L’analisi degli scostamenti è un tipo di attività strettamente collegata alla definizione degli obiettivi aziendali.
Infatti senza obiettivi attesi, non si può fare il paragone con i dati effettivi e, di conseguenza, l’analisi degli scostamenti non può esistere.
Viene utilizzata in diversi ambiti, dalla gestione aziendale alla contabilità, dalla pianificazione finanziaria alla valutazione delle performance.
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Questo strumento consente di confrontare i risultati attuali con quelli pianificati o attesi, identificando le differenze significative tra i due e analizzandone le cause sottostanti.
L’obiettivo principale dell’analisi degli scostamenti è quello di comprendere le ragioni per cui si verificano variazioni rispetto alle previsioni o agli obiettivi stabiliti.
Questo fornisce una preziosa panoramica delle aree che richiedono interventi correttivi o di miglioramento.
Attraverso l’identificazione e l’analisi delle discrepanze, l’azienda può prendere decisioni informate e adottare misure appropriate per ottimizzare i loro processi aziendali e migliorare le performance complessive.
È un processo di monitoraggio e correzione continua che aiuta le aziende a rimanere competitive e adattabili in un ambiente in continua evoluzione.
Continua a leggere questo articolo se vuoi avere informazioni più dettagliate su che cos’è e quando fare l’analisi degli scostamenti, ma se vuoi ricevere delle informazioni personalizzate sulla tua azienda (in tema di definizione degli obiettivi e relativa analisi degli scostamenti) ti invito a fare il nostro check up aziendali gratuito qui.
Definizione di analisi degli scostamenti
L’analisi degli scostamenti è una metodologia utilizzata per valutare e confrontare le differenze tra i risultati attesi o pianificati e quelli effettivi.
È un processo critico che consente di comprendere le variazioni e le deviazioni dai target stabiliti, al fine di prendere decisioni informate e intraprendere azioni correttive.
L’obiettivo dell’analisi degli scostamenti è identificare le ragioni per cui si verificano queste differenze e analizzarne le cause.
Questo può essere applicato a diverse aree e settori, come finanza, contabilità, produzione, gestione del progetto o gestione delle risorse umane.
Nell’area delle risorse umane, questa analisi è di facile calcolo e di importanza vitale, soprattutto per quanto riguarda la rete commerciale.
Se i commerciali non raggiungono i risultati richiesti dal budget, l’azienda non guadagnerà a sufficienza per progredire come previsto.
L’analisi degli scostamenti può essere effettuata utilizzando una varietà di metodi e strumenti, come l’analisi finanziaria, la valutazione delle prestazioni, il monitoraggio dei KPI (Key Performance Indicator) e l’elaborazione dei dati.
Durante il processo di analisi vengono raccolti dati e informazioni pertinenti per confrontare i risultati effettivi con quelli pianificati o attesi.
Ti ricordo anche che i dati possono provenire sia da fonti interne che da fonti esterne.
L’obiettivo è di identificare le discrepanze e comprendere le ragioni dietro di esse.
Una volta individuate le cause degli scostamenti, si può procedere a stabilire le azioni correttive appropriate per abbassare lo scostamento tra risultato atteso e risultato effettivo.
Queste azioni possono includere la revisione delle strategie, l’aggiornamento dei piani, la modifica dei processi operativi o la riallocazione delle risorse.
L’analisi degli scostamenti fornisce una base solida per prendere decisioni basate sui dati e per migliorare le proprie prestazioni.
Il budget dell’analisi degli scostamenti
Il budget dell’analisi degli scostamenti è una componente essenziale per garantire un’adeguata pianificazione finanziaria e il monitoraggio delle performance.
Si tratta di una stima dettagliata delle entrate e delle spese previste per un determinato periodo di tempo, che serve da punto di riferimento per valutare le variazioni tra i risultati effettivi e quelli previsti.
La creazione di un budget per l’analisi degli scostamenti richiede un’attenta analisi dei dati storici, delle previsioni future e delle informazioni rilevanti riguardanti le attività e le operazioni.
Un budget ben strutturato per l’analisi degli scostamenti dovrebbe includere tutte le voci di spesa e di entrata significative, nonché i relativi obiettivi quantitativi e qualitativi.
