Per Business Process Improvement (BPI) si intendono le metodologie utilizzate dai leader aziendali per analizzare e identificare le aree dell’azienda in cui c’è necessità di migliorare l’accuratezza, l’efficacia e l’efficienza.
Le aziende utilizzano il Business Process Improvement per individuare le modalità attraverso le quali ridurre il tempo necessario per completare i processi, eliminare gli sprechi in tali processi e migliorare la qualità dei prodotti o servizi utilizzando sempre i processi.
A volte, i leader aziendali utilizzano il Business Process Improvement per garantire una migliore conformità alle regole e ai regolamenti che disciplinano tali processi, ma anche per migliorare l’esperienza e la soddisfazione dei clienti.
Si può dire che il BPI, piuttosto che elaborare la gestione del cambiamento in fasi incrementali, si prodiga ad apportare una drastica trasformazione alle prestazioni aziendali.
Obiettivi del miglioramento dei processi aziendali
Il Business Process Improvement passa attraverso una serie di obiettivi aziendali volti a rendere i processi più efficaci ed efficienti. Ecco quali sono:
- ridurre i costi: vengono utilizzate delle tecniche che identificano la spesa non necessaria per le risorse e trovare le migliori soluzioni per creare un efficace output di processo. Ciò consente alle aziende di risparmiare sui costi, da utilizzare eventualmente per altre importanti priorità;
- aumentare la produttività: il Business Process Improvement si deve concentrare sulla rimozione delle attività ridondanti e non necessarie. Inoltre, offre una grossa mano a riprogettare il processo esistente con tecniche più efficaci. Un risultato immediato potrebbe essere quello di una maggiore produttività da parte dei dipendenti;
- soddisfare il cliente: migliorare i processi aziendali significa garantire un’attività senza interruzioni e flussi di lavoro efficienti. Questi miglioramenti offrono maggiori risultati in termini di valore a favore dei clienti, che saranno più soddisfatti;
- soddisfare i dipendenti: la loro felicità è fondamentale per l’attività. Con il miglioramento dei processi, i dipendenti avranno modo di lavorare utilizzando metodi chiari, districati, produttivi, di facile comprensione ed efficienti;
- offrire una vita migliore: quando i processi vengono migliorati, succede la stessa cosa alle operazioni, ai risultati e alle vite. Una volta che è avvenuta l’ottimizzazione dei processi, tutti le persone che lavorano nell’azienda potranno godersi una vacanza ovunque esse vogliono, senza stress, preoccupazione o senso di colpa poiché i processi saranno in grado di prendersi cura di sé stessi.
Fasi generali del Business Process Improvement
Quali sono le fasi del Business Process Improvement? Dipende dall’approccio che si vuole adottare e da dove iniziare esattamente. In linea generale, le fasi sono le seguenti:
- Capire cosa c’è da cambiare, utilizzando la mappatura dei processi aziendali in modo da creare una panoramica di quelli correnti. Una volta identificato il problema, bisogna impiegare risorse ed energie per risolverlo e migliorare così i processi aziendali. In questa fase è anche possibile implementare gli strumenti di automazione dei dati e migliorare l’analisi dei processi e del flusso lavorativo e responsabilizzare maggiormente le parti responsabili;
- Individuare cosa non funziona come dovrebbe, utilizzando l’intero team di lavoro per ottenere dei feedback e per porre domande sui processi;
- Ogni azienda è diversa e utilizzare un processo univoco e oggettivo non va bene. Al contrario, sarebbe opportuno delineare gli obiettivi dell’attività per definire le metriche appropriate da adottare nella valutazione dei cambiamenti di processo. È necessario in questa fase creare una strategia, chiamando in causa il team e delegando un responsabile per ogni fase del processo. In questo, ogni persona sarà responsabile del proprio lavoro e coopererà con gli altri per il bene dell’intera azienda;
- Visto che le aziende non operano mai da sole, il consenso dei dipendenti e delle altre parti coinvolte è necessario. Così facendo, si avrà un maggior impegno e supporto, due aspetti che non possono far altro che modificare l’intero processo.
In conclusione, utilizzando tutte le risorse all’interno dell’azienda e mettendo in pratica le strategie adatte, il Business Process Improvement trasformerà completamente l’attività.
