L’obiettivo di ogni imprenditore è quello di gestire e far crescere la propria azienda in modo efficace, sia dal punto di vista del controllo delle performance sia dal punto di vista della gestione e dell’organizzazione delle risorse umane.
Il piano delle performance dei dipendenti è un vero e proprio progetto che unisce entrambi questi aspetti.
Ancora oggi è comune che i dipendenti, se valutati, si sentano sempre sotto controllo e sviluppino una sorta di paura di fallire che li porterà poi a un possibile licenziamento.
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Il piano delle performance può essere considerato il punto di incontro tra la valutazione dell’imprenditore, che vuole sviluppare il suo business, e la spinta ai dipendenti di centrare i propri obiettivi lavorativi individuali.
Il segreto sta nell’inserire questo piano all’interno della routine aziendale comunicando in forma scritta in modo condiviso le pratiche di valutazione e il loro scopo: rendere sempre più profittevole il business.
Se vuoi sapere in modo più approfondito come costituire un piano delle performance efficace continua a leggere l’articolo, ma se vuoi avere ulteriori informazioni gratuite e personalizzate sulla valutazione delle performance dei dipendenti per ottimizzare il lavoro fai il check up aziendale qui.
Che cos’è il piano della performance?
Un piano della performance è un documento che definisce gli obiettivi di ogni singolo dipendente e i criteri per valutare se i suoi obiettivi sono stati raggiunti.
La performance management è un’ottima occasione sia per il dipendente sia per il datore di lavoro di collaborare su obiettivi comuni e di discutere la crescita professionale del dipendente.
Include una revisione del rendimento attuale e un piano per il miglioramento futuro.
È un documento dettagliato e preciso che non solo mette nero su bianco la valutazione del lavoro della risorsa umana, ma offre anche spunti e procedure per migliorare i risultati.
Uno dei problemi che si presentano quando un dipendente non riesce a raggiungere gli obiettivi che gli sono stati assegnati, è che la persona non sa come fare per svolgere quel particolare compito.
Potresti approfondire anche questa lettura: Obiettivi ai dipendenti, come darli e farli rispettare
Il piano delle performance, per essere davvero utile, dovrebbe contenere tutte le indicazioni necessarie da seguire per svolgere al meglio il lavoro.
In questo modo non solo il dipendente riuscirà ad essere più efficace (aumentando anche la propria autostima in azienda) ma anche tu, come imprenditore, potrai giovare della migliore qualità del lavoro.
Tutti possono beneficiare di un documento di questo tipo, se scritto rispettando questi parametri.
Allo stesso tempo saranno chiari a tutti le conseguenze di un mancato rispetto delle procedure di lavoro.
Se infatti la valutazione delle prestazioni non migliora e non rispetta gli standard richiesti, sarà possibile per tutti conoscere le conseguenze di tali mancanze.
Il piano delle performance contiene anche le condizioni dei richiami disciplinari e della cessazione del rapporto di lavoro.
Approfondisci: La valutazione delle prestazioni del personale, obiettivi e metodologie
Implementare un piano di miglioramento della performance
Il piano di miglioramento dovrebbe essere inserito nella serie di documenti aziendali condivisi con l’intero staff con lo scopo di aiutare il dipendente a migliorare la qualità del proprio lavoro.
I risultati aziendali (conosciuti come KPI) saranno una naturale conseguenza dell’aumento delle prestazioni lavorative.
È molto importante che tutti i dipendenti comprendano che l’obiettivo è quello di aiutarli, non quello di giudicare.
Questo perché se la percezione di questo piano è solo quella di mero giudizio, si possono creare situazioni scomode che non giovano né alle persone né al business.
Ormai lo sappiamo, i dipendenti che si sentono sotto costante giudizio rischiano più stress, una maggiore possibilità di burnout e, di conseguenza, un’ulteriore diminuzione delle prestazioni lavorative.
Il piano di miglioramento delle performance dovrebbe essere implementato quando il rendimento del dipendente non soddisfa le aspettative o quando si desidera che il dipendente migliori le proprie prestazioni.
In alcuni casi, un piano della performance può anche essere utilizzato come strumento per riconoscere e promuovere i dipendenti che raggiungono obiettivi eccezionali.
Grazie a un piano scritto e condiviso con tutti, si possono anche individuare più facilmente le risorse umane che si impegnano di più per premiarle per il loro lavoro.
Sarà tutto alla luce del sole e i dipendenti saranno anche più gratificati.
I vantaggi di una valutazione delle prestazioni dei dipendenti
La valutazione delle prestazioni dei dipendenti ha diversi vantaggi, tra cui:
- Aiutare i dipendenti a comprendere le tue aspettative e a individuare le aree in cui devono migliorare.
- Fornire al datori di lavoro un metodo oggettivo per valutare le prestazioni dei dipendenti e per dare feedback costruttivo.