Ad esempio, può comprendere le previsioni di vendite, i costi di produzione, le spese di marketing, il personale e le imposte.
Inoltre, è importante considerare anche le variabili esterne che possono influenzare il budget, come i cambiamenti nel mercato o le politiche fiscali.
Durante il periodo di riferimento, il budget dell’analisi degli scostamenti viene confrontato con i risultati effettivi per valutare le discrepanze e analizzarne le cause.
Questo confronto consente di identificare gli scostamenti sia positivi che negativi, fornendo un’indicazione chiara delle aree in cui si è verificata una differenza significativa tra i risultati attesi e quelli reali.
Perché è importante per il controllo di gestione dell’azienda
L’analisi degli scostamenti riveste un’importanza fondamentale per il controllo di gestione di un’azienda.
Perché consente di monitorare e valutare le performance aziendali confrontando i risultati attesi con quelli effettivi dando la prova concreta di quanto stanno funzionando le strategie aziendali e evidenziando eventuali errori.
Innanzitutto, l’analisi degli scostamenti fornisce una misurazione oggettiva delle prestazioni dell’azienda.
Attraverso il confronto tra i risultati attesi e quelli effettivi, il controllo di gestione può identificare eventuali variazioni significative e analizzarne le cause sottostanti.
Ciò permette di individuare le aree di successo da valorizzare e le aree problematiche che richiedono interventi correttivi.
L’analisi degli scostamenti inoltre consente di individuare tempestivamente eventuali deviazioni rispetto agli obiettivi stabiliti.
I KPI intermedi evidenziano i risultati effettivi e rilevano eventuali scostamenti, consentendo di intervenire prontamente per correggere la situazione.
Questo approccio proattivo evita che eventuali problemi si amplifichino nel tempo e consente di mantenere le performance aziendali allineate agli obiettivi messi a budget.
Un altro vantaggio dell’analisi degli scostamenti per il controllo di gestione è la possibilità di ottenere informazioni preziose per la pianificazione futura.
Studiando le discrepanze tra i risultati attesi e quelli effettivi, il controllo di gestione può acquisire conoscenze fondamentali per effettuare una pianificazione più accurata e realistica in futuro, tenendo conto delle informazioni ottenute dalle esperienze passate.
Infine, l’analisi degli scostamenti contribuisce a una gestione finanziaria più efficace.
Il controllo di gestione può identificare eventuali scostamenti tra i costi pianificati e quelli effettivi, consentendo un controllo più rigoroso delle spese che permette di ottimizzare l’allocazione delle risorse e di migliorare la redditività complessiva dell’azienda.
Quando fare l’analisi degli scostamenti
L’analisi degli scostamenti può essere eseguita in diversi momenti e a diverse frequenze a seconda delle esigenze e dei processi aziendali.
Però ci sono alcune situazioni chiave in cui è particolarmente importante inserire questa attività.
In linea generale, l’analisi dovrebbe essere effettuata ciclicamente, ad esempio su base mensile o trimestrale, per monitorare le performance aziendali nel corso del tempo.
Questo perché in questo modo si possono rilevare eventuali deviazioni rispetto agli obiettivi stabiliti e di intervenire tempestivamente per correggere la rotta.
L’analisi periodica degli scostamenti consente anche di identificare tendenze o modelli ricorrenti che possono aiutare a migliorare la pianificazione e la gestione futura.
Un altro momento critico è durante la fase di pianificazione e budgeting.
Abbiamo già evidenziato ampiamente la stretta correlazione tra l’attività di budgeting e l’analisi degli scostamenti, per questo motivo è fondamentale che le due attività vadano di pari passo.
Prima di stabilire gli obiettivi finanziari e operativi per un determinato periodo, è essenziale effettuare un’analisi approfondita delle variazioni storiche per comprendere le prestazioni passate e stabilire obiettivi realistici.
Questo processo permette di allineare le aspettative e le strategie dell’azienda con la sua capacità di raggiungere i risultati desiderati.
