La mappatura processi aziendali dovrebbe arrivare prima dell’organigramma, non dopo. Vedo consulenti arrivare in azienda e fare sempre lo stesso errore: imporre un organigramma. Disegnano la classica piramide e dicono come dovrebbe funzionare l’impresa. È fuffa, e chi la vende lo sa. L’organigramma è il risultato di un lavoro, non il suo punto di partenza.
L’organizzazione di un’azienda non può prescindere da come quell’azienda crea ricchezza. Deve essere costruita sull’operatività, sul flusso di lavoro reale che va da quando intercetti un cliente a quando lo servi. Se il marketing genera contatti pre-qualificati e passati ai venditori, la struttura sarà diversa da quella di un’azienda che lavora con account che entrano nelle corporation tramite le pubbliche relazioni. Ogni impresa ha le sue caratteristiche, e ignorarle per applicare uno schema pre-fatto è il modo migliore per creare inefficienza.
Partire dal flussogramma per la mappatura dei processi
Il metodo parte sempre dal flussogramma: la mappatura dei processi. Significa prendere l’intera linea produttiva e metterla su carta, dall’inizio alla fine. Marketing, pre-qualifica, vendita, progettazione, amministrazione, produzione, fatturazione: ogni fase, ogni passaggio.
Quando lo fai, ti accorgi subito degli sprechi, degli errori, delle attività duplicate, dei punti in cui il meccanismo si inceppa e crea ritardi. Già solo questo permette di organizzare meglio il lavoro.
Il potenziale dei micro-aggiustamenti nel flusso di lavoro aziendale
Il vero potenziale emerge quando si iniziano a fare micro-aggiustamenti. In un’azienda che ripara device, abbiamo analizzato il flusso e scoperto che gli operatori perdevano diversi minuti per digitare i codici degli interventi nel sistema. Erano sempre le stesse dieci attività.
La soluzione è stata una pistola per codici a barre, come quella del supermercato. Con un investimento minimo, abbiamo ridotto un’attività da 3-4 minuti a 30 secondi. Quei minuti risparmiati, moltiplicati per ogni operatore e per ogni giorno, si sono trasformati in un aumento di marginalità previsto del 35%.
In un’altra impresa, che produceva scatolette per farmaci, c’erano due macchine di due catene produttive diverse posizionate lontane. L’operatore doveva aspettare di riempire un cartone, prenderlo e portarlo dall’altra parte del capannone. Abbiamo semplicemente girato una macchina e l’abbiamo avvicinata all’altra: un costo minimo per un efficientamento notevole.
È un lavoro chirurgico, fatto mentre l’aereo è in volo. Si analizza il flusso, si trova il punto critico che, se aggiustato, ha l’effetto migliore sulla produttività, e si interviene lì. Poi si passa al successivo. Piccoli passettini, facilmente accettabili dal team, che creano risultati organici e sostenibili.
Applicare la stessa logica alle aziende di servizi per l’efficienza
La stessa logica si applica ai servizi. Quanto tempo si risparmia se un contratto si firma online con un click invece che su carta? Quanto si rende più efficiente la vendita se un setter pre-qualifica i contatti e passa ai venditori solo quelli in target? Se la mappa delle fasi di lavorazione è chiara, queste soluzioni diventano evidenti.
Solo dopo aver fatto questo lavoro, dopo aver definito ogni fase, ogni attività e il prodotto specifico che ogni passaggio deve consegnare a quello successivo, si può iniziare a pensare all’organigramma. A quel punto si sa esattamente quali persone e quali strumenti servono, e dove.
Se l’organizzazione attuale è una fonte di attrito invece che un motore per la crescita, la causa sta nel metodo. Il punto di partenza per migliorare i risultati è avere una mappa chiara di come funziona l’azienda. È possibile iniziare a costruirla con l’Assessment Test gratuito sul sito.
Takeaways
- La mappatura processi aziendali precede l’organigramma: quest’ultimo è il punto di arrivo di un’analisi, non la base da cui partire
- Il flussogramma mappa il flusso di lavoro reale ed è il primo passo per scoprire inefficienze, sprechi e attività duplicate
- I micro-aggiustamenti mirati su punti critici del flusso possono generare miglioramenti significativi con investimenti minimi
- Il metodo basato sul flussogramma si applica sia alle aziende di produzione sia a quelle di servizi
Faqs
Come si applica il metodo della mappatura processi aziendali senza interrompere l’operatività?
L’approccio è chirurgico e si svolge mentre l’aereo è in volo. Si analizza il flusso, si identifica un singolo punto critico e si interviene su quello, poi si passa al successivo, con piccoli interventi che non bloccano l’attività aziendale.
Gli interventi di ottimizzazione dei processi sono costosi?
Gli esempi mostrano come si possano ottenere efficientamenti notevoli con investimenti minimi. L’acquisto di una pistola per codici a barre o il semplice riposizionamento di un macchinario sono interventi a basso costo.
La mappatura dei processi vale solo per le aziende di produzione?
No, la logica si applica anche alle aziende di servizi. Mappare il flusso di acquisizione e gestione del cliente permette di identificare colli di bottiglia e opportunità di miglioramento, come l’introduzione della firma digitale per i contratti o la pre-qualifica dei contatti commerciali.
