In una economia in continua evoluzione e con un’elevata concorrenza, le risorse umane sono tra i fattori principali che permettono di far emergere un’impresa. In questa prospettiva si colloca il mansionario aziendale. Di seguito andremo ad analizzare cos’è, come realizzarlo e i pro e contro.
Cos’è un mansionario aziendale
Organizzare i ruoli e le attività di lavoro all’interno di un’azienda è una realtà indispensabile, in modo da impiegare al meglio le risorse disponibili e le competenze di ogni singolo dipendete. Infatti per rendere efficiente un’impresa, ogni lavoratore dovrà conoscere con precisione le sue mansioni, le sue responsabilità e l’obiettivo che deve raggiungere svolgendo un determinato compito, oltre alla vision aziendale. L’insieme di queste informazioni verranno inserirete all’interno di un documento preciso che prende il nome di mansionario aziendale.
L’organigramma e il mansionario aziendale si integrano al fine di offrire una visione completa dell’attività di un’impresa. Infatti, il primo permette una visione grafica delle gerarchie presenti in un’azienda; dall’altro lato grazie al mansionario aziendale, si avrà una descrizione sicura e trasparente delle competenze e delle aree di lavoro.
Come realizzare un mansionario aziendale
Il mansionario aziendale è un documento che dovrà essere stilato con attenzione e precisione, avendo una chiara visione delle attività dell’azienda, per questo dovrà essere redatto dalla Direzione del Personale. Ma come creare un mansionario aziendale? Sarà importante definire in modo chiaro e trasparente i suoi contenuti, sintetizzando tutti quegli elementi che permettono ai singoli soggetti di lavorare in tranquillità e con la certezza di svolgere al meglio la propria attività. A questo fine sarà importante seguire alcuni step.
Primo step: identificare la mission aziendale
Quali sono gli obiettivi da raggiungere? Quali i risultati che si vogliono ottenere? Sono domande che ci si deve porre prima di iniziare a redigere un mansionario aziendale. Se si hanno ben chiari questi presupposti si potranno scegliere i singoli ruoli e le competenze necessarie, organizzando il personale al meglio nelle attività lavorative.
Secondo step: la descrizione generale della posizione
Il passo successivo è quello di iniziare a redigere il documento, specificando quale sia la posizione lavorativa che deve essere occupata da un soggetto. Non è sufficiente indicare quale sia l’attività che dovrà essere svolta, ma si richiede una vera e propria descrizione base all’interno della quale inserire informazioni precise, in modo da conoscere quale sia il settore di riferimento dell’azienda, il reparto in cui dovrà lavorare un dipendete e i soggetti che saranno sotto il suo controllo. Infine si dovranno identificare anche la presenza di responsabili per le singole attività svolte.
Terzo step: indicare le caratteristiche del ruolo
Chiarezza e trasparenza sono due aspetti determinanti al fine di permettere a un soggetto, che deve ricoprire un particolare ruolo, di eseguirlo al meglio con un vantaggio personale e per la produttività dell’azienda. In questa prospettiva, nel mansionario aziendale, sarà necessario introdurre una sezione in cui specificare le caratteristiche del lavoro che dovrà essere svolto. In particolare si dovranno inserire le seguenti informazioni:
• scopo: ci si riferisce all’obiettivo che deve essere raggiunto, svolgendo la specifica attività.
• Funzioni: dovranno essere indicati i compiti da svolgere, specificando le singole attività che il ruolo in essere richiede.
• Responsabilità: sarà importante evidenziare anche le responsabilità collegate alla posizione lavorativa occupata, sia per aumentare l’efficienza di un singolo reparto e ottenere maggiori risultati per la produttività aziendale, sia nell’eventualità di controlli su altri soggetti o dipartimenti.
Quarto step: quali sono i requisiti richiesti
Questa sezione è quella dedicata alle competenze per occupare il ruolo che è stato indicato. Si dovranno quindi stabilire il livello di formazione necessario, per esempio una laurea oppure un titolo di studio con un livello inferiore.
Quinto step: le specializzazioni richieste
Infine, si dovranno specificare eventuali competenze che esulano da quelle di base, e che sono considerate necessarie al fine di ricoprire l’attività lavorativa. In particolare si indicheranno tutte le qualifiche da quelle basi alle più tecniche fino a valutare le competenze specifiche.
Perché è importante un mansionario aziendale: i vantaggi
Il mansionario aziendale permette di ottenere numerosi benefici per la gestione di un’azienda, soprattutto se viene continuamente aggiornato e se è stato redatto rispecchiando la realtà dei ruoli e delle competenze delle singole attività lavorative.
Ma quali sono i principali vantaggi? In primo luogo, grazie ad esso si avrà una certezza dei ruoli di ogni soggetto lavoratore, senza creare confusione sulle competenze, evitando eventuali sovrapposizioni dei ruoli tra reparti o tra le figure professionali.
Si otterrà una migliore gestione delle risorse aziendali con una maggiore responsabilità da parte dei dipenditi, che conosceranno l’obiettivo da raggiungere.
A questo si aggiunge che grazie al mansionario aziendale si evidenzieranno con precisione le competenze basi e specifiche, richieste per occupare una determinata posizione all’interno dell’impresa.
Inoltre questo documento permette al lavoratore di avere degli obiettivi prefissati precisi e definiti, in base ai quali sarà possibile valutare la sua attività e il suo impegno.
Un mansionario aziendale, che sia stilato in maniera attenta, permette anche di far risaltare eventuali problematiche nell’organizzazione dell’azienda, evidenziando la necessità di interventi e facilitando gli eventuali cambiamenti.
Infine può essere molto utile al momento di effettuare nuove assunzioni, dato che si avrà una maggiore chiarezza dei requisiti necessari per i singoli ruoli.
Cosa considerare quando si redige un mansionario aziendale
Il mansionario aziendale, se da un alto prevede numerosi vantaggi, dall’altro presenta anche una serie di aspetti negativi.
Infatti non sarà possibile indicare in esso tutte le competenze di un singolo soggetto, come il valore dell’esperienza accumulata negli anni. Inoltre in una società economica in continuo cambiamento, spesso, le linee di demarcazione dei singoli ruoli non possono essere sempre rispettate. Ciò comporta che il mansionario aziendale dovrà subire continue trasformazioni, un’attività che richiede un certo quantitativo di tempo e una flessibilità che non sempre si riesce a mantenere.
