Le ore di lavoro occupano la maggior parte della nostra giornata e spesso non sono sufficienti a terminare tutti gli impegni d’uffico e gli obiettivi aziendali prefissati creando così, situazioni di improduttività.
Una valida soluzione per organizzare il tempo in ufficio è sicuramente riuscire a pianificare la giornata lavorativa cercando di definire quali sono le priorità da affrontare immediatamente, quali invece di importanza secondaria e quindi non urgenti e infine quelle che possono essere delegate a terze persone.
Un metodo efficace per gestire il tempo in ufficio è quello di fare una lista di tutti gli impegni che ci sono in una giornata lavorativa come conferance call, scadenze, lavori da eseguire, appuntamenti, ecc.. In questo modo sarà più facile rendersi conto della quantità di lavoro da gestire nell’arco della giornata e soprattutto il tempo necessario per portarli a compimento.
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Organizzare il lavoro in ufficio stabilendo le priorità lavorative
Creare un elenco con gli impegni lavorativi da affrontare nell’arco di una giornata, potrebbe essere utile per redigere automaticamente un programma per gestire il tempo e organizzare il lavoro in ufficio. All’elenco, bisognerà aggiungere un ulteriore elenco che permetterà di stabilire quali sono le priorità e quali no. Questo sarà utile al fine di organizzare il tempo in ufficio al meglio e assolvere a tutti gli impegni previsti in una determinata giornata.
Fissare quali sono le attività primarie e le attività secondarie è importante anche perché permetterà di programmare la giornata di lavoro dividendola in fasce orarie dove le ore della giornata più produttive saranno dedicate a i lavori più complessi che richiedono una maggiore concentrazione e impegno, mentre quelle meno produttive, che magari si concentrano verso la fine della giornata, per svolgere mansioni che richiedono un minore impegno. Questo metodo si chiama time slicing (fare il tempo a fette) ed è molto utile nell’ottimizzare i tempi e ottenere buoni risultati.
A tutto ciò va affiancato anche la consapevolezza della propria autoefficacia, e cioè capire quali sono le proprie capacità e le proprie forze e saperle dosare in modo tale da non caricarsi eccessivamente di lavoro e a saper dire anche un “no” ogni tanto. Un “no” che va giustificato dalla possibilità di svolgere il proprio lavoro nelle migliori condizioni senza carichi eccessivi che influirebbero negativamente sulla resa di tutta l’attività lavorativa.
Infine per poter svolgere al meglio i propri impegni lavorativi e gestire il tempo con la massima resa è necessario anche evitare ogni forma di distrazione. Abbassare la suoneria, togliere le notifiche del proprio cellulare, non rispondere alle telefonate o alle mail ma farlo successivamente, potranno essere alcune delle strategie da utilizzare per non perdere la concentrazione sul proprio lavoro.
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Gestire il tempo delegando i lavori agli altri colleghi
Essere consapevoli delle proprie forze e dei propri limiti quando non si riesce ad organizzare il lavoro in ufficio, non è un atteggiamento sbagliato, anzi è un atto di responsabilità che porta a chiedere aiuto, supporto e collaborazione da parte degli altri colleghi o a farsi affiancare da un collaboratore che possa alleggerire il proprio carico di lavoro, al fine di svolgere le proprie attività in maniera efficiente ed efficace.
Pretendere di voler fare tutto da solo e bene non è un comportamento produttivo (approfondisci qui come essere produttivi sul lavoro) in quanto il sovraccarico di lavoro andrà a discapito della buona conclusione delle attività lavorative. Vi sono vari professionisti, ognuno esperto in un determinato settore, che possono dare un valido contributo nello svolgimento dei lavori in ufficio.
In aiuto alla gestione del tempo in ufficio oggi ci sono molti strumenti offerti dalla tecnologia come i calendari e le rubriche online che segnalano scadenze e promemoria, le call aziendali che permettono di fare riunioni anche con persone fisicamente lontane oppure i software di gestione e scambio di documenti attraverso i quali è possibile spedire, scansionare e archiviare i vari documenti emessi e ricevuti dall’ufficio.
Padroneggiare l’organizzazione del tempo in ufficio vuol dire lavorare in modo produttivo, raggiungere buoni risultati, sentirsi gratificati e ,non per ultimo, avere del tempo da dedicare a se stessi e alla propria famiglia.
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