Processo aziendale
Nell’organizzazione aziendale la gestione dei processi è un elemento di vitale importanza per la crescita dell’azienda. Un processo aziendale è costituito da una serie di attività interconnesse tra loro per svolgere meglio la gestione operativa e funzionale dell’impresa.
Attraverso i processi aziendali, l’azienda aumenta il valore delle risorse trasformandole in prodotti finali utili a migliorare la soddisfazione di un cliente. Ad esempio, in una sessione di business coaching, può essere osservato il percorso completo che fa una risorsa a partire dal suo ingresso in azienda (input), durante i passaggi intermedi nei diversi reparti, fino all’output di processo ovvero la vendita.
Il processo aziendale è una realtà che si innesta nella direzione di un’azienda, un elemento indispensabile al fine di migliorare la produttività. Di seguito andremo a considerare cos’è, quali sono le sue fasi, come realizzarlo e le differenti classificazioni.
Cos’è il processo aziendale e come funziona
Un processo aziendale può essere definito come il complesso delle attività, collegate fra di loro, che vengono eseguite all’interno di un’azienda, il cui fine è quello di modificare una risorsa in un prodotto o servizio destinato a un soggetto presente all’interno della compagine aziendale o a un cliente esterno.
Ma come si crea un processo aziendale? Sarà presente un individuo o ente che fornirà una risorsa definita input, la quale dovrà subire il processo. La trasformazione genera il secondo elemento, ovvero il prodotto output, il quale viene realizzato in base a uno specifico obiettivo aziendale. Infine si avrà un cliente, il quale è il destinatario dell’attività svolta.
Il ruolo del processo aziendale
Il processo aziendale è un sistema fondamentale e molto vantaggioso, dato che permette di completare un progetto e raggiungere l’obiettivo stabilito in fase di pianificazione. Inoltre ogni singolo processo crea un valore, dato che si otterrà un prodotto o un servizio necessario all’attività d’impresa, oppure un bene che sarà a disposizione di un cliente esterno.
Chi segue il processo aziendale
All’interno del processo aziendale si individuano una serie di figure che avranno un ruolo attivo nelle singole fasi:
• responsabile del processo: è colui che pone in essere la programmazione, supervisionando tutti i soggetti che sono parte integrante dell’attività, e le fasi per il raggiungimento dell’obiettivo.
• Il responsabile operativo: conosciuto anche con il termine di process manager, è un individuo che esegue un’azione diretta di controllo e di gestione del processo aziendale, intervenendo in caso di ritardo o di attriti tra i vari reparti.
• Il process worker: è la figura che agisce direttamente all’interno del processo, operando al fine di realizzare le singole fasi.
Approfondisci qui: Chi segue il processo aziendale
Come si effettua il processo aziendale: la definizione di un obiettivo e le regole.
In un processo aziendale si potranno distinguere una serie di attività e diversi sotto-processi, elementi che si determinano senza la necessità di prendere specifiche decisioni, ma attraverso l’esecuzione di operazioni finalizzate a uno scopo. Quindi il primo passo nel processo aziendale, sarà quello di individuare l’obiettivo a cui dovrà portare il processo, quindi il motivo per cui si realizzerà una precisa attività.
Inoltre si dovranno definire quali sono le regole da seguire e le singole procedure, ovvero le direttive necessarie a raggiungere uno scopo finale.
Il coordinamento del processo
Nell’esecuzione del processo saranno coinvolti diversi reparti, i quali dovranno lavorare in sinergia oppure in maniera indipendente, con il rispetto di specifiche tempistiche e senza perdere di vista il raggiungimento dell’obiettivo. A questo fine sarà indispensabile uno scambio di informazioni tra i singoli reparti.
Questa attività potrà essere coordinata adottando una serie di misure. In primo luogo sarà necessario definire quelle che sono le responsabilità dei singoli reparti interessati al processo di trasformazione, in modo da evitare la nascita di complicazioni tra le diverse funzioni aziendali.
