La gestione delle riunioni a lavoro è una delle competenze aziendali più importanti che si possono avere. Se usate bene, possono essere uno strumento utile per far avanzare i progetti. Gli incontri lavorativi sono un modo importante per riunire le persone per uno scopo comune. Di seguito alcuni consigli di base per rendere il vostro incontro in azienda produttivo, efficace e inclusivo.
Gli incontri sono necessari per coordinare gli sforzi individuali, collaborare a progetti comuni, raccogliere supporto per le idee, vendere idee, risolvere problemi collettivamente e prendere decisioni basate sul consenso. Essenzialmente, i meeting sono un incontro di due o più persone per realizzare collettivamente, ciò che una persona da sola non può fare. Se ritenete che la vostra riunione sia necessaria, il passo successivo è quello di iniziare a pianificarla. Questa prima fase è la chiave per gestire una riunione efficace.
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Check list operativa: Come prepararsi per una riunione di lavoro
In teoria, più lavoro si organizza prima di entrare nella stanza, più l’incontro sarà produttivo ed efficiente. L’utilizzo di una checklist operativa, garantisce di aver coperto tutte le questioni e di non sprecare il tempo di nessuno (compreso il proprio). Le e-mail, le conversazioni… non potranno mai sostituire un incontro fisico in cui ci si può prendere il tempo di spiegare le cose, di approfondire, di dialogare su un progetto importante…Detto questo:
- Organizzate una riunione solo se non potete fare diversamente.
- La lista dei partecipanti. C’è una regola per la lista dei partecipanti: deve essere la più breve possibile. Solo coloro che hanno un ruolo chiaro nella vostra riunione devono essere invitati. Abbiate cura di inviate le vostre richieste di incontro con almeno 10 giorni di anticipo. È importante che i partecipanti all’incontro abbiano almeno riflettuto su alcune idee, proposte… prima di venire.
- L’ordine del giorno. Il vostro ordine del giorno deve elencare gli obiettivi della vostra riunione in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Assicuratevi di creare un ordine del giorno specifico da inviare ai vostri colleghi prima della riunione. Chiedete ai parecipanti se è necessario apportare modifiche alle assegnazioni di tempo o al contenuto della discussione.
- Durata. Anche se potreste voler programmare una riunione lunga “non si sa mai”, è meglio che sia il più breve possibile. In questo modo, vi assicurate che i partecipanti alla riunione siano concentrati sull’ordine del giorno. Non c’è una lunghezza ideale, perché dipende dal vostro ordine del giorno, dai partecipanti e così via.
- Orario e location del meeting. L’orario della riunione dipende dalle vostre esigenze individuali. Quando si pianifica dove incontrarsi, tenere in considerazione le dimensioni, il comfort, l’accessibilità, il parcheggio adeguato, l’acustica della stanza, le esigenze di attrezzature, ecc. La scelta dell’orario della riunione dipende dalla disponibilità dei partecipanti e dalle strutture della riunione. La durata prevista della riunione dovrebbe anche essere un fattore per decidere quando programmare la riunione.
Gestione efficace di un meeting lavorativo
Appendere l’ordine del giorno su un treppiede o fissarlo al muro, farà in modo che tutti possano fare riferimento all’ordine del giorno quando la discussione sembra andare fuori binario. Assicuratevi che ogni individuo abbia un’equa possibilità di esprimere idee e opinioni. Non lasciate che una sola persona domini la discussione. Altrettanto importante è assicurarsi che i partecipanti silenziosi esprimano le loro idee e opinioni.
Iniziate chiarendo ciò che state cercando di ottenere. Ciò avrà un impatto su tutti i tipi di decisioni e su come dovrebbe funzionare l’incontro. In definitiva, la responsabilità del successo e dell’efficacia dell’incontro è di tutti i membri del gruppo. Un ordine del giorno ben pianificato, regole di base stabilite e l’utilizzo di un cestino dove raccogliere le idee dei partecipanti, sono delle chiavi importanti per gestire un meeting in modo efficace. Fare un buon lavoro di preparazione aumenterà la vostra fiducia e vi preparerà per un incontro di successo.
