La digitalizzazione e l’innovazione tecnologica sono alla base della rivoluzione dell’Industria 4.0, un’evoluzione che ha portato profondi cambiamenti nei processi produttivi. In questa prospettiva si collocano l’utilizzo di sistemi sempre più efficienti, e al contempo tendenti a rendere fluidi le attività aziendali, come il business process management. In questa guida andremo a considerare cos’è, quali sono le sue caratteristiche e il ruolo all’interno di un’impresa moderna.
Business process management: cos’è e le sue caratteristiche
Il business process management, conosciuto comunemente con l’acronimo BPM, è una metodologia attraverso la quale sarà possibile definire, analizzare, ottimizzare e monitorare i processi aziendali.
Il BPM combina elementi presenti nella gestione dell’impresa con quelli tecnologici sviluppati grazie all’utilizzo di software e hardware. Grazie a questa combinazione si avranno specifiche caratteristiche che permettono di svolgere una serie di attività in perfetta automazione, intervenendo in quei processi in cui l’utilizzo di strumenti tecnologici è indispensabile, perfezionando e sostituendo l’attività umana. Il BPM utilizzerà una serie di attività specifiche:
• Accumulo dati: permette di conservare e raggruppare tutti i dati necessari a migliorare il processo produttivo.
• Analisi: sono l’insieme di processi svolti dal software attraverso cui verranno catalogati i dati e valutati.
• Resoconto: si otterranno delle schede specifiche sui singoli elementi analizzati.
• Elaborazione: verranno programmate le procedure necessarie per raggiungere un obiettivo.
Questi processi sono tutte realtà che prima del business process management venivano eseguite da singoli individui o da reparti indipendenti dell’azienda, con un investimento ampio di risorse e con un coordinamento che a volte poteva risultare complicato e rallentare il processo produttivo.
Come si realizza il business process management
Il business process management si potrà applicare sia per migliorare i processi esistenti, sia per la creazione di nuove attività che possano rendere più efficace e efficiente un settore o l’azienda stessa. Si potranno distinguere una serie di fasi, dalla progettazione alla realizzazione del processo produttivo.
Prima fase: la definizione del processo aziendale
L’operazione iniziale dovrà essere quella di stabilire quale sia il processo produttivo che dovrà essere sottoposto al business process management, individuando gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
In questa fase si stabiliranno anche i soggetti che fanno partire dell’attività, stabilendo il team di lavoratori, i singoli reparti, il responsabile, i fornitori e i clienti.
Seconda fase: l’analisi del processo
Il passo successivo prevede l’azione di analisi, attraverso una scomposizione di tutte le singole procedure necessarie e stabilendo la durata del processo, quale sia il valore che deve essere raggiunto con la reazione di un output e la tempistica. Durante l’analisi dovranno essere rivelate anche la presenza di eventuali criticità, con l’elaborazione delle soluzioni necessarie.
Terza fase: stabilire gli obiettivi futuri
Quali sono i risultati che si vogliono ottenere? Il processo è efficace ed efficiente? Sono i quesiti che verranno analizzati per definire i processi futuri e identificare quale siano i traguardi che si vogliono raggiungere.
La fase conclusiva
Infine il business process management prevedrà di attuare il processo produttivo, valutando quale siano le proprietà, controllando lo sviluppo delle varie fasi, ottimizzando i processi e registrando i progressi in modo da ottenere il massimo del risultato anche in futuro.
Il business process management e la riprogettazione dei processi aziendali
Quando si parla di business process management si dovrà fare una distinzione rispetto a un’altra topologia di analisi delle attività dell’impresa, conosciute con l’acronimo BPR e che identifica la riprogettazione dei processi aziendali.
Il sistema BPR può partire dalla necessità di effettuare un cambiamento all’interno del processo produttivo, dalla valutazione della soddisfazione del cliente, oppure se vi è un cambiamento sostanziatale all’interno della mission e vision aziendali. Ciò comporta la necessità di effettuare una modifica sostanziale delle singole attività necessarie alla produzione.
Ma come si effettua questa procedura? Si partirà sempre dall’analisi degli obiettivi e dei soggetti preposti, con una mappatura delle singole funzioni e la definizione degli obiettivi. L’analisi in particolare si soffermerà sulle criticità che si possono generare tra le diverse funzioni aziendali, in particolare nei punti di contatto.
Come si realizza la riprogettazione dei processi aziendali
A questo fine si potranno utilizzare diversi tipologie di strumenti:
• definizione delle gerarchie: si cambieranno i ruoli di responsabilità e l’eventuale presenza di supervisori.
• Organizzazione dei processi: i reparti preposti allo svolgimento dell’attività potranno essere riuniti, divisi oppure eliminati, se un settore non è più necessario.
• Tecnologie: potranno essere impiegati nuovi strumenti tecnologici, modernizzando quelli già esistenti, oppure aggiungendo nuovi strumenti che siano adatti al processo produttivo.
• Incentivazione: potranno essere introdotti nuovi sistemi finalizzati ad aumentare la produttività.
Le differenze tra business process management e riprogettazione dei processi aziendali
Il business process management e la riprogettazione dei processi aziendali, potrebbero apparire simili, dato che in ambedue i casi si ottiene un’ottimizzazione della produttività, ma la metodologia è molto differente. Infatti nel caso del BPM si manterrà la stessa struttura del processo aziendale, intervenendo sulle criticità, migliorandola e rendendola più efficiente.
La riprogettazione invece, prevede un intervento molto più profondo, con la trasformazione completa delle singole attività svolte all’interno di un’azienda e una vera e propria riformulazione di tutte le funzioni necessarie a raggiungere uno specifico scopo.
Perché è importante il BPM
Il business process management è una metodologia che acquista una rilevanza sostanziale soprattutto con lo sviluppo di un mercato che richiede massima efficienza con un rapporto tempistica di risultati e impegno delle forza lavoro ottimale. Di seguito indichiamo quali sono i principali vantaggi di affidarsi al sistema BPM:
• ottimizzazione dell’impresa: si otterrà una maggiore efficienza nella produzione, ovvero la capacità di raggiungere un obiettivo nel tempo più breve e impiegando le risorse più adatte.
• Flusso di lavoro: verrà migliorato il coordinamento tra i singoli reparti risolvendo le criticità che si possono verificare tra una funzione aziendale e un’altra e che determinano un rallentamento della produzione.
• Definizione dei processi: si definiranno le singole procedure necessarie a realizzare un’attività aziendale rendendole sicure, stabili e automatizzate.
• Evitare gli errori: grazie all’ottimizzazione effettuata attraverso il business process management, si limiteranno gli eventuali errori che possono verificarsi durante un processo, e che possono condizionare la soddisfazione del cliente e il raggiungimento degli obiettivi.
• Gestire le risorse: attraverso il business process management si potranno anche bilanciare con attenzione le attività di lavoro e gestire le risorse umane.
• Efficacia aziendale: infine si potranno raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera più rapida.
Business process management: tra cultura e innovazione
Il sistema di business process management è il risultato non solo dell’innovazione tecnologica, offrendo alla direzione d’impresa strumenti validi per intervenire nei processi aziendali, ma rispecchia un cambiamento culturale che si è avuto negli ultimi anni all’interno del sistema produttivo. In particolare l’utilizzo di un software BPM, si integra perfettamente con la necessità di realizzare una perfetta sinergia all’interno dei singoli reparti del processo produttivo, con il risultato di renderlo fluido, efficacie ed efficiente.
Il business process manager si colloca quindi tra quei sistemi che devono essere considerati indispensabile se si vuole incrementare la crescita di un’azienda rendendola competitiva nel mercato moderno.
