Gli indici di produttività misurano quanto l’azienda sta utilizzando in maniera performante le risorse, sia finanziarie che non (ossia capitale, materiali e forza lavoro), per produrre un certo output.
In quanto indici, sono espressi dal rapporto tra un dato output (fatturato, produzione etc…) e le risorse impiegate per conseguire tale risultato.
Sono chiamati anche Key Performance Indicator (KPI).
Gli indici di produttività aiutano manager, imprenditori e professionisti a comprendere agilmente l’efficienza di impiego dei fattori produttivi aziendali e quindi a prendere decisioni per modificare, rivedere o confermare le strategie in essere.
È per questo che tali indici sono fondamentali nel processo di controllo e gestione strategica.
Anche tra gli imprenditori spesso c’è chi li sottovaluta o li ignora del tutto, prendendo decisioni sulla scia dell’emotività o del “sesto senso” e non su dati certi.
I KPI sono, invece, il miglior alleato di imprenditori, manager e professionisti perché aiutano a valutare dinamicamente la propria azienda, ad avere il pieno controllo della situazione e a capire dove focalizzare le risorse per massimizzare i risultati.
Anche una piccola realtà imprenditoriale può comprendere se sta lavorando in maniera sempre più efficiente confrontando i sui KPI attuali e quelli passati.
Dalla comparazione, invece, tra i propri indici di produttività e quelli di aziende analoghe o con i dati di settore, se disponibili, si possono avere delle informazioni utilissime per capire, ad esempio, il proprio posizionamento, se si sta facendo bene o meglio dei competitor etc…
Ma come impostare un sistema di KPI agile ed efficace? Come fare a scegliere tra la mole di dati, quelli davvero importanti per il caso specifico? Che differenza c’è tra indici di produttività e indici di redditività? Con quale frequenza monitorare i numeri aziendali?
Ecco alcune domande a cui risponderemo in questo articolo, frutto sì di studi e approfondimenti ma, soprattutto, frutto dell’esperienza diretta sul campo con i tanti imprenditori che BCI aiuta ogni giorno.
Approfondisci: Metriche di successo aziendali: quali sono e come monitorarle
Come impostare un corretto sistema di indici di produttività?
Per impostare un sistema di rilevamento della produttività della propria azienda che sia efficace ed efficiente, occorre scegliere tra la mole di dati disponibili quelli che hanno un valore chiave per semplificare e sintetizzare una situazione complessa.
Ecco come impostare un sistema di indici di produttività efficace:
- scegliere i fattori critici, ossia quegli aspetti che influenzano direttamente una certa performance che si intende valutare come, ad esempio, l’efficienza del personale, la soddisfazione del cliente etc…
- individuare gli indicatori cioè quelle variabili che rilevano la manifestazione del fattore critico scelto;
- misurare i valori degli indicatori confrontandoli con:
- i rispettivi risultati precedenti in modo da costruire una curva dinamica della propria performance;
- con i valori di altre aziende analoghe o con i dati di settore (benchmark);
- valori-obiettivo precedentemente fissati.
Spesso nelle aziende, soprattutto in quelle di piccole e piccolissime dimensioni, non vi è l’abitudine alla raccolta e controllo dei dati, né all’analisi del proprio bilancio.
Non serve, almeno all’inizio, pagare decine di migliaia di euro per acquisire software che nessuno in ufficio utilizzerà mai. Si può partire da un semplice foglio excel e chiedersi quali sono le dinamiche e i fattori chiave del proprio processo produttivo che è necessario monitorare per migliorare, crescere e avere le giuste informazioni per impostare strategie e prendere decisioni.
È quindi necessario porsi le giuste domande per stabilire il miglior sistema di indici di produttività per il caso specifico.
In particolare, può essere utile far riferimento al concetto di “Balanced Scorecard” ideato da David P. Norton e Robert Kaplan, nato nell’ambito delle cosiddette “Tecniche di gestione basate sul valore” introdotte alla fine degli anni ‘80.
Con il Balanced Scorecard viene posto l’accento non solo sugli indici economico-finanziari più tradizionali, come ad esempio il ROI, che rispondono alla domanda “L’azienda come appare agli azionisti?” ma ci si chiede anche:
- Come ci vedono i clienti?
- In cosa dobbiamo eccellere?
- Come continuare a migliorare il processo di creazione di valore?
