Gestione delle priorità: definirle attraverso 5 tecniche efficaci

Essere capaci di gestire le proprie priorità significa possedere una soft skill che permette il raggiungimento di risultati veramente straordinari.

Continua a leggere l’articolo su Business Coaching Italia per scoprire di più sulla gestione delle priorità.

Cosa si intende per gestione delle priorità

Con gestione delle priorità si intende un processo solido che consente di avere un’idea precisa e chiara di ciò che si vuole ottenere e dei passi da intraprendere per arrivarci. 

Senza un piano, gli stimoli vengono a mancare e, in loro assenza, raggiungere i risultati in azienda è impossibile. Inoltre, un approccio negativo verso il presente e il futuro “oscura” le opportunità e mette in evidenza soltanto le limitazioni. 

Questo processo può essere diviso in: 

  • objective: ossia definire un obiettivo macro;
  • micro-goals: ossia definire i passi per raggiungerlo;
  • prioritization: ovvero identificare e gestire le priorità;
  • tato avanzamento: ovvero tracciare i progressi. 

Molte persone continua a mostrare difficoltà quando devono capire le regole basilari della gestione delle priorità. Per loro fortuna, esistono delle tecniche per stabilire e pianificare le priorità, le quali sono: 

  • la tecnica MoScoW;
  • la tecnica Eisenhower;
  • la tecnica Scrum;
  • la tecnica Kanban;
  • la tecnica ICE.

Iniziamo col parlare della tecnica MoScoW.

Approfondisci anche: Organizzazione aziendale, come organizzare l’azienda cosa e perché organizzare

La tecnica MoSCoW

La tecnica MoScoW fa parte delle tecniche che maggiormente vengono utilizzate in ambito business per lo sviluppo dei prodotti tecnologici ed è un processo volto allo sviluppo flessibile e rapido di un prodotto.

La forza di questa tecnica è la semplicità. 

Per organizzare le attività in ordine prioritario, nella tecnica MoScoW vengono utilizzate le seguenti categorie:

  • Must Have: riguarda le cose essenziali, che non possono essere negoziati e che rientrano nello scopo di progetto oppure nell’attività che serve per raggiungere l’obiettivo;
  • Should Have: riguarda le cose importanti ma che non sono vitali. Anche se non da trascurare, possono essere inizialmente messe da parte quando si lavora su un progetto;
  • Could Have: è l’insieme delle cose che si vorrebbero inserire perché considerate interessanti, ma non importanti come le Should Have;
  • Won’t Have: riguarda gli elementi che non verranno mai inseriti nelle attività di progettazione poiché non ritenute importanti. 

Vediamo di seguito la tecnica Eisenhower.

Leggi: Organizzare il tempo in ufficio, priorità e deleghe a lavoro

La tecnica Eisenhower

Con la tecnica Eisenhower vengono suddivise le attività che vanno compiute per terminare un progetto mediante l’utilizzo di alcune variabili debitamente combinate. 

Durante la definizione delle attività di lavoro, le variabili da prendere in considerazione sono due: 

  • l’urgenza: ossia la rapidità con cui andrà fatta una cosa;
  • l’importanza: ossia la rilevanza che questa cosa ha ai fini degli obiettivi. 

Basandosi sulla tipologia di combinazione delle due variabili, le attività andranno categorizzate e andranno anche identificate le azioni che bisogna compiere: 

  • Do: le attività più urgenti e importanti, da fare immediatamente;
  • Schedule: le attività importanti ma che non richiedono urgenza;
  • Delegate: le attività urgenti ma non importanti;
  • Eliminate: le attività che non sono né urgenti e né importanti. 

Nel prossimo paragrafo parleremo della tecnica Scrum. 

Leggi anche: Timeboxing, cos’è e come utilizzare questa tecnica di gestione del tempo per programmare la giornata

La tecnica Scrum

La tecnica Scrum è un processo atto allo sviluppo, all’implementazione e al miglioramento di un software che viene applicato anche in ambiti come sales, marketing e ricerca.

Può riguardare:

  • l’uso di una lavagna, sia digitale che fisica, con cui vengono tracciati i task utili per raggiungere l’obiettivo;
  • l’organizzazione in categorie e colonne dei task all’interno della lavagna;
  • il tracciamento dei task. 

All’interno della lavagna sono solitamente incluse colonne:

  • Backlog: lista dei task da portare a termine per il completamento del progetto;
  • To Do: i task prioritari con tutte le informazioni utili per portarli a termine;
  • In Progress: i task vengono assegnati all’owner e presi da lui in carico;
  • Approval/Ready for Review: i task completati vengono approvati da qualcuno;
  • Done: l’attività è stata completata. 

Vediamo adesso la tecnica Kanban. 

Leggi anche: Come migliorare la gestione del tempo, 9 tecniche efficaci di time management

La tecnica Kanban

La tecnica Kanban è molto simile a quella Scrum, con la differenza che cambia la metodologia alla base. Infatti, anziché lavorare in Sprint, è focalizzata sulla pianificazione ed esecuzione di tutti i task, che spesso somigliano tra loro in ogni Sprint. 

Per la tecnica Kanban la pianificazione non è il prodotto che evolve, focalizzandosi sulle attività minori a sé stanti che, una volta portate a completamento, riescono a concludere da sole un piccolo progetto. 

Nel successivo paragrafo parleremo della tecnica ICE. 

La tecnica ICE

La tecnica ICE viene utilizzata nel Growth Marketing ed è una via di mezzo tra il metodo di prioritizzazione e la tecnica brainstorming

Con questa tecnica vengono generate delle idee, che vengono poi prioritizzate in base a tre variabili: 

  • Impact: quantifica la grandezza di un’idea rispetto al raggiungimento dell’obiettivo;
  • Confidence: la sicurezza di arrivare all’impatto desiderando eseguendo l’idea;
  • Ease: quanto è complessa l’implementazione dell’idea. 

Leggi: Le regole d’oro per un brainstorming efficace

Gestire le proprie priorità al meglio

Si può dire con certezza che una tecnica perfetta non esiste quando bisogna gestire le priorità al meglio. Siccome, come abbiamo visto, esistono diverse tecniche, bisogna soltanto individuare quella che più si confaccia con il modo di pensare oggettivo e a uno specifico contesto. 

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