A cosa serve il dimensionamento delle risorse?
Il dimensionamento delle risorse è un’operazione che permette di calcolare il carico di lavoro effettivo della singola area o divisione aziendale, di un ufficio o di un collaboratore. Inoltre, il dimensionamento consente di valutare il livello delle prestazioni di lavoro (se sono adeguate alle esigenze dei clienti) e di migliorarle se non soddisfano più le richieste della clientela.
Come si fa il dimensionamento delle risorse?
Per dimensionare le risorse si opera individuando il tipo di lavoro delle varie risorse, analizzando le eventuali anomalie del processo organizzativo, cercando strategie per ottimizzare le risorse (ad esempio, riduzione del carico di lavoro, riduzione dell’orario li lavoro, riduzione del personale se in esubero).
Quindi per fare il dimensionamento bisogna prima:
- Aver strutturato l’organizzazione aziendale
- Identificato processi aziendali
- stabilito metodi di misurazioni dei processi con indicatori di performance
A questo punto, vediamo assieme le 3 fasi in cui si articola il processo di dimensionamento.
Le 3 fasi del processo di dimensionamento delle risorse
Dimensionare le risorse è un processo che richiede attenzione e valutazione di diversi fattori. Di solito, si ricorre al Business Process Redesign per intervenire sulla revisione delle operatività non più adeguate alle necessità dell’azienda. Il dimensionamento vero e proprio viene invece affidato ad agenzie di consulenza esterne.
Le fasi da seguire nel processo di dimensionamento delle strutture operative sono 3: rilevazione, analisi e riprogrammazione.
La fase di rilevazione
La prima fase del processo di dimensionamento delle risorse è la fase di rilevazione. Durante questa fase, si rilevano tutte le strategie e gli obiettivi aziendali, le strutture in cui è suddivisa l’azienda, i vari ruoli esistenti, le attività programmate e svolte e per finire i tempi di consegna e la mole dei lavori. Questa prima fase di rilevazione serve quindi a definire il modello di organizzazione usato dall’azienda fino a questo momento.
La fase di analisi
Entriamo nel vivo del processo di dimensionamento delle risorse con la seconda fase, quella dell’analisi. Durante questa fase, bisogna esaminare i punti di forza e le criticità delle varie operatività.
Questo esame viene fatto in due modi:
- ▪ secondo criteri qualitativi
- ▪ secondo criteri quantitativi
- Cosa viene analizzato del processo operativo? Diversi fattori come:
- ▪ l’elenco dei lavori gestiti dalla singola area, comparto o ufficio
- ▪ il tempo impiegato per completare ogni lavoro
- ▪ il numero di professionalità che si sono dedicate a ogni singolo progetto
- ▪ come si collocano nel tempo questi lavori
La fase di riprogrammazione
Arriviamo alla risoluzione delle problematiche evidenziate nel corso della fase di analisi entrando nell’ultima fase: quella della riprogrammazione o riorganizzazione della struttura delle risorse. In quest’ultima fase si riprogettano strutture e ruoli, le attività e la ripartizione del lavoro. Allo stesso tempo, è utile fare una previsione dei rendimenti della nuova struttura.
Per risolvere le criticità può essere efficace:
- ▪ modificare alcune procedure di lavoro
- ▪ informatizzare alcuni procedimenti lavorativi, così da velocizzarli e semplificarli
- ▪ investire in un’adeguata formazione delle varie figure professionali
- ▪ collocare con efficacia le risorse
Calcolo della produttività
Come fa un’azienda a sapere se dimensionare le risorse è un’operazione necessaria in questo momento? Un fattore da tenere in considerazione è sempre la produttività. Per esaminare il livello di produttività aziendale basta eseguire un calcolo molto semplice. Si calcolano i carichi di lavoro (CI) in proporzione all’organico necessario (On) e all’organico assegnato (Oa). Il rapporto numerico tra On e Oa ci permette di valutare l’efficienza della produttività. Se i due parametri On e Oa coincidono, la produttività è ottimale. In caso contrario, se i valori On e Oa differiscono di molto, è il momento di prendere in considerazione un ridimensionamento delle risorse.
Vuoi dimensionare le risorse?
Se hai bisogno di fare un dimensionamento delle risorse, noi di Business Coaching Italia possiamo aiutarti in modo produttivo. Ovvero, la nostra mission è allenare e affiancare gli imprenditori online. Questo perchè un’imprenditore che compra una classica consulenza aziendale, deve adeguarsi alle impostazioni fredde e distaccate che un classico consulente d’azienda può offrire semplicemente prendendo dati, chiudendosi nel suo studietto, e presentando un piano. Mentre, avere un business coach che si immerge insieme all’imprenditore nelle dinamiche aziendali, nelle difficoltà che ogni giorno si presentano, si può avere un’aiuto nel migliorare i ragionamenti che sono alla base di un corretto e flessibile dimensionamento delle risorse.
