La presenza dell’imprenditore in azienda è sempre importante: il mito dell’imprenditore sulla barca, libero da ogni impegno mentre l’attività produce ricchezza da sola, è una favoletta che serve solo ad arruolare chi vuole fare questo mestiere. I più grandi imprenditori al mondo lavorano tanto, ma non si occupano degli aspetti operativi. Dedicano il tempo a innovare, definire la visione e controllare i trend di mercato per non perdere treni importanti. Organizzare i processi aziendali e far lavorare il team in modo strutturato, senza il loro continuo intervento per risolvere problemi, è il vero prodotto del lavoro di un imprenditore.
Molti imprenditori tengono i processi nella propria testa. Il risultato è che sono costretti a scendere continuamente nelle attività produttive, a gestire le urgenze e a diventare il collo di bottiglia della propria azienda.
Un metodo per mappare i processi aziendali in poche ore
Esiste un metodo per mappare i processi aziendali velocemente, senza impiegare mesi ma solo poche ore di lavoro, utile a creare una prima bozza di procedure che rendano il team indipendente. È lo stesso sistema usato per passare da professionista a imprenditore con oltre 22 business coach, gestendo un team numeroso con poche riunioni al mese.
Il segreto è rendere tutto definito, tutto scritto. Come fa IKEA, che ha costruito un modello di business efficiente e con alti margini grazie a procedure chiare per i suoi collaboratori e per i suoi clienti.
Il punto di partenza è mappare l’intero flusso di lavoro.
Definisci le macro-fasi del processo in sequenza
Le macro-fasi sono i grandi contenitori logici delle attività. In una società di business coaching, per esempio, sono marketing, vendita, definizione del progetto, erogazione del servizio, supervisione, amministrazione e customer care.
Scomponi ogni macro-fase nelle singole fasi del processo
Per un’agenzia immobiliare, la macro-fase “ricerca dell’immobile” può includere fasi come “mappatura degli appartamenti nella zona”, “analisi di mercato delle richieste dei clienti” o “attività di volantinaggio”.
Assegna a ogni fase del processo un prodotto
Ogni fase deve creare qualcosa di tangibile o codificato. Per un operaio è facile: il prodotto è un pezzo. Per un lavoro di concetto può sembrare più difficile, ma resta necessario. Se la fase è l’analisi di mercato per l’agenzia immobiliare, il prodotto è “la conoscenza di tutti gli appartamenti in vendita o potenzialmente in vendita in quella zona”. Avere un prodotto chiaro permette al collaboratore di sapere cosa deve produrre.
Scrivi la procedura per ogni fase
Qui si definiscono le singole azioni nella corretta sequenza. Per il volantinaggio: prendi il numero di volantini necessario più un 20-30% extra, prendi le buste, piega i volantini in un certo modo, imbusta, esci e copri il numero più alto possibile di appartamenti. È la ricetta, l’istruzione d’uso per fare le cose giuste, nel modo migliore.
Le procedure liberano la creatività, non la limitano
Molti pensano che scrivere procedure robotizzi il lavoro e limiti le capacità individuali. Succede il contrario. Quando una persona non deve pensare a come fare le cose perché ha una descrizione dettagliata, libera unità di attenzione: può essere più presente quando parla con un potenziale cliente, può notare dettagli che altrimenti gli sfuggirebbero.
È come per un calciatore che prova gli schemi in allenamento: in partita non deve pensare a dove passare la palla, perché gli automatismi liberano la sua mente per la creatività.
I benefici di un’azienda organizzata per processi
I benefici sono concreti: diminuiscono i tempi di produzione, la squadra diventa più coesa perché ognuno sa che il suo lavoro serve al collega successivo, e si crea collaborazione. I margini aumentano. Soprattutto, si libera tempo all’imprenditore.
Un collaboratore che entra in una struttura organizzata impara il lavoro in poche settimane o mesi, non in anni. Nelle aziende dove è stato inserito questo metodo, sono state formate persone in posizioni importanti in tempi record.
Quando l’efficienza di un’azienda dipende solo dalla supervisione diretta dell’imprenditore e dalla sua capacità di risolvere problemi, la crescita passa dall’organizzazione del lavoro. Se senti che è il momento di estrarre i processi dalla tua testa per metterli al servizio dell’azienda, fai il nostro Assessment Test gratuito per capire da dove partire.
Takeaways
- Il mito dell’imprenditore libero da impegni mentre l’azienda produce da sola non corrisponde alla realtà: i grandi imprenditori lavorano per innovare e definire la visione, non per gestire l’operatività
- Tenere i processi aziendali solo nella propria testa trasforma l’imprenditore nel principale ostacolo alla crescita della sua azienda
- Mappare i processi aziendali in quattro passaggi, macro-fasi, fasi, prodotto di ogni fase e procedura dettagliata, rende il team autonomo
- Le procedure scritte non limitano le capacità individuali, ma liberano risorse mentali da dedicare alla creatività e all’attenzione al cliente
- Organizzare l’azienda per processi riduce i tempi di produzione, aumenta i margini e forma i nuovi collaboratori in tempi molto più brevi
Faqs
Quanto tempo richiede mappare i processi aziendali con questo metodo?
È possibile creare una prima bozza di procedure in poche ore di lavoro, non in mesi.
Questo metodo per organizzare i processi aziendali funziona solo per le aziende manifatturiere?
No, il metodo è applicabile a qualsiasi tipo di azienda. Gli esempi forniti includono una società di business coaching e un’agenzia immobiliare, entrambe basate sui servizi e sul lavoro di concetto.
Scrivere procedure dettagliate rischia di “robotizzare” il lavoro dei collaboratori?
Succede il contrario. Avere una procedura chiara libera la mente del collaboratore dal dover pensare a come fare un’attività, permettendogli di concentrare l’attenzione su aspetti più qualitativi, come la relazione con il cliente o la creatività nel risolvere problemi specifici.
