Per introdurre uno strumento fondamentale per le aziende come il budget economico, voglio farti una domanda: “Come fai a raggiungere una meta non sai quale rotta seguire?”
Ecco, il budget economico è proprio la cartina che indica la rotta, sulla base del quale si costruiscono le strategie e si possono raggiungere gli obiettivi aziendali che abbiamo stabilito.
Questa domanda è certamente una provocazione dietro la quale però si cela la pura e semplice realtà dei fatti: senza un piano budget economico è difficile (se non impossibile) costruire le strategie dei reparti aziendali e non si possono raggiungere gli obiettivi.
Allo stesso modo, anche la nave non può giungere a destinazione senza una rotta ben definita.
Possiamo considerare il budget economico come lo strumento di programmazione aziendale più importante perché tutte le strategie aziendali si basano sugli obiettivi stabiliti al suo interno.
Il piano deve essere scritto e suddiviso per reparti aziendali (piano marketing, piano commerciale, produzione e risorse umane).
Mette in evidenza gli obiettivi economico finanziari di tutto l’esercizio e tutte le risorse coinvolte per raggiungere i risultati.
La redazione del budget copre un intero esercizio (12 mesi), ma viene suddiviso anche in periodi più brevi in modo da poter valutare trimestralmente (o mensilmente) l’andamento aziendale ed eventualmente applicare azioni correttive sulla base dei risultati consuntivi.
Ora che abbiamo definito genericamente la sua importanza, individuiamo in modo più specifico da cosa è composto, quali sono le funzioni e come si determina il budget economico.
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Il budget economico: da cosa è composto
Il budget economico è composto da due parti:
- il budget operativo,
- il budget finanziario.
Il budget finanziario contiene tutti i dettagli sui flussi finanziari considerando le previsioni economiche (contenute nel budget operativo), sugli investimenti e su tutti i flussi di cassa.
Il budget operativo, per essere completo e utile per la definizione delle strategie aziendali, deve essere molto dettagliato e suddiviso necessariamente in quattro distinti piani, ognuno dei quali prende in considerazione una specifica area aziendale.
È composto da:
- Il piano degli investimenti: cioè il punto di partenza della redazione dell’intero budget economico, che considera tutti gli investimenti che si prevedono durante l’esercizio.
- Il piano economico: si occupa di individuare per ogni reparto aziendale una previsione di costi e ricavi più un calcolo sulle marginalità e sull’utile.
- Il piano patrimoniale: in cui si prevedono tutte le attività a passività dell’esercizio. È necessario prevedere le immobilizzazioni, l’attivo circolante, le passività e il capitale permanente.
- Il piano finanziario: la previsione dei rapporti tra fonti e impieghi e tra fabbisogno e coperture da mantenere nell’arco dei 12 mesi, più una serie di previsioni a termine più breve (trimestrale o mensile).
Le funzioni del budget economico
Quali sono le funzioni del budget economico oltre alla scelta degli obiettivi aziendali?
L’abbiamo già detto, l’utilità primaria del budget è: definire uno specifico budget da seguire, prendendo in considerazione ogni singolo dettaglio dell’azienda e condividendo con i manager di ogni reparto qual è la strada da seguire durante tutto il prossimo esercizio.
Ma non finisce qui, perché questa è la funzione principale di questo lavoro, ma ci sono anche alcune funzioni più “nascoste” a cui spesso non si dà troppo peso, ma che sono ugualmente importanti.
In particolare, ne abbiamo individuate tre.
- Previsione di eventuali problemi o difficoltà: a cui siamo già andati incontro durante la nostra storia aziendale (magari considerando la stagionalità della produzione, oppure eventuali problemi con l’approvvigionamento delle merci in determinati periodi dell’anno, o ancora l’aumento del carico di lavoro in certi periodi) sulla base dei quali prepararsi precedentemente e non andare in affanno.
- Funzione di controllo durante tutto l’esercizio: infatti grazie al controllo, trimestrale o mensile, dei risultati consuntivi rispetto a quelli preventivi si possono individuare piani correttivi per correggere gli errori che si sono riscontrati.
Il controllo periodico porta anche un altro effetto fondamentale: aggiustare i problemi aziendali prima che diventino irrecuperabili. - Porta organizzazione in tutti i reparti aziendali: diventa una sorta di stella cometa a cui tutti i manager devono fare riferimento. Questo comporta che tutta l’azienda si muova verso una stessa direzione condivisa e i diversi reparti possano organizzarsi e collaborare in modo più profittevole avendo chiari gli obiettivi da raggiungere.
Con la redazione del budget economico all’inizio dell’esercizio, sarà chiaro a tutti qual è il budget dedicato a ogni area aziendale.
Quanti investimenti ci si può permettere per il reparto marketing oppure per il reparto ricerca e sviluppo.
Allo stesso tempo diventa facile individuare il fabbisogno di risorse e i ricavi necessari minimi per coprire questo fabbisogno.
Grazie al budget economico si può prevedere l’acquisto di eventuali nuovi immobili o per specifici macchinari in modo programmatico e senza incorrere in problemi di liquidità.
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Come viene determinato il budget economico
Il budget economico si determina attraverso degli step ben precisi, senza la definizione di uno non si può procedere con il successivo.
Il primo step è la previsione delle vendite, sia in termini di quantità che in termini di valore, preferibilmente definendo obiettivi molto brevi (mensili per esempio).
Grazie alla previsione delle vendite, si può procedere a fare la previsione della produzione rispondendo alla domanda: “quanti prodotti finiti prevediamo di vendere e, di conseguenza, produrre?”.
La logica conseguenza comporta che, grazie alle previsioni di vendita e di produzione, è possibile stabilire approssimativamente (il più dettagliatamente possibile) anche gli acquisti (sia in termini di quantità che in termini di valore economico) e le risorse umane necessarie.
In questo modo possiamo prevedere i costi direttamente correlati all’attività produttiva.
Infine dobbiamo aggiungere alla previsione di spesa tutti gli altri costi generali e indiretti, come quelli relativi al piano marketing e pubblicità.
Non è un lavoro semplice quello della redazione del budget economico, è vero, però è un lavoro necessario per far funzionare l’azienda nel lungo periodo.
Il budget economico è la mappa che contiene ogni singola informazione sulla rotta da seguire per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Con questo articolo ti ho svelato gratuitamente che come si determina e quali sono le funzioni del budget economico utile per valutare e definire le strategie e gli obiettivi aziendali futuri.
Ti consiglio quindi di fare il nostro checkup aziendale gratuito così che tu possa trovare degli ulteriori consigli da applicare subito per controllare l’andamento dell’azienda e il raggiungimento degli obiettivi scelti.
