Molti imprenditori si chiedono spesso perché dovrebbero creare un sistema aziendale quando la loro attività va avanti e genera profitti. Questo nonostante molti coach italiani raccomandano da diverso tempo di creare un proprio sistema aziendale.
Molti imprenditori non si accorgono nemmeno di lavorare senza un sistema. Perché?
Perché i clienti ci sono già, i dipendenti e i collaboratori lavorano molto e l’azienda genera profitti ogni mese, quindi perché dovrebbe essere così importante costruire un sistema aziendale unico e omogeneo.
Potremmo considerare un’impresa come quella appena descritta, un’azienda che funziona bene. Ma ne siamo proprio sicuri?
Generare qualche margine senza mai decollare è davvero così soddisfacente?
Forse no.
Ogni azienda dovrebbe costruire e seguire il proprio sistema, compresi gli studi professionali o le piccole aziende, principalmente per tre motivi:
- Dove c’è confusione non si possono generare performance.
Realizzare performance in un posto dove regna la confusione è una questione casuale e non ripetibile, per ottenere performance continuative e soddisfacenti non ci possono essere dubbi o confusione. Questo è l’unica strada per il miglioramento continuo in azienda. - Perché dove i processi aziendali sono chiari, le persone riescono ad essere più produttive.
Molto spesso capita che gli imprenditori affidano ruoli ai propri dipendenti senza nemmeno specificare quali sono gli obiettivi di quei nuovi ruoli.
Risulta abbastanza chiaro che le persone non possono essere produttive se non sanno verso quale obiettivo devono lavorare. Degli obiettivi chiari invece migliorano anche l’autoefficacia e l’autostima dei propri collaboratori, portando a una crescita. - Raccogliendo i dati necessari è anche possibile capire chi tra i collaboratori e dipendenti non era produttivo a causa della mancanza del sistema aziendale; e chi, invece, non era produttivo perché non voleva esserlo.
Con un sistema unico, chiaro e ben definito è molto facile individuare quali sono le persone di cui ci si può fidare lavorativamente parlando.
Grazie alla tecnologia a disposizione di chiunque al giorno d’oggi è possibile creare un sistema informativo aziendale che rende omogeneo il lavoro di tutti.
In questo modo si raccolgono tutti i dati che si generano durante l’attività lavorativa di tutti e soprattutto che può influire in modo importante sull’evoluzione digitale di tutta l’azienda.
In quanto attività produttiva fatta di flussi, l’azienda è già da considerarsi un unico sistema: il sistema azienda appunto.
L’intera azienda si compone di beni e persone che svolgono un processo produttivo per realizzare un output a partire da un input con lo scopo di soddisfare i bisogno dei clienti in target.
E allora perché non fare ordine all’interno dell’intera organizzazione grazie ad un sistema aziendale che migliora la qualità dei flussi di produzione?
Scopriamo insieme quali sono le caratteristiche di un sistema aziendale e perché è fondamentale costruirne uno anche nella tua attività.
Sistema aziendale: quali sono le caratteristiche
In quanto strumento di grande supporto per gli imprenditori a livello decisionale e operativo, il sistema informativo dell’azienda deve avere determinate caratteristiche per essere considerato tale.
Sembra banale sottolinearlo, ma come prima cosa deve essere utilizzato e aggiornato da tutti.
Purtroppo questa caratteristica non è propria di tutte le imprese o degli studi professionali perchè potrebbe capitare che il personale non segua le procedure e non aggiorni con i dati necessari il gestionale.
Fatta questa premessa, le principali caratteristiche del sistema informativo aziendale sono:
- deve disporre di una fonte attendibile e attendibile,
- i dati devono essere sempre aggiornati (ecco spiegato il perché della premessa precedente),
- in base alle esigenze che si richiedono, il sistema informativo deve saper rielaborare e interpretare i dati in diversi modi.
Questa caratteristica permette di fare ricerche specifiche nel sistema informativo filtrando solo i dati che ci servono per ottenere una determinata informazione.
Sistema informativo aziendale: perché è fondamentale
Il sistema informativo aziendale, in quest’ottica diventa fondamentale per analizzare l’intera attività dell’azienda raccogliendo i dati necessari in un unico strumento informatico. Questo permette una agevole misurazione dei processi aziendali e relativi KPI.
Dopo la raccolta e l’analisi dei dati si possono prendere importanti decisioni strategiche per il futuro dell’attività e anche decisioni operative per ottimizzare alcuni flussi.
In particolar modo il sistema informativo è molto importante per individuare i colli di bottiglia che rallentano tutta la produttività.
Per esperienza, possiamo dire che molto spesso è lo stesso imprenditore il collo di bottiglia. Questo perché troppo spesso le persone non sanno quello che devono fare, oppure non lo fanno nel modo corretto senza subire conseguenze.
Quante volte capita di dover rimettere mano a pratiche che dovrebbero essere standard oppure correggere degli errori che non esisterebbero nemmeno se si seguisse la procedura?
Il sistema informativo aziendale è fondamentale perché permette di fare ordine tra tutti i flussi di dati che si creano ogni giorno durante l’attività produttiva per creare un unico flusso che individua ogni errore, ogni dettaglio e ogni procedura che non funziona.
Riuscendo correggere tutti gli intoppi l’azienda potrà davvero decollare senza fatica.
Il sistema aziendale permette di fare ordine, ed è proprio nell’ordine che si generano le vere performance (non nella confusione).
Leggi anche: Flow chart: il diagramma di flusso dei processi aziendali
Esempio di sistema informativo
Un esempio concreto di sistema informativo aziendale è la tipica applicazione gestionale che le aziende utilizzano per inserire gli ordini dei clienti, gestire il magazzino, gestire il personale e da qualche anno a questa parte anche per fare preventivi e fatture elettroniche.
Anche le applicazioni per la gestione finanziaria telematica dell’azienda è un sistema informativo vero e proprio, che raccoglie un altro tipo di informazione rispetto a quello produttivo che abbiamo appena menzionato.
Allo stesso modo anche i gestionali per le prenotazioni del settore viaggi è considerato un applicativo informatico.
Questi sono esempi pratici di sistema informativi aziendali che permettono di analizzare l’azienda dall’interno, trarre le conclusioni e prendere delle decisioni ponderate per il futuro, sia per quanto riguarda i collaboratori e dipendenti sia per quanto riguarda l’introduzione di processi e procedure ordinate e seguite da tutti.