A questo si aggiunge la necessità di identificare un process manager, quindi un responsabile, necessario per supervisionare le singole procedura e completare tutte le fasi del processo.
Infine in particolari situazioni, in cui è richiesta una sinergia tra un numero ampio di soggetti o di reparti, si potrà anche identificare un specifica unità organizzativa.
Approfondisci qui: Coordinamento aziendale forme e meccanismi
L’esecuzione del processo aziendale
La fase finale del processo aziendale è quella che prevede la trasformazione della risorsa input in quella output, la quale potrà essere eseguita attraverso tre diversi procedimenti:
• Attività umana: si prevede l’impiego delle abilità o delle conoscenze intellettuali e tecniche di un essere umano.
• Utilizzo di tecnologie: per realizzare il processo aziendale potranno essere sfruttati macchinari, software o specifiche tecnologie.
• Combinazione uomo-macchina: in particolari attività viene richiesto sia l’intervento del lavoro umano, sia quello di attrezzature apposite.
Le tipologie di processi aziendali
La storia del processo aziendale è strettamente collegato alla nascita dell’idea stessa di organizzazione dell’azienda. Oggi al fine di definire quali sono le tipologie di attività, si utilizzano due diverse classificazioni: il sistema di Porter e la piramide di R.N. Anthony.
La classificazione di Porter
Nel 1985 Michael Porter scrisse un saggio in cui, nell’organizzazione di un’azienda, individuò 9 processi suddividendoli in 5 primari e 4 secondari.
• Processi primari: sono l’insieme di attività che si rivolgono ai clienti esterni all’impresa e quindi fanno riferimento a una serie di funzioni aziendali, dalla logistica interna ed esterna alle attività di marketing, dalla vendita alle operazioni di produzione, fino ai servizi post-vendita.
• Processi secondari: sono quelle realtà che hanno come destinatari soggetti interni all’impresa e saranno quindi necessari a realizzare i processi primari. Tra questi si individuano:
- Approvvigionamento
- Risorsa e sviluppo
- Organizzazione delle risorse umane
- Attività di amministrazione e finanziarie
La suddivisione in base agli obiettivi di R.N. Anthony
In base alla classificazione effettuata da R.N. Anthony, i processi aziendali vengono distinti in base all’obiettivo per cui sono stati creati e alla tempistica con cui vengono realizzati, creando in questo modo una piramide. Si distingueranno tre processi:
• direzionali: sono quelle attività posizionate sulla punta della piramide e riguardano le funzioni in ambito strategico come la pianificazione, prevedendo una realizzazione nel medio e lungo termine.
• Gestionali: sul secondo gradino sono situati i processi di controllo necessari per raggiunger l’obiettivo.
• Operativi: infine alla base della piramide si trovano i processi a breve termine che prevedono quindi tutte quelle attività necessarie a mettere in atto l’obiettivo, come la vendita, la produzione, la logistica, l’organizzazione delle risorse umane e l’approvvigionamento.
Esempi di processi aziendali
per conoscere quali sono i processi aziendali bisogna innanzitutto capire che l’identificazione di un processo deve partire dalla pianificazione dell’impresa. All’interno delle organizzazioni spesso i processi più comuni che ritroviamo sono:
- Processo di pianificazione e progettazione
- Processo di analisi
- Processi che gestiscono il sistema qualità
- Processi di vendita
- Processi di acquisto logistica
- Processi amministrativi
- Processo di monitoraggio con indicatori di prestazione chiave
- Processo per gestire i flussi di informazioni
- processo per gestire il personale
- Processo formativo
- Processo produttivo
- Controllo della produzione
- Ricerca e Sviluppo
- Welfare aziendale gratificazione dei dipendenti
I processi che si possono riconoscere in un’impresa sono tantissimi, perchè ogni fase della vita del business, può essere sistematizzata con procedure da concatenare, assegnare a risorse umane o gestire con tecnologie; che funzionando in modo consequenziale formano un processo.