Le riunioni possono essere divertenti e produttive. È facile farsi prendere dalla pressione della riunione e perdere di vista le prospettive. Ricordate che lo stress diminuisce la creatività e la spontaneità e generalmente abbassa la qualità dei risultati raggiunti dal gruppo. Quindi rilassatevi e ricordate che i migliori risultati vengono da gruppi che sono in grado di ridere insieme, di discutere dei loro errori e di essere orgogliosi dei loro sforzi.
Le cause più comuni di riunioni improduttive sono la mancanza di un obiettivo chiaro, l’assenza di un ordine del giorno, la partecipazione di troppe persone non necessarie e la mancanza di un follow-up con azioni concrete. Senza una struttura precisa, una riunione rischia di diventare una conversazione non focalizzata che fa perdere tempo a tutti.
Una riunione di lavoro serve a raggiungere collettivamente un obiettivo che una persona da sola non può realizzare. I suoi scopi principali includono: prendere decisioni di gruppo, risolvere problemi complessi, coordinare le attività di un team, generare nuove idee (brainstorming) e condividere informazioni cruciali che richiedono un dialogo.
Un ordine del giorno efficace deve essere specifico e orientato agli obiettivi. Per ogni punto, indica chiaramente l’argomento di discussione, la persona responsabile di presentarlo e il tempo allocato. Invia l’ordine del giorno ai partecipanti almeno un giorno prima, chiedendo loro se ci sono modifiche o aggiunte da fare.
Usa il criterio del ruolo attivo. Invita solo chi rientra in una di queste categorie: chi deve prendere la decisione finale, chi possiede informazioni essenziali per la discussione, o chi sarà direttamente responsabile per l’attuazione delle azioni decise. Se una persona deve essere solo “informata”, è meglio escluderla e inviarle il verbale dopo l’incontro.
Non esiste una durata perfetta, ma la regola è “il più breve possibile”. Per riunioni di aggiornamento o coordinamento, 15-30 minuti sono spesso sufficienti. Per sessioni decisionali o di problem-solving, 45-60 minuti sono un buon limite per mantenere alta la concentrazione. Evita di programmare riunioni di default da un’ora se non è strettamente necessario.
Sì, assolutamente. Una riunione di brainstorming per generare idee richiede un ambiente flessibile e creativo. Una riunione decisionale, al contrario, deve essere più strutturata e focalizzata sui dati. Una riunione di aggiornamento (stand-up) deve essere rapida e concisa. Adattare lo stile all’obiettivo è fondamentale.
Per incoraggiare la partecipazione, il moderatore può usare diverse tecniche. Inviare l’ordine del giorno in anticipo permette a tutti di prepararsi. Durante la riunione, si può fare un giro di tavolo o porre domande dirette ma aperte a chi è più silenzioso, come: “Luca, sarei curioso di sentire la tua prospettiva su questo punto”.
Il moderatore ha il compito di riportare il focus sull’ordine del giorno. Una frase efficace è: “Questo è un punto molto interessante, ma forse non è strettamente legato all’obiettivo di oggi. Propongo di segnarlo nel ‘parcheggio delle idee’ per discuterne in un’altra occasione e tornare al punto X dell’agenda”. Questo valida l’intervento senza perdere tempo.
Un follow-up efficace deve essere breve e chiaro. Deve includere tre elementi essenziali: 1. Le decisioni chiave prese durante la riunione. 2. Una lista di azioni concrete (action items) da compiere. 3. Per ogni azione, specificare chi è il responsabile e qual è la scadenza. Questo trasforma la discussione in un piano operativo.
Il modo migliore è dare il buon esempio, gestendo le proprie riunioni in modo impeccabile. Inoltre, si possono condividere delle semplici linee guida o dei modelli (template) per l’ordine del giorno e i verbali. Introdurre la figura del moderatore a rotazione può anche responsabilizzare i membri del team e migliorare le loro competenze.