A ciascuna di queste domande corrispondono diversi indicatori, così come descritti nel successivo paragrafo.
L’esperienza del Balanced Scorecard ha insegnato che è opportuno, partendo dalla mission aziendale, costruire un sistema di indicatori equilibrato tra variabili quantitative (monetarie e non) e qualitative, mantenendo il giusto balance tra orientamento all’esterno (verso il cliente, gli stakeholders…) e orientamento all’interno (come migliorarsi in maniera sistematica…)
Quali sono i principali indici di produttività?
I principali e più conosciuti indici di produttività sono:
- produttività del capitale investito=valore aggiunto/totale impieghi
- produttività media per addetto=fatturato netto/numero addetti
- produttività del lavoro= valore produzione/numero dipendenti
- valore aggiunto per addetto= valore aggiunto/numero dipendenti
- rotazione delle immobilizzazioni= valore aggiunto/immobilizzazioni
- incidenza del costo del lavoro= costo del personale/valore della produzione
- costo medio del personale= costo del personale/numero totale dipendenti
Tali indici sono ricavabili dall’analisi dei dati contenuti nel conto economico riclassificato a valore aggiunto. È opportuno, per comprendere il trend aziendale, confrontare i valori ricavati da questi indici con i dati di almeno 2 o 3 esercizi precedenti. E soprattutto averne una visione di insieme.
Volendo avere una prospettiva più ampia, è opportuno, oltre a guardare i dati del bilancio di esercizio, impostare un sistema di osservazione e raccolta dei dati in grado di dare informazioni su quei fattori critici che ci permettono di rispondere alle domande introdotte dal Balanced Scorecard.
Gli indicatori chiave della categoria “come ci vedono i clienti” sono, ad esempio:
- soddisfazione del cliente (leggi qui come misurare la soddisfazione dei clienti)
- fidelizzazione (leggi strategie di fidelizzazione)
- prezzo rispetto alla concorrenza
- quota di mercato
- fatturato (leggi qui come aumentare il fatturato)
In relazione ai processi interni in grado di soddisfare le aspettative del cliente, possiamo prendere come riferimento i seguenti indici di produttività:
- lead time
- qualità
- produttività (leggi anche come aumentare la produttività)
In riferimento, infine, all’apprendimento, crescita e creazione di valore dell’azienda, sono certamente utili i seguenti indici di produttività:
- % di vendite di nuovi prodotti
- tasso di miglioramento della puntualità delle consegne o dell’erogazione di un servizio
A tal proposito leggi anche: Miglioramento continuo o reingegnerizzazione dei processi aziendali? e Perché devi creare un sistema aziendale
Che correlazione c’è tra indici di produttività e indici di redditività?
Tra indici di produttività e indici di redditività c’è una stretta correlazione perché all’aumentare dei primi si ha un miglioramento anche dei secondi. Migliore, infatti è l’impiego di capitale, materiale e lavoro (ossia i fattori produttivi) e più alta sarà la redditività dell’azienda, ossia la sua capacità di generare valore e proventi.
Nell’uso comune, i termini ”produttività” e “redditività” sono utilizzati come sinonimi. In economia, essi assumono invece significati differenti.
I fondamentali indici di redditività sono:
- ROI, ritorno sull’investimento;
- ROE, rendimento del capitale proprio aziendale;
- ROS, redditività delle vendite;
- MOL o EBITDA, margine operativo lordo;
- EBIT, margine operativo lordo al netto di tasse ed interessi.
La dimensione degli indici di redditività è quindi quella più propriamente finanziaria.
Anche in questo caso, come per gli indici di produttività, è indispensabile individuare quelli più funzionali al caso specifico, monitorarli nel tempo e aggiornarli costantemente in modo da disporre di informazioni utili per effettuare scelte strategiche consapevoli.
Conclusioni
Con quale frequenza monitorare i KPI?
In alcuni casi è opportuno valutare le statistiche degli indicatori di produttività quotidianamente.
Questo dipende molto dalla natura del business e da una molteplicità di altri fattori specifici.
L’unica regola valida sempre è capire qual è la frequenza più utile al caso e farla diventare regola.
Le statistiche non vanno guardate solo quando si ha tempo.
Imparare ad impostare un idoneo ed agile cruscotto di KPI, imparare a leggerlo per monitorare ciò che accade in azienda e prendere le giuste decisioni, è parte del percorso che molti imprenditori stanno seguendo con Business Coaching Italia.
