Il timeboxing è una tecnica di gestione del tempo che permette la suddivisione delle attività da svolgere quotidianamente in intervalli di tempo ben stabiliti.
Un programma così ben organizzato aiuta a svolgere molte più attività in un dato lasso di tempo.
Un esempio di timeboxing molto utilizzato in America è lo speed networking. Questi eventi prevedono dei brevi incontri al massimo di 5 minuti per conoscere dei nuovi contatti. Al termine del tempo il moderatore avvisa che è il tempo di passare ad un altro incontro.
Continua a leggere l’articolo su Business Coaching Italia per scoprire di più sul timeboxing e come utilizzarlo per pianificare le attività lavorative aumentando la produttività.
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Che cos’è il timeboxing?
Il timeboxing è una tecnica di gestione del tempo che prevede di stabilire un’esatta quantità di tempo entro cui svolgere ognuna delle attività quotidiane da svolgere. In questo modo si concentra tutta l’attenzione sull’attività da svolgere, disponendo solo di un periodo di tempo limitato.
Spesso si è portati a svolgere un’attività fino a quando non è completata, senza considerare il tempo impiegato, anche se dovesse essere molto lungo.
Il timeboxing, invece, pone il focus sul tempo, non sul lavoro. Infatti, è necessario assegnare un determinato tempo (ore o giorni), il timebox, ad ogni mansione da svolgere. Questo sarà il solo tempo a disposizione per svolgere il lavoro.
Utilizzare la tecnica del timeboxing può aiutare te ed il tuo team ad alleggerire il carico di lavoro quotidiano garantendo di non sprecare tempo in attività non necessarie e di non sprecare risorse finanziarie per attività ad alto impatto.
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Come utilizzare la tecnica di gestione del tempo con il tuo team
Per dividere le tue attività con la tecnica di gestione del tempo conosciuta come timeboxing, puoi:
- stimare il tempo necessario per completare ciascuna attività. Tieni conto anche del tempo necessario per la ricerca di informazioni o per interruzioni non previste;
- assegnare l’intervallo di tempo. Che sia sullo smartphone o su Taskomat, per conservare la registrazione di tutti i dati, assicurati di impostare un timer che ti ricordi di passare all’attività successiva una volta scaduto il tempo;
- scegliere l’intervallo di tempo adatto alle tue esigenze. Non è importante la quantità di tempo che stabilisci ma è importante che individui il segmento di tempo adatto al timo di attività che devi svolgere;
- stabilire delle pause. Prenditi del tempo per riposare tra una timebox e l’altra (o anche all’interno della stessa timebox, se molto lunga). Anche se puoi essere tentato di saltare questi momenti per risparmiare tempo, ricorda che anche le pause sono necessarie per riprendere il lavoro con più energia;
- se non riesci a concludere l’attività nella timebox stabilita, prendi del tempo per analizzare ciò che sei riuscito a realizzare e capire cosa puoi migliorare.
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Vantaggi e svantaggi dell’utilizzo della tecnica del timeboxing
L’utilizzo della tecnica del timeboxing può aiutare:
- chi spesso si ritrova a rimandare il proprio lavoro, poiché avere del tempo limitato permette di focalizzare l’attenzione solo sul lavoro;
- un perfezionista che impiega molto tempo a prendere delle decisioni per cui rischia di perdere troppo tempo alla ricerca del progetto perfetto;
- ad evitare il ricorso al multitasking che spesso fa perdere la concentrazione durante il lavoro;
- a tenere sotto controllo la produttività di tutto il team di lavoro. Conoscendo le abitudini lavorative è possibile stabilire la giusta timebox per ciascuna attività;
- a decidere se c’è abbastanza tempo per avviare nuovi progetti senza rischiare di sovraccaricare te e i tuoi collaboratori;
L’adozione della tecnica del timeboxing può però non essere adatta a tutti i tipi di situazione, poiché:
- può essere difficile rispettare il tempo stabilito a causa di frequenti interruzioni esterne;
- il timeboxing può essere controproducente nel caso di richieste di alto valore qualitativo. In questi casi bisogna concentrarsi sulla qualità del lavoro svolto, senza tener conto della quantità di tempo impiegata;
- esiste la possibilità di stabilire dei timebox non adeguati alle attività da svolgere. Scegliere degli intervalli di tempo inadeguati può comportare una scarsa qualità del lavoro svolto o un eccessivo spreco di tempo.
Affinché il timeboxing sia efficace devi utilizzare il tempo stabilito in modo produttivo. Dopo aver assegnato una timebox ad un’attività ed averla svolta, analizza la qualità del lavoro svolto prima di passare all’attività successiva.
Se usato bene il timeboxing ti permette di organizzare l’attività giornaliera tua e dei tuoi collaboratori ed evitare la procrastinazione e ad aumentare la produttività.
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