Procedure aziendali: cosa sono e perché scriverle

Le procedure aziendali sono alcuni dei documenti, interni all’azienda più importanti, per evitare inefficienze e problemi di comunicazione. 

Si possono scrivere le procedure quasi per ogni tipo di attività e, ovviamente, è importante controllarle periodicamente e, in caso di necessità, aggiornarle intervenire dunque, con delle azioni correttive.

È grazie alla definizione di questi importanti documenti che il team può lavorare al suo meglio.

In questo articolo scopriamo esattamente cosa sono le procedure aziendali e perché è importante realizzare dei documenti scritti.

Cosa sono le procedure aziendali?

Le procedure aziendali sono tutti quei documenti, interni all’azienda, che descrivono in modo dettagliato come devono essere eseguite le attività.

Brevemente, grazie a questi documenti, si possono mettere nero su bianco i processi aziendali fin nel minimo dettaglio in modo che chiunque possa consultarli e rispettarli.

Possono riguardare una vasta gamma di attività, come la gestione delle risorse umane, la sicurezza sul lavoro, la gestione dei clienti e la gestione dei processi aziendali. 

Ricorda, sono informazioni molto dettagliate che rendono chiaro e specifico come si arriva da un input A ad un output B per ogni tipo di attività.

Per essere sicuro che siano scritte in modo comprensibile da tutti, è sufficiente sottoporle a qualcuno che non conosce il processo di lavoro e verificare se, nonostante la sua estraneità, riesca lo stesso a raggiungere l’output B.

Le procedure aziendali scritte sono parte integrante del percorso di organizzazione aziendale di un’azienda di successo, non si può raggiungere un buon risultato senza delle ottime procedure condivise con tutto il team.

Perché scrivere le procedure aziendali

In molte aziende è normale spiegare ai nuovi arrivati come si svolgono determinate attività senza realizzare mai un vero e proprio kit di procedure.

Ma quante volte in realtà succede che ogni lavoratore arriva alla fine della sua mansione con “il proprio metodo” creando disguidi, ritardi e anche incomprensioni?

Scrivere le procedure aziendali è utile proprio per evitare queste situazioni, ogni collaboratore svolge le attività nello stesso modo in cui lo fanno tutti gli altri e, in caso di cambio del personale, non si verificano inutili sprechi di tempo per interpretare il lavoro già svolto da altri.

Proviamo insieme a immaginare quante inefficienze si possono correggere scrivendo le procedure e mettendole a disposizione di chiunque abbia bisogno di verificarle in caso di dubbi.

Inevitabilmente, applicando questo metodo, diminuiranno le possibilità di errore, i dubbi relativi ad ogni procedura e, ultimo ma non per importanza, avrai un team super produttivo.

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A questo punto potrebbe esserti utile questa lettura: Organizzare il lavoro per ottimizzare la produttività, consigli utili

Ovviamente il confronto tra tutti i dipendenti continua ad essere molto importante ma solo quando rappresenta un valore aggiunto, non quando potrebbe essere sostituito dalla consultazione di un documento.

La scrittura delle procedure aziendali permette inoltre di creare una guida chiara e precisa per i dipendenti, aiutandoli a svolgere tutte le attività in modo conforme alle politiche dell’azienda.

Con la lettura di questo articolo hai potuto capire quali sono le procedure aziendali e come scriverle nel modo migliore possibile affinché siano utili per creare una guida chiara, definita e condivisa che tutto il personale può seguire.

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