Il budget operativo è uno degli strumenti fondamentali per una gestione aziendale che punta a un miglioramento continuo del business.
In parole semplici, si tratta di un documento che elenca le previsioni finanziarie dell’azienda per un certo periodo di riferimento.
Il budget operativo è fondamentale per la pianificazione delle attività operative, perché consente di programmare le entrate e le uscite e di gestire in modo efficace i flussi di cassa operativi dell’azienda.
Inoltre, grazie all’utilizzo di KPI specifici, è possibile controllare l’andamento reale del business rispetto alla programmazione del budget aziendale.
Questo prospetto è soltanto uno dei diversi budget operativi settoriali che si possono progettare per affinare sempre di più l’operatività dell’azienda e avere un controllo sempre maggiore dell’intero processo di creazione degli incassi.
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I dati di ogni budget, anche del budget operativo, confluiscono nel budget economico e nel budget patrimoniale che prendono in considerazione tutte le aree dell’azienda (invece che concentrarsi su un particolare settore come fanno i budget settoriali).
Continua a leggere l’articolo se vuoi avere informazioni più approfondite sul budget operativo e su alcuni altri esempi di budget settoriali che puoi inserire nella gestione della tua azienda.
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Come preparare il budget operativo
La preparazione del budget operativo richiede un’analisi attenta delle attività dell’azienda e delle previsioni di mercato.
In primo luogo, è necessario definire le entrate previste, tenendo conto delle vendite attese e delle altre fonti di finanziamento.
Successivamente, occorre calcolare le spese previste, distinguendo tra i vari costi operativi e le altre uscite.
Infine, è importante controllare i flussi di cassa e verificare che le entrate previste siano sufficienti a coprire le spese.
Leggi: Come fare i flussi di cassa
Per creare il piano, ti consigliamo di farti supportare da una serie di tabelle in cui puoi evidenziare tutte le voci di spesa e i le voci di entrata suddividendole per ogni periodo di tempo.
Puoi revisionare periodicamente il budget operativo, in modo da controllare che le previsioni inserite fossero corrette e precise ed eventualmente correggere eventuali errori di valutazione.
Per fare questa programmazione si possono adottare due metodi differenti:
- top-down in cui è la direzione che elabora il budget e poi lo condivide con i vari reparti coinvolti,
- bottom-up in cui il progetto è realizzato in collaborazione con i reparti coinvolti.
Il metodo Top-down
Il metodo Top-down è un sicuramente un buon modo per iniziare ad inserire una sorta di controllo sui flussi aziendali, ma è molto limitante perché è normale che la direzione non conosca esattamente le particolarità di ogni settore.
Il metodo Bottom-up
Il metodo Bottom-up è quello più completo perché ti permette di non dover solo ipotizzare le voci da inserire nel budget, ma sarà proprio la collaborazione con tutti i responsabili di settore che potrà permetterti di redigere un budget già completo da subito.
Noi siamo dell’idea che il budgeting non è un lavoro che puoi svolgere da solo, anzi è di fondamentale importanza la collaborazione dei capi reparto di ogni settore.
Saranno proprio loro che potranno essere precisi e attenti ed evidenziare tutte le voci da inserire all’interno del budget operativo e da tenere monitorate.
Ecco quali sono i budget operativi settoriali più comuni.
Il budget commerciale
Il budget commerciale definisce gli obiettivi di vendita e di profitto dell’azienda, al fine di valutare se questi obiettivi sono stati raggiunti alla fine dell’anno o del periodo di tempo scelto per il budgeting.
Solitamente è il primo budget operativo che si sviluppa perché è sulla base di queste previsioni che si costituiscono tutti gli altri budget.
Sulla base dei volumi di vendita si dovranno poi programmare tutte le attività aziendali, per rispettare gli obiettivi scelti.
Oltre al volume delle vendite, può prevedere anche una serie di elementi, tra cui le spese per la pubblicità, le promozioni di vendita, il personale di vendita e le spese generali di gestione commerciale.
Questi elementi sono suddivisi in categorie di spesa e, per ciascuna di esse, viene stabilito un budget specifico.
Inoltre, il budget commerciale aiuta a definire i prezzi dei prodotti o dei servizi dell’azienda, tenendo conto dei costi e dei margini di profitto desiderati.
