Il mansionario, chiamato anche job description, serve a definire e descrivere, in maniera chiara e oggettiva, l’insieme dei compiti (detto, appunto, mansione o job) attribuiti a ciascuna posizione individuale all’interno dell’azienda.
Grazie al mansionario, l’azienda formalizza il comportamento di dipendenti e collaboratori, riducendo così i limiti della discrezionalità di ciascuno e limitando la variabilità dei comportamenti stessi.
Ciò fa del mansionario uno strumento di controllo aziendale che favorisce la standardizzazione.
Da un altro punto di vista, definendo i comportamenti attesi, il mansionario serve anche come strumento di coordinamento. In un team di lavoro, se ciascuno sa esattamente cosa fare e in che modo, applica le procedure del caso al meglio ed in maniera prevedibile dal resto della squadra.
Un mansionario elaborato correttamente, insieme all’organigramma, definisce la struttura organizzativa dell’azienda.
È molto utile perché, oltre a dare indicazioni specifiche sulla mansione, è di supporto alle Risorse Umane, il dipartimento HR, sotto molteplici aspetti.
In particolare, il mansionario:
- aiuta ad individuare i parametri di valutazione della singola mansione in funzione degli obiettivi espressi;
- consente di definire un piano di formazione e crescita, ossia il piano di carriera;
- permette di selezionare i candidati per la specifica posizione, grazie all’esplicitazione delle soft e hard skill richieste;
- serve ad individuare e pianificare il percorso di formazione più adatto in caso di assenza di alcune skill (competenze) richieste, affinché il candidato scelto colmi il gap.
Spesso nel caso delle Piccole, e a volte delle Medie Imprese, è un documento assente.
Eppure il mansionario contribuisce ad avere un approccio strategico del business nel medio-lungo periodo e, pertanto, è uno strumento utilissimo e indispensabile.
Occorre, però, elaborare mansionari agili e funzionali allo scopo e alla dimensione aziendale.
Vediamo allora insieme da dove partire per elaborare un mansionario aziendale davvero utile e pratico, quali informazioni è indispensabile che questo documento contenga per essere adatto alle PMI, come è possibile declinarlo in funzione dei ruoli manageriali che a differenza delle mansioni operative, facilmente ufficializzabili in funzione dei processi, necessitano, invece, più di una formalizzazione dei risultati.
I primi step per elaborare un mansionario che sia davvero utile e pratico
Per elaborare un mansionario davvero funzionale e valido, occorre innanzitutto svincolarsi dall’idea, ricorrente soprattutto nelle realtà aziendali medio-piccole e piccolissime, di associare ad una serie di compiti il “nome” di una persona dell’organico, cioè il dipendente o anche il socio che in quel momento si occupa di quelle date mansioni.
Il piccolo imprenditore deve fare uno sforzo per individuare le “funzioni” chiave indispensabili nella sua organizzazione.
Quindi, il primo passo necessario per elaborare mansionari utili è definire l’organigramma aziendale.
Non occorre avere decine di dipendenti per iniziare a costruirlo.
Anche una ditta a conduzione familiare può individuare le funzioni fondamentali per il proprio business, definirne le interdipendenze gerarchiche, gli obiettivi strategici e le responsabilità.
Nelle realtà di modeste dimensioni tali funzioni non solo sono coperte da singole figure, anziché da dipartimenti interi ma, il più delle volte, una stessa persona riveste più funzioni o ruoli.
È indispensabile, per ogni singola funzione, individuare esattamente ciò che le compete, cosa deve fare etc. Occorre quindi scrivere, per ciascuna di esse, uno specifico mansionario.
E, quindi, una stessa persona, in un’azienda piccola, può dover far riferimento a più mansionari, svolgendo, di volta in volta, mansioni differenti.
Un secondo e fondamentale step per elaborare un corretto mansionario è definire il flusso di lavoro per comprendere le “interdipendenze significative dei compiti”.
Questo ci aiuta a definire l’ampiezza e, quindi, la specializzazione della singola mansione.
Scrivendo il flusso di lavoro, infatti, si hanno informazioni utili per capire se è possibile aumentare o diminuire il numero di compiti di ciascuna mansione. Ad esempio delineando i singoli task di ogni sottofase, possiamo renderci conto se due compiti condividono le stesse risorse tecnologiche come il pc, o lo stesso spazio, oppure se esistono delle sequenze logiche tra due compiti perché l’output di A rappresenta l’input di B, e così via e quindi decidere di assegnare entrambi i compiti alla stessa mansione oppure no.
Cosa deve contenere un mansionario perché sia utile alla PMI
Vediamo ora quali informazioni e indicazioni deve contenere un mansionario perché sia un documento davvero funzionale per l’imprenditore.
Un mansionario deve indicare:
- il nome della mansione;
- gli obiettivi;
- le responsabilità;
- le attività e i compiti specifici;
- il prodotto di valore da generare, ossia l’output;
- l’indicazione delle competenze trasversali e tecniche (soft e hard skill) richieste;
- l’ampiezza della delega ossia i diversi livelli di autonomia in funzione dei differenti compiti;
- la collocazione all’interno della struttura, con esplicitazione della posizione gerarchicamente superiore cui riportare e di quelle eventualmente coordinate.
Tutte queste informazioni, riportate in un semplicissimo foglio excel in maniera ordinata, chiara e schematica, costituiscono il mansionario di una specifica funzione e aiutano anche il piccolo imprenditore a prendere decisioni consapevoli in merito, ad esempio, all’assunzione di nuovi collaboratori, lo supporta nel controllare l’operato di chi è già in organico e lo supporta nel comprendere quali percorsi formativi sono indispensabili per migliorare le prestazioni di una mansione specifica, in vista dei propri obiettivi strategici.
Come elaborare un mansionario utile anche in funzione dei ruoli manageriali e professionali
Per elaborare il mansionario di un ruolo manageriale occorre un’attenzione particolare rispetto all’elaborazione del mansionario per una funzione più operativa.
Una mansione (o job), come già scritto, è un insieme di compiti.
Un ruolo, invece, è “l’insieme delle aspettative di comportamento che l’organizzazione si attende da una persona che ricopre una certa posizione in relazione agli obiettivi dell’organizzazione”. (cit La gestione dell’impresa di G. Spina, Rizzoli Etas, 2012).
Un manager in azienda, quello che nelle PMI è chiamato semplicemente “responsabile” (di un certo reparto/dipartimento), ha un livello di autonomia medio-alto e di solito copre una varietà di compiti che vanno dal coordinamento, all’elaborazione di strategie ad hoc, etc…
Proprio per questa ampiezza di compiti e autonomia, un ruolo è più difficile da formalizzare.
Si dice, infatti, che un ruolo va interpretato, mentre la mansione è svolta.
Come già accennato precedentemente, più che definire lo standard del processo e le attività specifiche, nel caso dei ruoli manageriali il mansionario deve focalizzarsi sul risultato atteso da quel ruolo, sulle sue responsabilità e competenze richieste.
Conclusioni
Business Coaching Italia accompagna gli imprenditori anche nella riorganizzazione della propria realtà aziendale e la stesura dei mansionari è un passaggio chiave di questo percorso, insieme alla definizione dell’organigramma aziendale, del flussogramma e all’elaborazione delle procedure.
Il tutto è svolto in maniera assolutamente pratica, funzionale e personalizzata durante sessioni di business coaching one to one.
