Come motivare i collaboratori in Smart Working

Con il lockdown, evento improvviso e inaspettato del 2020, aziende e team di lavoro hanno scoperto lo Smart Working con i suoi vantaggi ma anche diverse insidie, queste ultime relative, soprattutto, al possibile calo della motivazione del personale.

In quest’articolo troverai alcuni importanti consigli operativi che ti aiuteranno a capire come tenere alta la motivazione dei tuoi collaboratori in Smart Working imparando, ad esempio, a fissare obiettivi chiari, condivisi e monitorabili, impostando regole base della comunicazione aziendale, costruendo un’agenda di incontri con scopi differenti, dando spazio sia al gruppo che ai singoli nel rispetto di tempi ed esigenze specifiche, dando valore alla flessibilità e al mantenimento delle relazioni umane nonostante la distanze e non dimenticando l’importanza della condivisione dei successi, del riconoscimento e della crescita di ciascuno.

Business Coaching Italia, durante lo scorso lockdown ha affiancato moltissimi imprenditori, manager e professionisti anche nell’organizzazione e, talvolta, completa riorganizzazione, della propria realtà aziendale in vista delle nuove necessità imposte dal momento.

Ecco, di seguito, i 7 consigli di BCI indispensabili a motivare il personale in Smart Working.

Motiva i collaboratori in Smart Working aiutando a creare un idoneo ambiente di lavoro “virtuale”.

C’è una stretta connessione tra l’adeguatezza degli spazi e la motivazione del personale, sia nella dimensione “fisica” che in quella virtuale.

Lavorare con un pc inadeguato, una scrivania in cui non c’è spazio per riporre documenti e pratiche mentre si lavora o trovarsi ogni giorno in una stanza con telefoni che squillano in ogni momento sicuramente contribuisce a demotivare i collaboratori. Allo stesso modo, anche l’ambiente di lavoro “virtuale” può essere fonte di stress e demotivazione se, ad esempio, il computer che si utilizza si blocca frequentemente, se la connessione internet è instabile e rende le video call impossibili…

Estendendo il concetto di “ambiente di lavoro”, facciamo inoltre riferimento non solo alle dotazioni fisiche ma anche agli spazi in cui sono condivisi i documenti, all’accessibilità delle informazioni necessarie per svolgere agevolmente il proprio lavoro.

Quindi, oltre ad assicurarsi che lo smart worker abbia tutte le dotazioni tecnologiche adeguate, è una responsabilità primaria dell’imprenditore e del manager che organizza il lavoro da remoto, preparare al meglio anche la parte documentale.

 Ecco una breve ma completa check-list da tener presente per facilitare i tuoi smart worker:

  1. Verifica che il personale abbia un idoneo notebook/pc
  2. Assicurati che ciascun collaboratore abbia la giusta connessione internet
  3. Organizza l’archivio dei progetti/documenti in cloud e rendilo facilmente accessibile. Esistono in commercio moltissime piattaforme che integrano servizi in cloud di archiviazione, condivisione dei contenuti durante le video call, sistemi di messaggistica, calendar, tool per facilitare il brainstorming o elaborare le mappe concettuali e gestire le priorità etc.
  4. Comprendi il contesto in cui il tuo smart worker lavora e aiutalo a trovare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Ci sono figli durante l’orario di lavoro? Ha una stanza dedicata o il suo angolo studio è in uno spazio condiviso?

Una volta che hai chiara la situazione di ciascuno dei tuoi collaboratori che lavorano da remoto, discutine insieme, anche singolarmente, e cerca soluzioni pratiche che garantiscano una condizione di lavoro ottimale per tutti.

Per mantenere alta la motivazione, aiuta il tuo smart worker ad organizzare perfettamente la sua nuova giornata di lavoro

Probabilmente anche nel tuo team c’è qualche collaboratore che ha difficoltà a lavorare lontano dall’ufficio con conseguente calo della motivazione e della soddisfazione. Per evitare questo, aiuta il tuo gruppo di lavoro ad impostare correttamente una giornata di lavoro a distanza.

Per mantenere alta la motivazione, è indispensabile formare ed educare il personale alla modalità di lavoro da remoto.

Aiutali ad organizzare la loro giornata mostrando come gestire e impostare l’agenda, lasciando un equo spazio alle pause e mantenendo il giusto balance tra vita privata e lavoro.

Approfondisci: Qual è il Miglior Metodo per Organizzare il Lavoro?

