
Gli obiettivi da raggiungere attraverso la pianificazione delle attività devono essere gli obiettivi SMART ( specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e basati sul tempo).
Una buona pianificazione ti rende consapevole di quali sono realisticamente gli obiettivi quali puoi raggiungere e quali no, permette di ritagliarsi un lasso di tempo utile a gestire eventuali imprevisti, evitare inutili sprechi di energie e allontana lo stress.
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Come pianificare il lavoro in azienda
Sapere come pianificare il lavoro ti permette di raggiungere gli obiettivi aziendali prestabiliti nel minor tempo possibile e, soprattutto, senza sprecare tempo, lavoro e denaro.
Per pianificare al meglio le tue attività in azienda ed essere più produttivo ed efficace è fondamentale:
- ritagliarsi settimanalmente del tempo in cui ci si dedica alla pianificazione delle attività da svolgere per tutto il periodo di tempo successivo. Ricorda, è consigliabile prendere un appuntamento fisso nell’agenda in cui non si inseriscono altre attività lavorative;
- scegliere uno strumento di pianificazione delle attività adatto al tipo di lavoro che stiamo svolgendo.
Esistono centinaia di app e siti web che mettono a disposizione strumenti di pianificazione, ma anche se non ci si vuole appoggiare a questi portali il piano delle attività si può svolgere anche manualmente.
Una volta che si ha il tempo a disposizione necessario per pianificare le attività, si può procedere seguendo le fasi della pianificazione strategica che analizzeremo nei prossimi paragrafi.
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Pianificare le attività partendo sempre dallo scopo
Per pianificare il tempo e le attività in modo efficace parti sempre dallo scopo, cioè dall’obiettivo SMART che hai definito inizialmente.
Avere uno scopo, un obiettivo preciso e prestabilito rende l’attività di pianificazione più semplice e veloce.
Avere uno scopo aiuta a distinguere tra le attività necessarie e quelle non necessarie e quindi di definire le priorità.
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Le attività possono essere di tre tipi:
- attività necessarie: sono quelle attività essenziali per raggiungere l’obiettivo predefinito e quindi assumono alta priorità nella pianificazione;
- attività importanti ma non essenziali: sono tutte quelle attività da inserire nella pianificazione dopo le attività necessarie e che agevolano il raggiungimento dell’obiettivo ma che non compromettono il risultato;
- attività opzionali: sono tutti quei lavori che hanno bassa priorità che possono essere eliminati in favore di due tipi di attività precedenti e che non influiscono sul raggiungimento dell’obiettivo.
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Le sei fasi della pianificazione strategica
Una volta scoperto come pianificare il lavoro partendo dallo scopo che abbiamo, bisogna concentrarsi sul pianificare le attività in modo pratico.
Ecco le sei fasi della pianificazione strategica che permettono di ottenere un piano di lavoro efficace e ottimizzato:
- Identificazione: in questa fase si identifica lo scopo che farà da fondamenta per tutta la pianificazione delle attività. Solo successivamente si definiscono le attività da svolgere in funzione del raggiungimento di questo scopo.
- Raccolta delle informazioni: si monitora il lavoro e i tempi lavorativi in funzione di raccogliere i dati necessari per impostare una pianificazione delle attività realistica e realizzabile.
- Analisi SWOT: l’analisi SWOT permette di identificare i punti di forza e di debolezza della persona e dell’azienda in questione e di definire le opportunità e le minacce che si possono presentare. In questo modo si ha a disposizione una lista di informazioni sulle quali basare le attività della pianificazione.
- Redazione: con tutte le informazioni raccolte nelle fasi precedenti si stila la lista delle attività che devono essere svolte (dividendole in necessarie, importanti e opzionali) e si mettono in fila in funzione del raggiungimento dell’obiettivo SMART che si vuole ottenere.
- Esecuzione: in questa fase si mettono in atto le attività pianificate fino ad ora.
- Monitoraggio: il monitoraggio è una fase molto importante della pianificazione delle attività perché rende consapevoli degli errori di valutazione fatti per fare in modo di non ripeterli durante la successiva pianificazione.
Per ottenere i risultati sperati è importante pianificare le attività, attraverso le fasi della pianificazione strategica.
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