- Favorire lo sviluppo delle capacità dei dipendenti, stimolando la crescita professionale.
- Riconoscere e promuovere i dipendenti che raggiungono obiettivi fuori dal comune.
Il piano delle performance può essere considerato come una vera e propria linea guida per capire che tipo di contributo ogni risorsa umana sta dando al business.
Essendo un piano scritto e condiviso, eviterà anche possibili accuse di opportunismo o altre male voci che rovinano l’ambiente di lavoro.
I parametri di valutazione dovranno necessariamente essere chiari e precisi in modo che ognuno possa conoscerli e seguirli.
I principali vantaggi infatti si trovano anche nella costruzione di un ambiente di lavoro stimolante e produttivo, che distribuisce le giuste responsabilità e il turnover del personale.
Inoltre riduce considerevolmente anche le possibilità di cause per licenziamenti senza giusta causa, agevolando l’imprenditore nella dimostrazione delle prestazioni lavorative di ogni singolo dipendente.
Piano delle performance: quando non funziona
Fino ad ora, il piano delle performance sembra una vera e propria salvezza per la costruzione di un team produttivo per l’intero business.
É molto importante però fare attenzione ad alcuni dettagli che possono trasformarsi in veri e propri problemi.
Non implementare correttamente un piano della performance infatti può avere conseguenze negative per l’intera azienda e per i dipendenti.
Ad esempio, un piano della performance mal progettato può:
- Causare frustrazione e insoddisfazione tra i dipendenti, riducendo la produttività e il morale.
- Non fornire un feedback costruttivo ai dipendenti, impedendo loro di comprendere le aree in cui devono migliorare.
- Non riconoscere e promuovere i dipendenti che raggiungono obiettivi eccezionali, riducendo la motivazione e la fidelizzazione dei dipendenti.
In fondo le conversazioni sulla valutazione della prestazione lavorativa non è mai una conversazione facile e piacevole, soprattutto in caso di mancato raggiungimento degli obiettivi.
Sta a te, come titolare, oppure ai tuoi manager saper gestire questo tipo di situazioni nel modo più efficace.
Durante un colloquio di valutazione, anche se le performance non hanno rispettato le aspettative, cerca di essere specifico scegliendo eventi reali attraverso i quali spiegare al dipendente come potrebbe migliorare in quella particolare area.
Inoltre ti consigliamo di mantenerti oggettivo, basarti solo sulle performance lasciando da parte tutte le opinioni personali che hai nei confronti del tuo dipendente.
In questo modo puoi ripararti da qualunque antipatia che potrebbe farti perdere leadership o rispetto.
Considerazione per la valutazione dei dipendenti
Ci sono diverse considerazioni chiave da tenere a mente quando si progetta un modulo di valutazione dei dipendenti.
Ti consiglio di utilizzare questo modulo con la logica degli obiettivi SMART, utilizzando gli stessi criteri che utilizzi per valutare la tua azienda.
In primo luogo, il modulo dovrebbe essere chiaro e facilmente comprensibile.
I dipendenti dovrebbero sapere quali obiettivi devono raggiungere e quali criteri saranno utilizzati per valutare il loro rendimento.
Inoltre, il modulo dovrebbe essere personalizzato per ogni dipendente, tenendo conto delle loro abilità e del loro ruolo all’interno dell’organizzazione.
In secondo luogo, il modulo dovrebbe essere realistico e raggiungibile.
Gli obiettivi dovrebbero essere sfidanti, ma ragionevoli e in linea con le capacità del dipendente.
Se gli obiettivi sono troppo difficili da raggiungere, i dipendenti possono sentirsi frustrati e scoraggiati e l’intero piano delle performance ti farà ottenere l’effetto contrario a quello sperato.
Inoltre, il modulo dovrebbe essere basato su criteri oggettivi e misurabili.
I dipendenti dovrebbero sapere esattamente come verrà misurato il loro rendimento e quali saranno le conseguenze delle loro prestazioni.
Infine ti consiglio di pianificare insieme ad ogni dipendente una revisione periodica dell’intero piano e del modulo di valutazione.
In questo modo ogni dipendente potrà esporti i propri dubbi perplessità e difficoltà in modo da rendere il piano delle prestazioni sempre più performante nel tempo.
Approfondisci la lettura con: Obiettivi SMART: cosa sono e come definirli
Come migliorare il piano della performance?
Per migliorare il tuo piano della performance dei dipendenti, abbiamo alcuni suggerimenti molto utili per riuscire ad ottenere il massimo risultato:
- Fornisci feedback regolari: il feedback regolare aiuta i dipendenti a comprendere come stanno andando e quali azioni possono intraprendere per migliorare.
- Imposta obiettivi chiari: come abbiamo già anticipato, gli obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempisticamente definiti (SMART).
- Personalizza il piano: il piano della performance dovrebbe essere personalizzato per ogni dipendente, tenendo conto delle loro abilità e del loro ruolo all’interno dell’organizzazione.
