Conferance call: come organizzarle e come gestirle

La conferance call è una video chiamata tra più persone grazie alla quale è possibile effettuare incontri, riunioni e conferenze on line, cioè senza la necessaria presenza fisica dei partecipanti nello stesso luogo.

Organizzare e gestire call conferance tra più persone fisicamente distanti oggi è possibile grazie alle tecnologie sempre più avanzate e alle numerose piattaforme che offrono questo servizio in modo gratuito e di facile utilizzo.

Alcune delle piattaforme per video conference più utilizzate sono:

  • Skype;
  • Zoom;
  • Google Meet;
  • Go To Meeting;
  • Web Ex.

Queste elencate sono applicazioni che utilizzano strumenti e icone facili e intuitive.

Nonostante la semplicità dell’utilizzo delle piattaforme per la riunione digitale, come per tutte le call, siano esse off line che on line, è importante tenere presente delle regole fondamentali per organizzare e poi gestire nel migliore dei modi la riunione virtuale al fine di semplificare e rendere il più proficuo possibile il lavoro.

Approfondisci: Come organizzare e gestire un Meeting in modo efficace

Come organizzare le conferance call

Per organizzare una conferance call bisogna inizialmente scegliere la piattaforma da utilizzare e conoscere bene:

  • la qualità della connessione posseduta;
  • il numero di partecipanti massimo consentito;
  • il costo da pagare per un numero di partecipanti superiore a quello consentito;
  • inviare un invito;
  • avviare una conversazione;
  • condividere un contatto;
  • condividere lo schermo;
  • inviare un file;
  • aggiungere un partecipante, ecc..

Dopo aver compreso l’utilizzo della piattaforma è importante organizzare la call in modo tale da gestire al meglio i tempi e le conversazioni del meeting.

In particolare è utile:

  • predisporre un ordine del giorno in cui saranno elencati tutti gli argomenti da affrontare durante la riunione ed evitare così divagazioni e perdite di tempo;
  • preparare tutti i documenti e i file da presentare durante la call;
  • stabilire ora e giorno dell’incontro e assicurarsi che tutti i partecipanti siano disponibili (per fare ciò importante organizzare e stabilire la data della riunione con largo anticipo);
  • condividere i punti dell’ordine del giorno con i partecipanti nei giorni che precedono la riunione in modo tale che si possano farsi un’idea degli argomenti che saranno affrontati.

Utilizzando questi semplici consigli sarà molto più facile organizzare una video conferance ed eliminare eventuali problemi che potrebbero pregiudicare la riuscita della call.

Come gestire le call aziendali

Per organizzata nei minimi dettagli le call aziendali, bisognerà prepararsi per gestirla al meglio al fine di ottenere il massimo rendimento dall’incontro.

I passi fondamentali per gestire una video conferance sono:

  • assicurarsi che la connessione internet funzioni;
  • condurre la riunione in un ambiente tranquillo e lontano fa fonti di rumore;
  • il relatore dovrà sempre connettersi in anticipo rispetto all’orario stabilito in quanto sarà colui che darà l’avvio alla call;
  • nel momento in cui tutti i partecipanti si saranno collegati – dopo averli ringraziati per la loro partecipazioneillustrare le linee guida che permetteranno di condurre al meglio l’incontro, ad esempio silenziare il microfono mentre parlano gli altri relatori, chiedere di intervenire con l’alzata di mano, il tempo massimo per gli interventi, ecc..
  • se qualche partecipante dovrà lasciare la riunione prima della conclusione, dovrà avvisare in anticipo il relatore della sua uscita anticipata;
  • registrare il meeting in modo tale che i partecipanti abbiano la possibilità di rivedere la call aziendale per eventuali approfondimenti o nel caso non abbiano potuto partecipare.

Questi sono i punti più importanti per gestire al meglio una video conferance, punti che se rispettati e mantenuti sia durante l’organizzazione che la gestione della conferenza, sicuramente daranno risultati positivi non solo per migliorare la gestione del tempo ma ottenere anche un proficuo scambio di informazioni.

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