Inoltre, l’analisi degli scostamenti è particolarmente rilevante in situazioni in cui si verificano eventi imprevisti o cambiamenti significativi nell’ambiente aziendale.
Ad esempio?
Durante una crisi economica oppure dopo una modifica nella normativa fiscale o una fluttuazione dei prezzi delle materie prime.
L’analisi degli scostamenti può fornire una valutazione tempestiva degli impatti finanziari e operativi, consentendo all’azienda di adattarsi rapidamente e prendere decisioni informate.
L’aspetto particolarmente interessante di questo tipo di analisi è che non necessariamente deve riguardare l’intera azienda, ma lo studio degli scostamenti può essere scomposto anche per le singole aree aziendali o addirittura per i singoli progetti.
Durante l’esecuzione di un progetto, è importante monitorare regolarmente i risultati rispetto al piano stabilito, al fine di individuare eventuali scostamenti e prendere azioni correttive tempestive.
Questo assicura che il progetto rimanga in linea con le aspettative e che i rischi vengano gestiti in modo efficace.
Come calcolare gli scostamenti
Ci sono diversi metodi e approcci che possono essere utilizzati per calcolare gli scostamenti, a seconda del tipo di dati e delle metriche coinvolte.
In generale, indipendentemente dalle particolarità dell’attività aziendale e dei metodi di analisi scelti, l’iter di calcolo è il seguente:
- confronto tra dati attesi e dati effettivi determinando lo scostamento generale,
- lo scostamento generale viene scomposto in scostamenti più specifici (detti elementari),
- ricerca delle cause che hanno portato lo scostamento,
- inserimento delle azioni correttive per diminuire lo scostamento nel prossimo periodo.
Per calcolare gli scostamenti finanziari, ad esempio, è possibile confrontare le cifre di bilancio previste con i risultati effettivi.
Questo può includere il confronto delle entrate, delle spese e dei profitti.
Si calcola semplicemente la differenza tra i valori previsti e quelli effettivi e si esprime il risultato come un importo assoluto o come percentuale.
Nel caso di indicatori di performance o metriche di produzione, il calcolo degli scostamenti può essere basato su formule specifiche di KPI aziendali.
Come viene effettuata l’analisi degli scostamenti
Teniamo a specificare che quando si parla di “scostamento” ci si riferisce a una differenza che può essere sia in positivo che in negativo.
Quindi l’analisi degli scostamenti non mette solo in evidenza le aree di miglioramento dell’attività (scostamento negativo), ma anche le aree che performano meglio di quanto previsto (scostamento positivo).
Nel primo caso si metteranno in atto azioni correttive degli errori, nel secondo caso si inseriranno azioni che sfruttino meglio le potenzialità di quella particolare area.
Globalmente l’analisi degli scostamenti viene effettuata principalmente su tre fronti:
- costi fissi,
- costi variabili,
- ricavi.
La seconda fase dell’analisi si concentra poi a dei dati più specifici (scostamento elementare), ossia:
- volume (si evidenzia la differenza del volume di produzione),
- prezzo (sia di acquisto che di vendita),
- efficienza (rendimento diverso da quello programmato).
Le cause degli scostamenti
Gli scostamenti aziendali possono essere causati da una varietà di fattori, sia interni che esterni all’azienda.
La comprensione delle cause delle differenze con i risultati attesi è la terza fase del processo di analisi degli scostamenti.
Le cause degli scostamenti interni possono essere legate a fattori operativi, finanziari o di gestione.
Ad esempio, inefficienze nei processi produttivi, problemi di gestione delle risorse umane, errori di pianificazione o problemi di controllo dei costi possono portare a scostamenti negativi.
O ancora, la mancanza di allineamento tra le strategie aziendali e le azioni operative può generare discrepanze tra i risultati attesi e quelli effettivi.
Allo stesso modo, le cause degli scostamenti possono derivare anche da fattori esterni all’azienda come:
- le fluttuazioni dei prezzi delle materie prime,
- le variazioni delle condizioni di mercato,
- i cambiamenti normativi,
- le instabilità economiche possono influenzare le performance aziendali e generare scostamenti rispetto agli obiettivi previsti.