Comprendi chi necessita, almeno inizialmente, di un supporto maggiore.

Smart Working è anche flessibilità e per questo sarebbe un controsenso controllare pedissequamente la presenza on line dei collaboratori.

Nel prossimo paragrafo scoprirai l’importanza di fissare obiettivi e tempistiche e lavorare sulla costruzione della fiducia per mantenere alta la motivazione del personale in Smart Working.

In questo modo rispetterai il ritmo di ciascuno e riuscirai ad influenzare positivamente motivazione e soddisfazione di ogni smart worker del tuo team.

Fissa obiettivi e delega con fiducia per motivare il personale in Smart Working

Soprattutto se lavori in team, per ottenere risultati tangibili e mantenere al massimo la motivazione, devi impostare obiettivi chiari, condivisi, sfidanti e misurabili in maniera oggettiva.

Ancor più nel caso di collaboratori in Smart working è indispensabile fissare, sia per il gruppo che per il singolo:

  • tempistiche di consegna
  • obiettivi a breve e a medio termine mantenendo una visione sul futuro
  • scadenze
  • modalità di misurazione dei risultati

Devi, inoltre, verificare, ad intervalli prestabiliti, lo stato di avanzamento di ogni lavoro, utilizzando metriche di processo (KPI di processo) e non solo di risultato.

Questo ti aiuterà a costruire una delega efficace e renderai il tuo team indipendente, in grado di ottenere i risultati attesi e crescere ogni giorno.

Quando ciascun collaboratore, anche se lontano fisicamente dall’ufficio, conosce e condivide le priorità e gli obiettivi – soprattutto di breve periodo- e, passo dopo passo, li porta a compimento con successo, sente accrescere il proprio senso di autoefficacia. E di conseguenza si sentirà anche più motivato!

Motiva gli smart worker fissando un’agenda di incontri con finalità chiare e molteplici

Quando il tuo team o i tuoi collaboratori lavorano in Smart Working devono sentire la presenza di un punto di riferimento, li aiuterai a rimanere motivati e in focus.

Pianifica con attenzione gli slot per i feedback sia di gruppo che individuali, utilizzando ogni strumento e canale di comunicazione che la tecnologia ti consente: call, video call, chat, email.

Non esiste una regola unica.

Dovrai stabilire la frequenza, e in certi casi anche la modalità di comunicazione, considerando chi hai di fronte.

Alcuni collaboratori in Smart Working necessitano di raffronti quasi quotidiani, almeno all’inizio. Qualcuno preferisce sentire la voce del suo leader, altri preferiscono un messaggio o una mail. In altri casi ci sarà bisogno, invece, di incontri più diradati e veloci.

In ogni caso sarà il modo per rassicurarli e li aiuterai a costruire la propria indipendenza e autonomia e soprattutto riuscirai a monitorare anche il loro livello di motivazione, intervenendo, se necessario, già ai primi segnali di manifestazione di un eventuale calo motivazionale.

Le call di gruppo sono anche l’occasione per mantenere alti i livelli non solo motivazionali ma anche lo spirito di squadra.

Accrescendo il senso del gruppo riuscirai ad essere di aiuto anche a chi ha più difficoltà a lavorare lontano dall’azienda.

Schedula gli appuntamenti di feedback indicando orario, durata presunta e scopo dell’incontro.

È certamente utile, inoltre, un incontro settimanale con l’intero team che porta avanti uno stesso progetto per fare un punto della situazione, capire come proseguire e comprendere ciò di cui hanno eventualmente bisogno ed eventualmente aggiustare il tiro.

Per ottimizzare al massimo la comunicazione online (video call, chat…) è consigliabile stabilire poche, semplici ma chiare regole: come intervenire per evitare di sovrapporsi, cosa evitare di scrivere in chat per non perdere comunicazioni importanti, etc…

Dai spazio alle relazioni umane per sostenere la motivazione dei tuoi collaboratori che lavorano da remoto

È importante non trascurare la parte relazionale e di team building se vuoi mantenere alta la motivazione e la connessione degli smart worker. In assenza delle pause alla macchinetta del caffè è indispensabile creare delle occasioni alternative di crescita e coesione del team che lavora da remoto.

Colma la distanza fisica organizzando, ad esempio, eventi online informali oppure apri le video call dedicando un piccolo spazio temporale ai “convenevoli”. Chiedere “come stai” e mostrarsi sinceramente interessato ai tuoi collaboratori ti aiuterà a ridurre, almeno in parte, il gap tra spazio fisico e virtuale.