- Coinvolgi i dipendenti: i dipendenti dovrebbero essere coinvolti nel processo di definizione degli obiettivi e nella revisione delle loro prestazioni.
- Riconosci e premia i dipendenti che hanno raggiunto obiettivi fuori dal comune: i dipendenti che raggiungono gli obiettivi dovrebbero essere riconosciuti e premiati in modo appropriato, ad esempio con un bonus o una promozione.
Inoltre, ti consiglio sempre di imparare a gestire conflitti e situazioni poco piacevoli andando a lavorare sulla tua leadership e sul tuo mindset.
In questo modo riuscirai a enfatizzare gli aspetti positivi di ogni dipendente ed evitare conflitti poco utili che renderebbero il lavoro molto più stressante e meno stimolante per tutti.
Il miglioramento delle presenze dei dipendenti
Un aspetto importante per ottenere ottime performance è la presenza fisica dei dipendenti.
Il miglioramento della presenza dei dipendenti può avere un impatto significativo sulla produttività sullo sviluppo del business.
Per migliorare la presenza dei dipendenti, puoi adottare queste strategie:
- Monitorare la presenza dei dipendenti e identificare i modelli di assenza.
- Fornire supporto ai dipendenti che hanno problemi di presenza, ad esempio offrendo flessibilità lavorativa o programmando consulenze.
- Fornire incentivi per la presenza, ad esempio premi o giorni di vacanza extra.
- Evidenziare ai dipendenti poco presenti quali sono le conseguenze della loro assenza sul lavoro di tutti gli altri.
Soprattutto nelle aziende dove si lavora su turni, il famoso scambio turno potrebbe essere costituire una causa dell’abbassamento delle performance di uno i più dipendente.
È importante che all’interno del piano delle performance siano individuati obiettivi di presenza in forma SMART.
Un esempio per un dipendente potrebbe essere questo: evitare assenze per il prossimo mese se non giustificate da motivi medici o personali giustificati, evitare ritardo o uscite anticipate per tutto il mese.
Rispondere alla valutazione delle prestazioni
Le valutazioni delle prestazioni sono un aspetto importante della vita lavorativa di ogni dipendente.
È un momento in cui si viene giudicati sulla base delle proprie performance e spesso ci si chiede come rispondere a una valutazione delle proprie prestazioni.
Potrebbe esserti utile anche questa lettura: Autoefficacia e performance, scala di misurazione e analisi dei requisiti
Innanzitutto, è importante comprendere che la valutazione non è un giudizio personale, ma piuttosto una valutazione delle performance sul lavoro.
Ci sono alcuni passi che un dipendente può seguire per rispondere a una valutazione delle prestazioni:
- Ascolta attentamente: ascolta ciò che il tuo supervisore ha da dire sulla tua valutazione delle prestazioni e prendi nota di tutti i commenti. Cerca di non interrompere il tuo supervisore e cerca di capire il loro punto di vista.
- Chiedi domande: se ci sono aspetti della valutazione che non comprendi, chiedi al tuo supervisore di spiegare meglio. Chiedi anche se ci sono degli obiettivi specifici da raggiungere per migliorare le tue performance.
- Prendi nota: prendi nota di tutti i commenti del tuo supervisore e dei tuoi obiettivi di miglioramento. Utilizza queste note come punto di riferimento per il tuo sviluppo professionale futuro.
- Crea un piano di azione: sulla base dei commenti del tuo supervisore, crea un piano di azione per migliorare le tue performance. Chiedi al tuo supervisore di aiutarti a definire i passi specifici che dovresti seguire per raggiungere i tuoi obiettivi.
- Sii proattivo: una volta che hai creato il tuo piano di azione, cerca di metterlo in pratica. Mostra al tuo supervisore che sei impegnato a migliorare le tue performance e che stai facendo progressi.
Come sopravvivere a un piano della performance
Per “sopravvivere” a un piano delle performance è importante avere un punto di vista ben preciso: il miglioramento.
L’imprenditore non dovrebbe usare questo strumento come step precedente al licenziamento (per giustificare il licenziamento) e il dipendente non dovrebbe vedere questo piano come un metodo di giudizio e controllo costanti.
Invece si può adottare un punto di vista propositivo: il piano delle performance può essere un’ottima occasione per il dipendente per capire quali sono le sue aree di miglioramento e migliorare la qualità del suo lavoro.
E per l’imprenditore, può essere un ottimo metodo per creare un ambiente di lavoro stimolante e sfidante, in poche parole un posto in cui i dipendenti hanno voglia di mettersi alla prova anche perché (se ottengono risultati straordinari) sanno di essere riconosciuti e premiati.
In questo articolo abbiamo ampiamente parlato di cos’è il piano delle performance, di come si costituisce, di quali sono i pericoli di una cattiva gestione ma anche di quali sono le opportunità per il business.
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