È importante monitorare attentamente l’ambiente esterno e adattarsi alle condizioni mutevoli per mitigare gli impatti negativi sugli scostamenti aziendali.
Inoltre, gli scostamenti possono anche derivare da fattori imprevisti o eventi straordinari come calamità naturali, incidenti o problemi tecnici possono causare interruzioni operative e generare scostamenti negativi.
È essenziale gestire efficacemente queste situazioni di crisi e adottare misure di contingenza per limitare gli effetti sugli scostamenti.
Per comprendere appieno le cause degli scostamenti, è necessario condurre un’analisi approfondita che coinvolga diversi livelli dell’organizzazione.
Tutto questo studio può includere la valutazione dei processi interni, l’analisi dei dati finanziari, la revisione delle strategie di mercato e l’identificazione delle tendenze economiche.
Solo attraverso una valutazione completa e accurata delle cause degli scostamenti sarà possibile adottare le misure correttive adeguate e migliorare le performance aziendali.
Quali sono gli errori da evitare
Fino ad ora è stato molto evidente quanto sia preziosa l’analisi degli scostamenti per l’azienda, per essere efficace è importante non cadere in questi errori più comuni di quanto si possa pensare.
Ecco alcuni errori da evitare:
- Ignorare l’accuratezza dei dati.
Utilizzare dati incompleti, inesatti o non rappresentativi può portare a conclusioni errate.
È fondamentale garantire che i dati utilizzati per l’analisi siano accurati, aggiornati e rappresentativi del periodo o dell’ambito presi in considerazione. - Mancanza di obiettivi chiari.
L’analisi degli scostamenti deve essere orientata a obiettivi specifici.
Non avere obiettivi chiari può portare a un’analisi dispersiva o a valutazioni superficiali.
È importante definire in modo chiaro gli obiettivi dell’analisi in modo da concentrarsi sugli aspetti rilevanti per l’azienda. - Focalizzarsi solo sugli scostamenti negativi.
Invece è importante identificare e comprendere gli scostamenti negativi, è altrettanto fondamentale analizzare anche gli scostamenti positivi.
Gli scostamenti positivi possono indicare un’eccellenza operativa o opportunità di miglioramento, ignorarli potrebbe portare a una visione distorta delle prestazioni aziendali complessive. - Non analizzare le cause degli scostamenti.
Identificare solo gli scostamenti senza comprendere le cause sottostanti limita l’efficacia dell’analisi.
È importante dedicare tempo ed energie all’analisi delle cause degli scostamenti per identificare i fattori che hanno contribuito alle variazioni e prendere le azioni correttive appropriate. - Non coinvolgere tutte le parti interessate.
L’analisi degli scostamenti dovrebbe coinvolgere le persone e le funzioni coinvolte nell’ambito analizzato.
Non coinvolgere tutte le parti interessate può portare a una mancanza di prospettive diverse e a una visione limitata dei fattori che contribuiscono agli scostamenti. - Non monitorare le azioni correttive.
Identificare gli scostamenti e definire le azioni correttive sono solo il primo passo.
È fondamentale monitorare l’attuazione delle azioni correttive e valutare il loro impatto nel tempo, ignorare questa fase può ridurre l’efficacia delle misure correttive adottate. - Mancanza di flessibilità e adattabilità.
Le condizioni aziendali possono cambiare rapidamente, e le strategie e i piani di azione devono essere flessibili per adattarsi a tali cambiamenti.
Non adattare l’analisi degli scostamenti alle nuove circostanze può limitarne l’efficacia nel supportare il controllo di gestione dell’azienda.
Evitare questi errori contribuirà a garantire che l’analisi degli scostamenti sia accurata, completa e utile per prendere decisioni informate e migliorare le prestazioni aziendali complessive.
Penso che abbiamo finito di analizzare tutti gli aspetti più interessanti relativi all’attività di analisi degli scostamenti, dalla sua funzione, a come calcolare le differenze fino ad arrivare agli errori da evitare.
Ti invito a compilare il nostro check up aziendale gratuito che ti fornirà ulteriori consigli sul monitoraggio della tua azienda, ma questa volta personalizzati sul tuo business.
