L’efficacia e efficienza aziendale sono due fattori che incidono in maniera determinate nel perseguire un obiettivo e aumentare la produttività di un’impresa. In questa guida andremo a considerare cosa sono, quali sono le differenze e i vantaggi di migliorale.
Cosa vuol dire efficacia e efficienza aziendale
Se si analizzano le etimologie delle parole efficacia e efficienza, ambedue derivano dal verbo “efficiere”, un termine che identifica il portare a compimento una determinata azione. Ciò ha spesso spinto a considerare erroneamente i due concetti come simili, ma dal punto di vista dell’organizzazione aziendale si possono evidenziare delle sostanziali differenze.
Infatti l’efficacia farà riferimento all’attitudine di un’impresa di ottenere un obiettivo, mentre con l’efficienza si considera la capacità della stessa di raggiungerlo, utilizzando le risorse necessarie.
Questi due concetti sono fondamentali nell’ambito della pianificazione e del controllo delle singole attività imprenditoriali, dato che se si realizzano i processi di efficacia ed efficienza, si potranno ottenere risultati ottimali con il minimo dispendio economico.
Per comprendere al meglio quale sia il valore di questi due sistemi si potrà rappresentare l’attività di un’impresa efficace ed efficiente come una linea retta. Quando invece mancano questi elementi, si avrà un dispendio enorme di risorse al fine di raggiungere un obiettivo.
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Quali sono le caratteristiche dell’efficacia e dell’efficienza aziendali
L’efficacia e efficienza aziendale sono influenzati da una serie di elementi. In primo luogo si dovrà considerare la natura stessa dell’azienda, ovvero lo scopo per cui è stata creata e la sua tipologia di organizzazione. Infatti questi due processi in un’industria manifatturiera prevedono dei principi differenti rispetto a un’attività con relazioni al pubblico o un’impresa specializzata nell’offrire una serie di servizi.
Inoltre si dovrà considerare anche l’organizzazione stessa dell’azienda, con le tipologie di funzioni predisposte e che intervengono all’interno delle attività per il raggiungimento di uno specifico obiettivo.
In particolare oggi grazie all’innovazione tecnologica si tende molto a semplificare le singole attività, le quali possono portare a una differenza tra efficacia ed efficienza.
Altro aspetto che caratterizza questi due concetti è la tipologia di obiettivo prefissato, dato che può capitare di scegliere un traguardo che sia efficace e che porti valore all’impresa, ma potrà anche accadere che la direzione aziendale valuti uno scopo che prevede un maggior dispendio di risorse con risultati poco efficaci.
Infine si dovrà considerare anche il target di clienti a cui si rivolge che richiederà una serie di risorse per raggiungere l’efficacia e l’efficienza aziendale.
Chi è predisposto all’efficacia e efficienza aziendale
Verificare se un’azienda sia al contempo efficiente ed efficace è un compito che viene assegnato al controller nel controllo di gestione.
Questa figura varia in base alla tipologia di struttura dell’impresa. Infatti nelle società di piccole dimensioni sarà lo stesso imprenditore e proprietario a controllare il raggiungimento degli obiettivi e l’efficienza dei processi per realizzarli.
Nelle imprese di media grandezza, si potrà nominare una figura che è strettamente connessa ai ruoli dirigenziali e che avrà il compito di individuare i dati necessari a identificare l’andamento dei singoli processi aziendali in base alla loro efficienza ed efficacia.
Quella del controller è un ruolo che acquisisce una distinzione sempre più netta, man mano che si ampliano le attività delle aziende, come in quelle più grandi.
Come si raggiunge l’efficacia e efficienza aziendale
Promuovere l’efficienza e migliorare l’efficacia sono aspetti che possono fare la differenza in un mercato molto competitivo e in cui la rivoluzione digitale ha portato alla necessità di ottenere risultati immediati e una gestione attenta delle risorse. Di seguito andremo a definire quali sono le strategie e i processi per raggiungere gli obiettivi e con efficienza.
Definizione degli obiettivi
Identificare quali sono i risultati che si vogliono ottenere e il primo aspetto per migliorare l’efficacia di un’azienda, dato che tutti i reparti che sono interessati nel processo produttivo si potranno focalizzare su uno scopo preciso, conoscendo le loro mansioni. La scelta degli obiettivi dovrà essere a sua volta concreta e realistica, al fine di non generare confusione e sprecare risorse.
