gestione dei flussi informativi aziendali

Cosa si intende per flusso informativo aziendale

Il flusso informativo aziendale è l’insieme di tutte le notizie, informazioni e i messaggi trasmessi in ambito aziendale. Queste notizie e informazioni che costituiscono il flusso informativo possono essere scritte o orali; di natura formale o informale.

Informazione: definizione e caratteristica principale

L’informazione è un insieme di dati, scritti o verbali, che rappresentano una risorsa in quanto fonte di conoscenza. La caratteristica principale dell’informazione, intesa come insieme di dati utili, è la sua trasmissibilità. L’informazione si trasmette, si può condividere con le parole, con le immagini oppure con messaggi scritti e questa caratteristica ne amplifica il valore intrinseco.

Gestire i flussi informativi e la conoscenza

La trasmissibilità delle informazioni rende essenziale il processo di gestione dei flussi informativi aziendali e della conoscenza. In un team aziendale, infatti, ogni progetto di lavoro si sviluppa grazie ad uno scambio di informazioni che vanno ad implementare le conoscenze dei singoli componenti del team. Per questo saper gestire i flussi informativi e la conoscenza in ambito aziendale è il segreto per la riuscita di ogni attività. Il flusso informativo si compone di fasi distinte: la decontestualizzazione; la codificazione; la trasmissione; la decodificazione e la contestualizzazione. Affinché il flusso delle informazioni e della conoscenza sia efficace è necessario che tutte le fasi, di cui si compone, si svolgano nella maniera giusta. 

Sistema informativo aziendale

Il sistema informativo aziendale ha il compito di gestire i flussi informativi ed è un organismo composto da dati, strumenti, procedimenti e persone. Il sistema informativo è paragonabile al cervello umano che raccoglie gli input provenienti dalle percezioni sensoriali, li decodifica e li rielabora in informazioni che invia al resto del corpo tramite il sistema nervoso.

Allo stesso modo, tutti gli elementi che costituiscono il sistema informativo hanno il compito di mettere insieme i dati, archiviarli e successivamente trasformarli in informazioni. Queste, infine, vengono trasmesse a chi dovrà usufruirne all’interno dell’organizzazione aziendale, nel più breve tempo possibile e ottimizzando l’impiego di risorse. La qualità dei flussi trasmessi dal sistema informativo aziendale viene misurata sulla base di alcuni criteri.

Il primo di questi criteri è la selettività: il sistema deve fornire solo le informazioni necessarie all’organizzazione aziendale, eliminando quelle superflue. Il secondo criterio è la tempestività: il sistema ha il compito di fornire le informazioni necessarie nel più breve tempo possibile, evitando eventuali sprechi di risorse. Il terzo criterio è l’affidabilità: il sistema informativo deve fornire informazioni corrette e certe. Il quarto criterio è la flessibilità: le informazioni raccolte e trasmesse dal sistema informativo devono adeguarsi alle circostanze e alle esigenze di chi le riceve. L’ultimo criterio è l’accettabilità: i dati e le informazioni aziendali devono essere facili da comprendere, anche per quegli utenti che utilizzano sistemi informativi differenti.

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