Infine, il budget commerciale è un importante strumento di valutazione delle prestazioni, poiché consente all’azienda di confrontare i risultati reali con quelli previsti e di apportare eventuali correzioni nel corso dell’anno.
Il budget degli acquisti
Come si deduce dal suo nome, il budget degli acquisti è il budget operativo che prevede e monitora tutto l’approvvigionamento dell’azienda.
Viene utilizzato per pianificare e gestire le spese relative all’acquisto di beni e servizi necessari per il corretto funzionamento dell’attività.
Il budget degli acquisti può essere diviso in diverse categorie, a seconda delle necessità dell’azienda.
In genere, le categorie principali sono legate all’acquisto di materie prime, beni di consumo, servizi di consulenza e servizi di manutenzione.
La redazione del budget degli acquisti è un processo che richiede una pianificazione attenta e una conoscenza dettagliata delle necessità dell’azienda.
Una volta redatto, il budget viene sottoposto a un processo di approvazione da parte dei responsabili aziendali e diventa uno strumento di riferimento per tutti i dipendenti dell’azienda che si occupano di acquisti.
L’obiettivo principale del budget degli acquisti è quello di garantire che l’azienda possa acquistare i beni e i servizi necessari al corretto svolgimento dell’attività senza incorrere in eccessivi sprechi o in difficoltà finanziarie.
In questo modo, l’azienda può mantenere un controllo rigoroso sui costi e assicurarsi di essere in grado di rispettare i propri obiettivi di vendita a lungo termine.
Il budget di produzione
Il budget di produzione può essere considerato come il prospetto che convoglia gli obiettivi del budget delle vendite e quelli definiti nel budget degli acquisti.
É quel prospetto che pianifica tutti i movimenti che riguardano la produzione aziendale.
Comprende una stima dei costi e delle entrate necessari per la produzione di beni o servizi nel corso di un determinato periodo di tempo.
Consente di valutare i risultati effettivi rispetto agli obiettivi prefissati e di adottare eventuali misure correttive.
Il processo di creazione del budget di produzione inizia con la stima delle vendite previste per il periodo considerato (budget commerciale), che costituisce la base per il calcolo dei costi di produzione (budget degli acquisti). Questi ultimi possono essere suddivisi in costi fissi, che non variano in funzione del volume di produzione, e costi variabili, che aumentano al crescere della produzione.
Il budget di produzione può essere elaborato per l’intera azienda o per singoli reparti, a seconda delle esigenze.
In ogni caso, è importante che il budget sia realistico e basato su dati affidabili, in modo da fornire una guida efficace per le decisioni aziendali.
Inoltre, il budget deve essere periodicamente rivisto e aggiornato in base alle nuove informazioni disponibili e alle eventuali variazioni delle condizioni di mercato.
Il budget degli investimenti
Nel budget degli investimenti si prendono in considerazione l’acquisto e l’acquisizione dei beni strumentali all’attività produttiva.
I celebri beni pluriennali come macchinari, abbonamenti a software particolari o un servizio di assistenza specifica per il nostro business possono essere programmati e inseriti all’interno del budget degli investimenti.
Questo perché, quelli appena menzionati, sono dei veri e propri investimenti che la proprietà decide di fare per il bene del business.
Viene utilizzato come guida per l’allocazione delle risorse finanziarie dell’azienda.
Il processo di budgeting degli investimenti coinvolge diversi reparti dell’azienda, come la finanza, la produzione, le risorse umane e il marketing.
La preparazione del budget degli investimenti richiede un’analisi attenta delle opportunità di investimento disponibili e delle necessità dell’azienda.
Gli investimenti possono essere di varia natura, come l’acquisto di nuovi macchinari, l’apertura di nuovi punti vendita, la creazione di nuovi prodotti o servizi, o l’acquisizione di altre aziende.
Inoltre, il budget degli investimenti deve essere basato su dati accurati e affidabili, come le previsioni di vendita, i tassi di interesse e le proiezioni di mercato.
Una corretta gestione del budget degli investimenti può aiutare l’azienda a mantenere una crescita sostenibile e adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato.
Il budget delle manutenzioni
Anche in questo caso possiamo facilmente intendere quale sia l’obiettivo del budget delle manutenzioni: programmare e gestire l’intera manutenzione.
