Come Delegare attività in Azienda

Come delegare

Delegare è sicuramente tra i compiti più difficili per un imprenditore: ammettilo, spesso preferisci fare da te, non vuoi perder tempo a spiegare i compiti agli altri e a volte neppure sai a quali collaboratori affidare determinati incarichi. Eppure imparando ad affidare ad un tuo dipendente un compito che può essere svolto tranquillamente da lui, invece che da te, non solo ottimizzi i tuoi tempi di lavoro ma concentri le energie su quelle che reputi priorità per il tuo business.

Nel business il significato di delegare va oltre il significato letterale della parola di affidare ad altri atti, da compiere in propria vece. Si tratta di condividere responsabilità, compartecipare alla crescita di un’azienda, essendo consapevoli che ogni azione può portare al successo o al fallimento.

Quando le attività diventano numerose ed il carico di lavoro aumenta, delegare le proprie attività, invece di svolgerle da solo è necessario, ma bisogna sempre fare attenzione a circondarsi di persone qualificate. Quando si sceglie di lavorare in due o in squadra, l’obiettivo deve essere inteso come comune e bisogna avere l’umiltà di ammettere che da soli non possiamo essere infrangibili.

come delegare

Sapere come delegare in modo corretto:

  • riduce il tuo carico di lavoro: non dovrai più trascorrere intere giornate incollato al pc quando puoi delegare uno o più incarichi di lavoro al tuo team;
  • riduce il tuo stress;
  • aumenta la tua produttività perché hai più tempo per focalizzare il tuo impegno sulle priorità di cui devi occuparti personalmente.

La strategia della delega però deve essere usata nel modo giusto per essere funzionale, perché se invece si traduce in una perdita di tempo, va scongiurata. Ecco perché di seguito ti spiegherò come delegare in modo semplice ed efficace ai tuoi collaboratori.

Delega con fiducia

Fidarti delle persone che lavorano con te è il punto di partenza per imparare a delegare. Non c’è altro modo, se non hai fiducia nelle capacità dei tuoi collaboratori non riuscirai mai ad affidare loro tue mansioni.

Se sei un’accentratore, abituato a fare tutto da solo, all’inizio non sarà semplice chiedere aiuto ma quando capirai che fidarsi è fondamentale in una squadra, piano piano ti risulterà più facile delegare.

Delegare attività: quali?

Ti consiglio di stabilire, compilando una tabella a due colonne, quali sono le attività che puoi delegare ai tuoi collaboratori e quelle che invece devi per forza svolgere tu. Magari puoi condividere con i tuoi collaboratori la tabella, affiggendola in bacheca.

Per definire quali sono le attività che puoi delegare, chiediti se otterresti lo stesso risultato se a svolgerle fosse un’altra persona al posto tuo. Ad esempio, un criterio per distinguere le attività delegabili può essere il grado di difficoltà: se già sai che un certo lavoro risulterebbe difficile per un tuo collaboratore, allora non mettere in difficoltà l’altra persona e scegli qualcos’altro da poter delegare.

Scegli a chi delegare

Non puoi delegare tutto a tutti; così come devi selezionare le attività che puoi delegare da quelle che non puoi, ugualmente devi selezionare il collaboratore giusto per ogni tua delega.

Scegli la persona a cui delegare in base alle sue capacità: se, per esempio, hai da consegnare dei documenti urgenti ma proprio non hai tempo per completarli e sai che il tuo collaboratore X è particolarmente veloce a compilare le scartoffie, delegagli questo compito, ovviamente tenendo conto dei suoi precedenti impegni e senza pressarlo ogni minuto.

Metti a disposizione le tue conoscenze

Quando deleghi un lavoro ad un’altra persona ricorda che il delegato si appresta a sbrigare un compito che non gli compete e per il quale non è preparato. Per questo motivo devi sempre mettere a disposizione le tue conoscenze: se l’altra persona ha bisogno inizialmente del tuo aiuto oppure ha bisogno di alcuni chiarimenti, mostrati disponibile nei suoi confronti e ricorda che è lei che sta aiutando te ad alleggerire il tuo carico di lavoro. Quindi porta pazienza se all’inizio il delegato si trova in difficoltà e non fargli pesare il fatto che non sia da subito capace di svolgere quel compito.