Favorisci la partecipazione di ciascuno gestendo al meglio gli incontri.

Ciò aiuterà ad evitare il rischio di isolamento professionale di qualcuno e gioverà ovviamente a mantenere alti entusiasmo, coesione e motivazione.

Anche in Smart Working, celebra i successi  e costruisci la crescita dei tuoi collaboratori per vederli sempre motivati al massimo

Ancor più in Smart Working è indispensabile festeggiare e condividere i successi dei collaboratori per mantenerli motivati e in focus.

Come scriveva Daniel Goleman: “Le nostre emozioni hanno una mente propria, una mente che può avere una visione del tutto indipendente dalla nostra mente razionale.”

Dedicare il giusto tempo alla celebrazione collettiva dei successi dei singoli smart worker o di interi gruppi che lavorano in remoto ha, infatti, molteplici benefici:

  • Quando si festeggia, aumenta la produzione di dopamina, l’ormone della motivazione, e della serotonina, l’ormone del benessere. La combinazione di entrambi porta a desiderare di reiterare l’esperienza di successo; così un progetto portato a termine con risultati superiori alle attese, genera la voglia di rivivere nuovamente quel momento di piacere. In altre parole, celebrando un successo si dà soddisfazione alla mente somatica, la parte del nostro cervello che regola le emozioni, e che di fatto è il nostro bambino interiore. Inoltre anche la concentrazione e l’apprendimento ne traggono giovamento.
  • Festeggiare insieme i successi fortifica lo spirito di squadra e le relazioni tra i membri del team, aiutando a colmare anche la distanza fisica dello Smart Working.
  • Dare spazio alla celebrazione dei successi aiuta a costruire un sano contesto culturale di miglioramento continuo e sprono reciproco.

 Ovviamente sarà indispensabile creare un corretto e obiettivo sistema di misurazione dei risultati per poter riconoscere in maniera oggettiva i successi e soprattutto renderli replicabili e favorirne l’emulazione.

È importante inoltre, pianificare, anche durante la fase di Smart Working, il percorso di crescita e

aggiornamento di ciascun membro del team. Dedica del tempo a monitorare le aspettative di ognuno e a costruire lo sviluppo di carriera del tuo personale.

Premia i successi anche offrendo la possibilità di seguire corsi e aggiornamenti extra, magari scelti insieme allo smart worker.

Mantieni forte il legame tra azienda e smart worker per vederli soddisfatti e motivati ogni giorno!

Per mantenere alta la motivazione dei collaboratori anche da remoto, è importante rendere ancor più saldo e tangibile il rapporto tra gli smart worker e l’azienda.

È importante, inoltre, favorire il dialogo trasversale tra le diverse divisioni e i diversi gruppi di lavoro.

Crea, ad esempio, una newsletter da inviare a cadenza regolare, in cui dai informazioni sulle novità, gli obiettivi e i successi aziendali. Invita il personale a partecipare con suggerimenti o con contributi a rubriche.

Un’altra idea è creare uno spazio virtuale comune in cui condividere dei momenti anche di vita personale o le proprie passioni.  Individua i collaboratori più propensi alla condivisione e invitali ad essere di esempio per quelli più scettici e restii. Aumentare l’engagement dei collaboratori in Smart Working ha molteplici effetti positivi quali l’incremento dell’affiatamento del gruppo, il sentirsi davvero parte di una cultura e di una visione comune e sicuramente un incremento della motivazione e della produttività.

Conclusioni

Concludendo, per molte realtà aziendali, lo Smart Working è una modalità di lavoro nuova e certamente sfidante. I vantaggi che può apportare sono davvero innumerevoli, sia per l’azienda che per il personale.

Tuttavia è necessario impostare tale dimensione lavorativa in modo che tutte le parti in gioco ne traggano il massimo vantaggio. Occorre, in alcuni casi, lavorare su più fronti: è importante intervenire sulla cultura aziendale, rivedere l’organizzazione, creare cruscotti aziendali, organizzare processi, dotarsi di nuovi protocolli e procedure, così come di strumenti tecnologici e software adatti e soprattutto di regole ad hoc.

Business Coaching Italia affianca ogni giorno piccole e medie aziende ma anche studi professionali, aiutando a trovare soluzioni semplici e su misura anche in questo caso.

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