In Italia, la maggior parte degli imprenditori non sono imprenditori. Sono artigiani bravissimi che, a un certo punto, si sono messi in proprio. Sanno fare il loro lavoro meglio di chiunque altro. Lamborghini era un genio della meccanica, scendeva in officina e discuteva le soluzioni tecniche con gli operai. Ma poi ha perso l’azienda.
Perché? Perché essere un tecnico fenomenale non ti rende un imprenditore. L’imprenditore, dice il Codice Civile, è colui che “organizza le maestranze” per creare un prodotto o servizio. Organizza. Non fa.
Se la tua azienda dipende da te per ogni singola cosa, se sei sempre tu a dover risolvere i problemi, a controllare il lavoro, a dare l’ultima parola, non hai un’azienda: hai un lavoro che ti sta schiacciando.
Questo tutorial ti insegna a passare da artigiano-tuttofare a imprenditore che organizza. Alla fine di questa guida, avrai un metodo pratico per mappare i processi aziendali e scrivere le procedure che permetteranno alla tua squadra di replicare i tuoi standard di qualità, senza che tu debba essere sempre presente. Ne ho scritto più a fondo qui: Flussi e processi aziendali: perché lavori ma hai caos.
Prerequisiti dei processi aziendali, cosa ti serve prima di iniziare
Non ti servono software complicati o lauree in ingegneria gestionale. Ti servono due cose.
La decisione di smettere di essere l’eroe. Devi accettare che il tuo ruolo non è più fare, ma far fare. Devi smettere di pensare: “questa è un’arte, se non la faccio io non la fa nessuno”. È una scusa che ti tiene in trappola.
Un foglio bianco (o un consulente bravo). Devi essere pronto a guardare la tua azienda come se fosse un meccanismo da smontare e rimontare. Se ti senti perso, fatti aiutare da chi sa fare le domande giuste per tirare fuori i processi dalla tua testa.
Il metodo passo dopo passo per organizzare i processi aziendali
Segui questi passaggi in ordine. Non saltarne nessuno. L’ordine è tutto.
Passo 1: tira giù il processo principale
Il processo è la sequenza lineare di tutte le attività che servono per creare e consegnare il tuo prodotto o servizio al cliente. Dalla A alla Z.
Prendi un foglio e disegna una linea. Inizia dal primo contatto con il cliente e finisci con la consegna e il pagamento. In mezzo, metti tutte le macro-fasi.
Facciamo l’esempio di una penna:
- Vendita: come viene venduta la penna? Come arriva l’ordine in azienda?
- Progettazione: c’è un disegno da approvare?
- Produzione: quali sono i passaggi per costruirla materialmente?
- Controllo qualità: come verifichi che sia fatta bene?
- Logistica: come la impacchetti e la spedisci al cliente?
Disegna questa mappa. Non deve essere perfetta, ma deve essere completa. Questi sono i tuoi processi aziendali.
Passo 2: entra nel dettaglio di ogni fase
Ora prendi ogni blocco del processo che hai disegnato e guardalo con la lente d’ingrandimento. Per ogni fase, devi fare la stessa cosa: scomporla in sotto-attività.
Prendiamo la fase “Vendita”. Potrebbe essere scomposta in:
- Acquisizione del contatto
- Prima chiamata o incontro
- Invio del preventivo
- Firma del contratto
- Passaggio delle informazioni all’amministrazione
Fai questo per ogni singola fase del processo principale. Stai creando una mappa dettagliata di come funziona la tua azienda.
Passo 3: scrivi le procedure per ogni singola attività
Questo è il cuore del lavoro. Per ogni micro-attività che hai identificato, devi scrivere una procedura. Cos’è una procedura? È la sequenza delle cose giuste, fatte nell’ordine giusto e descritte in modo così chiaro che chiunque possa seguirla e ottenere lo stesso risultato.
La procedura non è burocrazia. È la ricetta per replicare l’eccellenza.
Esempio concreto dalla nostra azienda, Business Coaching Italia:
Quando dobbiamo creare un progetto di coaching per un nuovo cliente, la procedura che seguiamo è questa:
- Analizzare la scheda del venditore: quali bisogni sono emersi durante la trattativa?
- Studiare la scheda di intervista: quali dettagli specifici ha fornito il cliente?
- Esaminare l’assessment online: quali sono le carenze e i punti di forza emersi dal nostro questionario?
