Come migliorare la gestione del proprio tempo?
Scandire al meglio il nostro tempo, quello che dedichiamo al lavoro e agli impegni quotidiani, è un’impresa che richiede tanta costanza e forza di volontà.
Non è semplice, infatti, riuscire a barcamenarsi tra le mille attività di ogni giorno; eppure, c’è chi riesce a controllare meglio il proprio tempo rispetto ad altri, portando a termine più compiti contemporaneamente.
Come? Esistono delle strategie di time management, cioè di gestione del tempo, che ci aiutano ad organizzare efficacemente la nostra agenda lavorativa.
Nei prossimi paragrafi, vedremo come ottimizzare il controllo del nostro tempo attraverso le seguenti 9 tecniche di time management:
1) Annota gli impegni su un’agenda
Per migliorare la gestione del tempo una tecnica efficace può essere quella di segnare su un’agenda tutti gli impegni, giorno per giorno. In questo modo ti crei un prospetto giornaliero dei compiti da svolgere. Oltre alla classica agenda cartacea, puoi utilizzare anche un’agenda digitale o la funzione calendario di Google.
2) Pianifica la giornata di lavoro
Quando parliamo di time management efficace non possiamo prescindere dalla pianificazione della giornata lavorativa. Stilare un piano dei giorni di lavoro può essere molto utile a crearti un ordine mentale e a focalizzare le tue energie su quelle attività che richiedono uno sforzo più intenso.
3) Assegna un termine ad ogni attività
Se vuoi gestire al meglio il tuo tempo un’ottima strategia è quella di assegnare un termine ad ogni compito o lavoro. Fissando una scadenza per ogni attività che dovrai svolgere, ti concentrerai sui lavori che hanno una scadenza a breve e non corri il rischio di arretrare il lavoro, accumulando impegni su impegni.
4) Arriva in ufficio in anticipo
Una tecnica di time management che funziona sempre consiste nell’arrivare al lavoro in anticipo. Presentarti prima in ufficio o da un cliente ti dà il tempo di:
- Scrollare di dosso la tensione accumulata durante il tragitto d’andata;
- Raccogliere bene tutte le idee prima di iniziare;
- Ritrovare la concentrazione.
5) No agli impegni extra
Ottimizzare la gestione del proprio tempo impone di rinunciare ad un numero eccessivo di impegni “extra”. Saper rinunciare ad attività fuori programma è un grosso passo in avanti per essere padrone del tuo tempo. Per cui, impara a dire di no a tutti quegli impegni fuori agenda che ti comporterebbero dei ritardi sulla tua tabella di marcia.
6) Prenditi le giuste pause
Organizzare il tuo tempo e imparare a gestirlo nel migliore dei modi significa anche saperti prendere del tempo per te, durante l’orario di lavoro. Non credere che immergersi negli impegni sia la soluzione migliore per finire prima il lavoro; spesso ciò di cui abbiamo bisogno è una pausa per ricaricare le energie, la mente e il livello di produttività.
7) Stabilisci le priorità
Per meglio gestire il tuo tempo impara a stabilire quali sono le tue priorità. Concentra le tue energie mentali su quelle attività prioritarie che apportano un ritorno per te maggiore rispetto ad altre. Questo non significa trascurare i lavori “meno importanti” ma semplicemente dare il giusto peso, la giusta importanza a quei progetti lavorativi più significativi.
8) Sfrutta i reminders
Per gestire efficacemente il tuo tempo, ti propongo tra le altre tecniche di time management quella di utilizzare la funzione reminder che trovi su diversi dispositivi o App. I reminders ti offrono un valido supporto nel “ricordare” in tempo un impegno importante che hai fissato in precedenza, attraverso un messaggio di avviso sul cellulare o una notifica.
9) Blocca le notifiche
Migliorare la gestione del proprio tempo vuol dire limitare al minimo qualsiasi tipo di futile distrazione dai nostri impegni. Una strategia di time management che funziona sempre è quella di bloccare le notifiche social o WhatsApp non importanti, che comporterebbero solo continue interruzioni e una perdita di concentrazione.
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