Preparati ad eventuali intoppi

Preparati a possibili intoppi quando deleghi eventuali compiti a dei collaboratori. I problemi sono sempre dietro l’angolo quando si lavora, a maggior ragione quando non sei tu a controllare tutto il lavoro ma una parte è affidato ad altre persone. Può succedere che inizialmente le scadenze non vengano rispettate oppure che il lavoro non sia svolto correttamente. In casi come questi devi essere pronto ad intervenire tempestivamente, senza far sentire in colpa i tuoi collaboratori per gli errori.

Piuttosto, una volta risolti gli eventuali imprevisti, rassicura i tuoi collaboratori che è normale sbagliare all’inizio quando si svolge un compito nuovo.

Sii riconoscente verso i tuoi collaboratori

Quando i tuoi collaboratori portano a termine un compito che tu hai delegato sii riconoscente nei loro confronti. Abbiamo visto che all’inizio è facile sbagliare quando si svolge un compito nuovo, per cui quando un tuo collaboratore porta egregiamente a termine un compito che gli hai affidato, ringrazialo anche con delle semplici frasi di stima. Un dipendente o collaboratore ha bisogno di sentirsi apprezzato quando svolge bene un lavoro, è la molla che lo spinge a fare sempre meglio le volte successive.

E tu ricorda che, per il benessere tuo e della tua attività, un vero leader sa delegare ai suoi collaboratori, sa chiedere aiuto perché non c’è nulla di sbagliato nel volere un supporto da altre persone e sa riconoscere il buon lavoro di un collaboratore, ringraziandolo per l’aiuto ricevuto.

Perché Delegare il Lavoro?

Si decide di affidare ad altri alcuni propri incarichi, perché, per esempio, ci si vuole concentrare su qualcosa in particolare, di complesso, che richiede tutta la nostra attenzione, senza lasciare che le altre mansioni vengano trascurate.

Si possono attraversare periodi particolarmente stressanti, problemi familiari, preoccupazioni per la nostra salute o dei nostri cari, e la nostra efficienza, inevitabilmente, tende a non avere la solita resa.

Da qui l’importanza di conoscere bene noi stessi e quanto, dal punto di vista lavorativo, possiamo essere in grado di assolvere certi compiti, consapevoli che abbiamo dei limiti.

Ciò non ci priva della certezza di meritare il ruolo che abbiamo, ma proprio per questo dobbiamo essere oggettivi e realistici.

Altra situazione in cui si decide di affidare ad altri nostri compiti, è quella in cui vediamo del potenziale in un collega e decidiamo di volerlo far crescere professionalmente.

Le responsabilità con le quali si troverà a fare i conti, gli permetteranno di fare esperienza e di dimostrare le loro capacità.

In fondo, circondarsi di fidati collaboratori è il segreto del successo di ogni leader.

Saper delegare, non è poi così scontato e non è da tutti.

Come Delegare una Persona

Quando si prende la decisione di collaborare con altri, nella realizzazione di un progetto lavorativo, si prende la strada per la buona riuscita del progetto stesso.

Scegliere di farsi aiutare corrisponde a volersi sentire sicuri che, se per qualsiasi motivo ci dovesse essere un imprevisto, si avrà un risultato positivo.

Una volta individuato il soggetto a cui delegare, bisogna capire bene per quale compito può essere indicato.

La motivazione è molto importante sia per migliorare la produttività che lo spirito con cui si affronta una nuova sfida. In un progetto lavorativo nessun collaboratore deve essere abbandonato a se stesso, perché ognuno fa parte di una squadra che si impegna a raggiungere lo stesso obiettivo anche se svolgendo mansioni diverse.

L’obiettivo si raggiunge insieme e la chiarezza e la conoscenza dei propri limiti è necessaria.

Se, poi, sono le prime volte che vi lanciate in questa pratica della delega, sarebbe buona cosa anticipare la consegna da parte del delegato, per supervisionare il compito ed essere certi di festeggiare nei tempi delle scadenze.

Col tempo si acquista la fiducia e sarà più semplice gestire incombenze lavorative sempre più prestigiose.

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