- Confrontarsi con il coach: verificare di aver capito tutto e allinearsi sull’approccio
- Scrivere il progetto: definire le fasi del percorso di coaching, gli obiettivi e le linee guida per il coach
Questi non sono consigli, sono passaggi obbligatori. Seguendoli, garantiamo che ogni progetto nasca con lo stesso livello di profondità e attenzione, che lo scriva io o Marco, il mio socio.
Errore da evitare nella definizione dei processi aziendali
L’obiezione più grande che sentirai (probabilmente dalla tua stessa testa) è: “Sì, ma il mio lavoro è diverso, non si può proceduralizzare. È un’arte”.
Falso.
Un mio vecchio capo diceva: “Se non riesci a scrivere una procedura su quello che fai, quella cosa non la sai fare”. La verità è che non ti sei mai fermato a scomporre davvero le azioni che compi e che portano a un risultato di qualità. Quando lo fai, scopri che il 90% delle tue attività è assolutamente replicabile.
Certo, ci saranno differenze personali. Io parlo in un modo, un mio coach in un altro. Ma il servizio, il risultato per il cliente, deve essere lo stesso. Se noi siamo riusciti a proceduralizzare il coaching, tu puoi proceduralizzare quasi qualsiasi cosa.
La verifica finale dei processi aziendali
Il test è semplice. Prendi una procedura, dalla a un tuo collaboratore e chiedigli di eseguire il compito.
Se riesce a ottenere lo stesso standard di qualità che otterresti tu, hai vinto. Hai creato un sistema che lavora per te.
Se si blocca o il risultato è mediocre, il problema non è lui. È la procedura. Non è abbastanza chiara, è incompleta o dà per scontate delle cose. Migliorala e riprova.
L’obiettivo finale è avere un’azienda che produce risultati eccellenti in modo prevedibile e costante, indipendentemente da chi esegue il compito.
Se inizi a mappare processi e procedure, smetterai di essere il collo di bottiglia della tua impresa e inizierai finalmente a fare l’imprenditore. È un lavoro che richiede lucidità e metodo, ma è l’unico che può davvero farti crescere.
Se leggendo questi passaggi ti sei reso conto che nella tua azienda i processi aziendali non sono chiari e vuoi capire da dove partire per organizzarla meglio, il primo passo è fare il nostro assessment. È un questionario gratuito che ti darà una fotografia precisa delle aree su cui devi intervenire subito. Ne parlo qui: Assessment Test gratuito: smetti di essere artigiano e scala.
Takeaways
- Organizza, non eseguire, l’imprenditore è colui che organizza il lavoro degli altri, non chi lo esegue in prima persona
- Mappa i processi aziendali principali, scomponili in fasi e poi in singole attività per liberare il tuo tempo e far crescere l’azienda
- Scrivi procedure chiare e replicabili, ogni attività deve essere descritta in modo che garantisca uno standard di qualità costante indipendentemente da chi la esegue
- Supera l’obiezione dell’arte, l’idea che il proprio lavoro sia troppo complesso per essere proceduralizzato è una convinzione limitante che impedisce la delega e la crescita
- Testa la procedura con un collaboratore, una procedura è efficace solo se permette a un’altra persona di raggiungere lo stesso risultato di alta qualità che otterresti tu
Faqs
Cosa si intende per processo aziendale principale?
È la sequenza completa e lineare di tutte le attività necessarie per creare e consegnare il prodotto o servizio, dal primo contatto con il cliente fino al pagamento finale. Include tutte le macro-fasi: vendita, progettazione, produzione, controllo qualità e logistica.
Come proceduralizzare un’attività creativa?
Anche attività complesse come il coaching possono essere proceduralizzate. Il segreto è scomporre le azioni che portano a un risultato di qualità, scoprendo che il 90% di esse è replicabile. L’obiezione che sia “un’arte” è una scusa che impedisce la delega.
Come verificare se una procedura aziendale funziona?
Il test finale consiste nel darla a un collaboratore. Se riesce a ottenere lo stesso standard di qualità che otterresti tu, la procedura funziona. Se il risultato è mediocre, il problema è la procedura che va migliorata, non la persona.
Quali strumenti servono per mappare i processi aziendali?
Non servono software complessi. Sono sufficienti la decisione di smettere di essere l’esecutore principale e un semplice foglio bianco per iniziare a disegnare la mappa dei processi. Se ti senti perso, puoi farti aiutare da un consulente bravo.