Mappatura dei processi aziendali
Una volta capito cosa sono e quali possono essere considerati processi aziendali, è bene capire come poter mappare tali procedure per ottimizzare l’azienda.
Per Mappare i processi bisogna creare un diagramma di flusso, che va a definire in modo chiaro, anche con mappa visiva, eventi consequenziali nei flussi operativi che formano l’insieme del processo da mappare.
La mappatura aiuta l’imprenditore a comprendere chiaramente un processo offrendo una visualizzazione relativa all’intero percorso da osservare, e una che consente di individuare eventuali criticità di singole procedure operative.
Organizzare l’azienda mappando i processi, offre anche vantaggi come:
- Documentazione facilmente individuabile ( i processi devono essere scritti)
- Facilità di comprensione in riunioni aziendali
- Far emergere problematiche aziendali mai osservate
- Stabilire correttamente ruoli e mansioni
- Ripartire correttamente i carichi di lavoro
- Individuare problematiche che non consentono aumento del fatturato, o di aumentare le vendite
- Consentire decisioni più consapevoli
Il fine di un processo aziendale è quello di creare valore, che dovrà essere quantizzato e misurato. In questa prospettiva sono necessari dei metodi attraverso i quali sia possibile procedere a una verifica dei risultati ottenuti. Il termine utilizzato è quello di mappatura.
Questo procedimento prevede una vera e propria raffigurazione grafica in cui vengono inserite tutte le attività del processo, identificate attraverso una sequenza temporale, oppure utilizzando colori differenti.
Lo scopo primario della mappatura è quello di migliorare le fasi del processo aziendale, individuando quali sono le attività che generano dei rallentamenti, oppure sono di ostacolo al flusso della trasformazione. In questo modo si potrà intervenire con modifiche mirate al fine di ottenere una maggiore produttività ed efficienza in ogni singola attività.
Approfondisci: Flow Chart diagramma di flusso
Misurazione dei processi aziendali
I processi vanno oltre che mappati misurati, e la misurazione è uno degli elementi che insegniamo all’imprenditore durante le sessioni di business coaching. Ai nostri coach, capita spesso di notare che uno dei motivi per i quali non si riescono a raggiungere risultati di crescita, di aumento del fatturato, è proprio l’applicazione errata o mancante di questo tipo di rilevazioni.
Misurare i processi significa misurare le prestazioni dell’azienda, attraverso l’utilizzo di indicatori di performance (kpi) e sistemi di rilevazione, che non solo devono essere conosciuti, ma bisogna anche saperli utilizzare nell’analisi dei risultati.
Approfondisci: Misurazione dei processi aziendali
Ottimizzazione processi aziendali
L’ottimizzazione dei processi aziendali è probabilmente la chiave di volta per innescare la crescita delle imprese che non riescono a aumentare la produttività. L’ottimizzazione dei processi in azienda rientra di diritto nel campo del Business Process Management. Se la mappatura è utile ad analizzare in modo facile, l’ottimizzazione consente di chiudere il cerchio e porre rimedio alle problematiche evidenziate nella mappatura. Ad esempio, una volta individuato con la mappa una sovrapposizione di ruoli, si può intervenire riassegnandoli in base alle competenze. Oppure, potrebbe capitare che la mappatura fornisca la soluzione a un problema di vendite, che però si trova nel reparto logistica, acquisti, nella supervisione del personale etc etc.
Organizzare l’intera attività d’impresa per processi è un concetto tanto valido quanto poco utilizzato dagli imprenditori. Ognuno ha un proprio modello organizzativo, ma se l’azienda non cresce, evidentemente c’è bisogno di allenare la propria mente a un nuovo tipo di organizzazione. Per modificare la tua organizzazione aziendale hai la possibilità di richiedere una consulenza di business coaching qui