Anche la manutenzione periodica di qualunque macchinario in azienda (dal più piccolo al più grande) è un costo che è importante programmare perché, senza una corretta programmazione, potrebbe incidere negativamente sul flusso di cassa aziendale.
Il budget delle manutenzioni è un documento contabile che indica l’importo previsto per le spese di manutenzione degli impianti, delle attrezzature e degli edifici dell’azienda.
Questo tipo di budget è importante per garantire che gli asset dell’azienda siano mantenuti in buone condizioni e funzionino correttamente.
Il budget delle manutenzioni comprende spese quali la manutenzione ordinaria, la riparazione straordinaria, la sostituzione di parti o componenti, il monitoraggio e l’ispezione degli impianti, il costo delle attrezzature e degli strumenti necessari per le attività di manutenzione.
Inoltre, il budget delle manutenzioni può anche comprendere spese per il personale che si occupa di attività di manutenzione, come tecnici specializzati o ingegneri.
Un buon budget delle manutenzioni deve essere stabilito sulla base di un’attenta analisi delle esigenze dell’azienda, tenendo conto dell’età, dello stato di manutenzione e dell’utilizzo degli asset aziendali.
Un budget ben progettato permette anche all’azienda di prevedere e pianificare le spese per la manutenzione, evitando imprevisti e garantendo la continuità delle attività produttive.
L’assetto organizzativo del budget settoriale
Nonostante esistano online centinaia di tabelle precompilate su cui poter basare i propri budget settoriali, ogni azienda può decidere di modificare ogni budget operativo in base al proprio tipo di attività e alle proprie esigenze.
É normale che ogni business ha una struttura unica, quasi personale, da cui è difficile trarre uno schema che vada bene per tutte per cui è importante ricordarsi di non farsi legare dalle tabelle precompilate.
Diventa molto più utile modificare alcuni parametri, alcuni budget settoriali (anche decidendo di accorparne alcuni o suddividerne altri) per riuscire ad avere una situazione dell’intera situazione aziendale nel modo più dettagliato possibile.
Non sono importanti quali voci vengono prese in considerazione in un budget operativo piuttosto che un altro, quello che è importante è l’informazione che il budget mette a disposizione.
Ricorda di utilizzare voci il più possibile specifiche, di scegliere una periodicità entro il quale controllare e revisionare ogni singolo budget e di scegliere univocamente il KPI (o i KPI) per valutare ogni singola voce di budgeting.
Infine, considera sempre che la redazione dei budget ti aiuta a definire sempre di più degli obiettivi sfidanti ma raggiungibili (obiettivi SMART) e viceversa, in base agli obiettivi aziendali si possono redigere i relativi budget.
Approfondisci la lettura con: Obiettivi SMART: cosa sono e come definirli
La relazione tra budget operativi e obiettivi
I budget operativi sono strettamente legati agli obiettivi dell’azienda.
Infatti, la definizione dei budget dipende dalle scelte strategiche dell’azienda e questi budget sono uno strumento per tradurre tali scelte in azioni concrete.
Gli obiettivi dell’azienda rappresentano il punto di partenza per la definizione dei budget operativi.
Le scelte strategiche dell’azienda, ad esempio l’entrata in nuovi mercati o l’introduzione di nuovi prodotti, definiscono le priorità dell’azienda, e quindi le risorse che devono essere allocate per raggiungere tali obiettivi.
In questo senso, i budget operativi sono una sorta di mappa che indica la strada da seguire per raggiungere gli obiettivi dell’azienda.
I budget operativi non solo traducono gli obiettivi dell’azienda in azioni concrete, ma permettono anche di monitorare la performance delle attività dell’azienda rispetto a tali obiettivi.
Infatti, i budget operativi definiscono le metriche di performance e le soglie di accettabilità per ogni attività, permettendo ai responsabili di verificare se le attività sono in linea con gli obiettivi dell’azienda.
In questo modo, i budget operativi rappresentano uno strumento per valutare la performance dell’azienda e per identificare eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati.
In questo articolo abbiamo ampiamente parlato dell’attività di budgeting con un focus particolare sul budget operativo e come prepararlo, senza tralasciare il budget commerciale, il budget degli acquisti,il budget di produzione, il budget degli investimenti e il budget delle manutenzioni.
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