La redazione di un diagramma di flusso (Flow Chart) dei processi aziendali è un metodo funzionale alla pianificazione e revisione di un sistema già pianificato, ma può essere impiegato anche durante lo sviluppo di nuovi processi e attività. In ambito aziendale il loro utilizzo ha avuto un’ampia diffusione in quanto consentono di identificare, preventivamente, le eventuali problematiche che possono sorgere in qualsiasi fase di processo, consentendo in tal modo di avviare la soluzione in tempi decisamente ridotti.
Il Flow Chart, quindi, è il punto da cui partire per raccogliere le informazioni utili all’esame delle varie fasi.
Il Flow Chart nella mappatura dei processi
Il Flow Chart è una delle principali tecniche rientranti nella mappatura dei processi.
La mappatura dei processi, infatti, comprende tutte le tecniche che possono essere utilizzate per identificare e rappresentare le varie componenti dei processi.
L’obiettivo che si vuole raggiungere attraverso l’uso di questa mappatura è quello di fornite una rappresentazione sintetica del processo aziendale, sotto tutti i profili: decisionale, operativo-gestionale, organizzativo e anche amministrativo.
Con il Flow Chart si potrà progettare sia il sistema organizzativo, sia quello di controllo in modo tale da stabilire cosa e come controllare.
Con il diagramma di flusso è possibile rappresentare l’aspetto dinamico di un problema in termini di attività-operazioni, di eventuali risorse necessarie e, quindi, di risultati raggiunti; con tale strumento è possibile evidenziare il flusso di un processo, in termini di input, attività e output, le unità organizzative coinvolte, i documenti prodotti e gli archivi movimentati.
Quali sono i simboli fondamentali del sistema Flow Chart?
Il diagramma di flusso è una schematizzazione grafica che si presta ad essere applicata anche nel processo aziendale.
I simboli fondamentali per la rappresentazione grafica sono:
- INIZIO o FINE: questa funzione la troviamo rappresentata all’interno di un ovale schiacciato, e viene utilizzata per indicare sia la partenza, l’inizio del processo, sia la sua conclusione, la fine. All’interno di questo ovale andrà inserita la prima azione da porre in essere, l’INPUT che da il via al processo.
- ATTIVITA’ / PROCESSO: è il simbolo più utilizzato nei diagrammi di flusso e la sua forma a rettangolo ha lo scopo di identificare uno step del processo, un’azione o una funzione. Per avere una mappatura di processi piuttosto dettagliata, occorre scindere il più possibile ogni singola attività.
- DECISIONE / ?: indica una domanda a cui rispondere. Solitamente la risposta è si/no o vero/falso. Viene utilizzato quando durante la schematizzazione del processo ci si ritrova davanti ad una decisione da prendere, allora questa dovrà essere collocata all’interno del simbolo a forma di rombo. Questa situazione porterà alla generazione di almeno due ipotesi: è come quando, anche nella vita di tutti i giorni, ci si ritrova dinanzi ad una decisione da prendere e, per fare la scelta giusta, si cerca di valutare tutte le varie ipotesi. In questo punto bisogna ragionare a 360 gradi, senza lasciare nulla al caso: questo è il momento in cui occorre prevedere e definire cosa fare quando capita l’eventualità più temuta. Una volta giunti ad una domanda, il diagramma di flusso può essere suddiviso in diversi rami che, in base alla risposta, conducono a conseguenze successive.
Queste tre forme sono le più comuni e più utilizzate nella maggior parte dei processi produttivi, ma non finiscono qua.
Quali sono gli ulteriori simboli utilizzati nella rappresentazione di un processo aziendale con il sistema Flow Chart?
Tutti i simboli hanno una funzione e un significato ben preciso, ma oltre alle più comuni forme è possibile implementare il Flow Chart con ulteriori forme rappresentative.
- DOCUMENTO: questo simbolo è rappresentato da un rettangolo alla cui base non vi è una linea retta ma ondeggiante. Questa funzione viene utilizzata per rappresentare l’input o l’output di un documento, come ad esempio la ricezione di un rapporto, di una circolare o di una semplice mail o un promemoria. In sostanza descrive tutti i tipi di documenti necessari in quel preciso punto del processo. Lo troviamo collocato alla destra del simbolo primario e non sempre ha un collegamento diretto.
- DATI: in questo simbolo vengono inseriti gli eventuali dati necessari al funzionamento del processo.
- DATABASE: rappresenta i dati ospitati su un servizio di archiviazione, che potrà rivelarsi utile nel caso in cui si debbano svolgere delle ricerche.
- DISCO RIGIDO: il simbolo del disco rigido indica la collocazione dei dati archiviati all’interno di un disco rigido.
Ulteriori simboli impiegabili possono essere quelli utilizzati in ambito di processi finanziari.
Ma come si realizza nella pratica un Flow Chart?
Qui di seguito verrà rappresentato uno Flow Chart relativo ad un processo di accensione di un macchinario:
- INIZIO (simbolo ovale)
- PROCESSO (simbolo rettangolare): accendere la macchina
- DATI (simbolo parallelogramma): digitare il codice autorizzativo
- DOMANDA (simbolo rombo): il codice è corretto?
- se la risposta è sì allora il processo si conclude con, l’accensione della macchina, quindi il processo termina FINE (simbolo Ovale);
- se la risposta è negativa allora devi ritornare al processo precedente, quello relativo alla digitazione del codice, che, qualora non risultasse mai corretto, potrebbe generare un loop.
Quale programma occorre installare sul computer per realizzare un Flow Chart?
Un diagramma di flusso è composto da simboli, quindi, per realizzarlo è necessario avere installato sul proprio pc un programma di videoscrittura o di calcolo.
Con word, ad esempio, è possibile realizzare un Flow Chart utilizzando le forme che possono trovarsi nella sezione illustrazione, del menù inserisci collocato nella barra multifunzione, oppure, è possibile utilizzare le composizioni predefinite contenute nella stessa sezione, sotto il nome di SmartArt. La seconda opzione è impiegabile anche nei fogli di calcolo di Excell.
Aspetti e conclusioni del Flow Chart
Concludendo, un processo aziendale può essere rappresentato attraverso un diagramma di flusso, ovvero una schematizzazione standard dei vari step, di tutte le fasi che vengono poste in essere durante l’attività aziendale.
Grazie alle diramazioni scaturenti da una decisione da prendere o da una domanda a cui dare risposta è possibile analizzare tutte le varie ipotesi che possono nascere se si segue l’una o l’atra via, in questo modo si può presupporre quale sarà l’eventuale condotta da evitare per non incappare in aspetti rischiosi e meno adatti alla salute dell’azienda.
Il diagramma di flusso è un sistema che permette di sviscerare e di porre a nudo qualsiasi tipo di processo, questo sistema consente di ragionare in merito ai pro e contro che possono intrecciarsi durante l’esplicazione di qualsiasi attività che l’uomo pone in essere.