Programmazione dei processi
Il passo successivo è quello di attuare le strategie che permettono di raggiungere l’obiettivo prefissato, valutando con attenzione quali debbano essere le funzioni aziendali interessate e i processi necessari. L’aspetto della pianificazione è determinante per rendere un’azienda efficiente, dato che si dovranno stabilire l’insieme di attività preposte a raggiungere uno scopo: dalla scelta delle competenze alla nomina dei responsabili, dalla produzione al coordinamento, all’organizzazione amministrativa, fino alle operazioni di marketing e vendita.
Gestione delle risorse
Utilizzare le risorse nel modo più adatto e senza sprechi è indispensabile per avere un’azienda che riesca a ottenere un risultato, e quindi sia efficace, ma al contempo possa anche raggiungerlo in modo da massimizzare le tempistiche richieste, l’impiego del personale e la spesa in quanto a investimenti. La gestione attenta delle risorse diventa sempre più importante soprattutto quando queste sono limitate.
Coordinamento delle funzioni aziendali
L’efficacia e l’efficienza aziendale richiedono una sinergia all’interno dei singoli reparti di un’impresa, attraverso la quale sarà possibile raggiungere, nel più beve tempo possibile e con il minimo di risorse, l’obiettivo stabilito. In questa prospettiva acquisisce un ruolo determinate il coordinamento delle funzioni aziendali, prevedendo quindi la possibilità di trovare il giusto equilibrio tra efficacia ed efficienza. Questo aspetto è molto importante, dato che spesso può capitare che un obiettivo venga definito in modo corretto, ma la mancanza di collaborazione tra le singole sezioni della società rende l’attività aziendale poco efficiente. Viceversa altre volte l’eccessiva efficienza da parte di un settore può portare a perdere di vista quale sia il reale obiettivo.
Come misurare l’efficienza e l’efficacia di un’azienda
Misurare l’efficienza e l’efficacia aziendale sono fattori indispensabili per l’andamento di un’azienda, per questo possono essere utili una serie di indicatori che permettono di considerare il rapporto tra i risultati che si vogliono ottenere, quelli realizzati e i mezzi impiegati. Per ciò che riguarda l’efficienza si potranno considerare i seguenti fattori:
• quantitativi: si farà riferimento al processo produttivo, con l’impiego di risorse umane, quello tecnologico e le tempistiche necessarie al raggiungimento di un risultato.
• Fattori valutativi: si identificheranno il complesso delle attività svolte in base ad alcuni valori come il volume di vendite, il numero di prodotti resi e il controllo di qualità.
• Valore acquisito: si considerano i processi aziendali dal punto di vista del valore creato, con l’ottenimento di un prodotto o di un servizio in rapporto ai costi sostenuti.
L’efficacia invece potrà essere misurata in base al parametro del rendimento, ovvero considerando il risultato che si è prodotto, come un certo numero di vendite, una specifica gestione, con il raggiungimento di un certo numero di contatti o la fornitura di servizi. In questo modo si potranno evidenziare le differenze tra quali sono gli obiettivi stabiliti nella programmazione e quelli che concretamente si sono raggiunti.
L’efficacia e l’efficienza aziendale: un esempio pratico
Per comprendere l’importanza che l’efficacia e l’efficienza aziendale acquisisce nella struttura di un’impresa, può essere utile considerare un esempio pratico. Immaginiamo un’attività che prevede vendite al dettaglio al cliente, in cui si è posto l’obiettivo di ottenere un determinato numero di contatti giornalieri. Si parlerà quindi di efficacia se il servizio clienti raggiunge questo risultato, mentre si avrà un comportamento inefficace se invece non si riuscirà in questo scopo.
Se il risultato delle vendite, ovvero del numero di prodotti è basso, si parlerà di inefficienza, mentre un’azienda sarà definita efficiente se oltre a raggiungere l’obiettivo otterrà anche un valore, ovvero le vendite dei prodotti o dei servizi.
Perché è importante l’efficacia e l’efficienza aziendale
I concetti di efficacia e efficienza aziendale non devono essere considerate come semplice realtà opzionali, ma possono fare la differenza per ottenere un successo in ambito commerciale e produttivo. Infatti un’azienda efficace, avrà chiari gli obiettivi che si vogliono raggiungere, e li otterrà nel minor tempo possibile e con l’impiego delle risorse più adatte.
Inoltre grazie all’equilibrio tra efficienza e efficacia si determinerà un risultato economico che sarà adeguato al lavoro svolto e all’impegno del personale.
Infine si migliorerà il coordinamento tra i singoli settori e la cultura aziendale stessa, rafforzando le relazioni tra i reparti e creando una vera e propria identità tra tutti coloro che partecipano al processo organizzativo e produttivo.
