Scegliere e rispettare le scadenze in azienda è uno dei vari elementi che caratterizzano gli obiettivi aziendali smart, cioè i più efficaci.
Fare in modo che il team di lavoro rispetti le deadline è fondamentale per centrare gli obiettivi ed è anche parte integrante del processo di miglioramento aziendale a cui tutti gli imprenditori ambiscono.
In troppe aziende italiane gli imprenditori non riescono a prevedere se la scadenza sarà rispettata anche prima dell’arrivo della data della deadline.
Spesso infatti il nocciolo del problema non è nel mancato rispetto della scadenza, ma in come si imposta tutto il processo di definizione e assegnazione dell’obiettivo che permette di arrivare a rispettare la scadenza.
Una determinata scadenza, in genere, provoca stress, ansia da prestazione e una conseguente scarsa performance lavorativa da parte del team di lavoro.
Niente a che vedere con un team concentrato, coeso e focalizzato su quella determinata scadenza, cioè quello che noi chiamiamo squadra d’assalto aziendale.
In questo articolo vedremo come impostare una scadenza e fare in modo che aumentino le probabilità di riuscire a rispettarla grazie anche a un team d’assalto aziendale.
Per quanto riguarda le deadline, scopriremo:
- perché sono importanti;
- come impostarle in modo ragionevole evitando di provocare stress e ansia nei dipendenti;
- come definirle in modo strategico;
- come impostare il lavoro per riuscire a rispettarle.
Perché le scadenze sono importanti
Le scadenze sono fondamentali per aumentare le performance aziendali.
Perché?
Perché impostare una scadenza specifica, chiara e definita serve per mettere in pratica tutte le strategie definite per raggiungere un determinato obiettivo.
Non a caso un obiettivo smart è un obiettivo temporizzato, cioè con una scadenza.
Solo impostando e rispettando le scadenze è possibile gestire il raggiungimento anche degli obiettivi aziendali più importanti e più grandi (magari quelli a lungo termine).
La scelta delle deadline è importante anche per gestire il lavoro giornaliero senza costituire colli di bottiglia che fanno solo perdere tempo ad altri reparti oppure senza generare stress ai dipendenti a causa di una mole di lavoro difficile da gestire.
Si possono definire le scadenze anche per ogni piccolo task giornaliero, o per tutta la giornata di lavoro.
Quando ogni dipendente rispetta le scadenze anche il lavoro del team è più agile e, di conseguenza, a loro volta anche le mansioni degli altri reparti filano lisci come l’olio.
É tutta una questione di impostazione dei processi di lavoro.
È importante impostare delle deadline ragionevoli e strategiche perché in questo modo sarà molto più facile che ogni dipendente lavori di fretta, magari tralasciando involontariamente dettagli importanti che possono portare al mancato raggiungimento dell’obiettivo.
Ma cosa significa una deadline ragionevole? Vediamolo.
Deadline ragionevole
Per capire in modo pratico e veloce quando una deadline è ragionevole ti faccio una semplice domanda:
“Ti ricordi l’ultima volta che un cliente ti ha fatto una richiesta urgente e tu hai detto di si?”
Ecco, quella è una deadline irragionevole, cioè una scadenza che probabilmente non prende in considerazione tutto il lavoro necessario per rispettare la parola data al cliente in questione.
Questo succede fin troppo nelle aziende italiane.
Una scadenza si può considerare ragionevole quando tra il punto di partenza del lavoro (per esempio l’inizio della produzione di un prodotto) e il punto di arrivo (per esempio il prodotto finito) c’è il tutto il tempo necessario stimato più una percentuale di tempo dedicata ai possibili imprevisti.
Per riuscire a impostare una deadline ragione è quindi necessario (non importante, ma necessario):
- misurare nel modo più dettagliato possibile i tempi di lavoro per svolgere ogni singola mansione;
- impostare degli indicatori di prestazione (KPI) che indicano lo stato di avanzamento dei lavori durante tutto il processo.
I KPI sono fondamentali per indicare, all’imprenditore e a tutti i dipendenti, in ogni momento dell’arco temporale prima della deadline a che punto del processo sono e se la scadenza potrà essere rispettata o meno.
Deadline strategica
Una deadline è strategica quando è impostata per raggiungere gli obiettivi aziendali giorno dopo giorno.
Non c’è solo un grande obiettivo, ma ogni scadenza rappresenta un piccolo step che permette di arrivare all’obiettivo finale.
Ogni deadline è un piccolo mattoncino che giorno per giorno permette di scaglionare il lavoro e controllare l’intero processo fino ad ottenere l’intera costruzione.
È scientificamente dimostrato che le persone tendono a dare priorità alle scadenze più brevi.
Definire delle deadline strategiche significa tenere in considerazione questa tendenza degli esseri umani e sfruttarla per ottimizzare il lavoro di tutti verso un grande obiettivo lontano ed evitare stress e burnout.
Come rispettare una deadline aziendale
Gli imprenditori sono le persone che prendono le decisioni in azienda e che hanno l’ultima parola sugli obiettivi e sulle scadenze finali.
Per permettere ai dipendenti a tutti i livelli di rispettare le deadline aziendali dall’alto è importante che queste contengano alcuni elementi fondamentali.
L’imprenditore deve definire gli obiettivi e le scadenze in modo chiaro e fare in modo che tutti i dipendenti possano consultare i documenti in cui è tutto scritto nero su bianco.
Per far sì che tutti rispettino le scadenze imposte da qualcun altro non ci deve essere traccia di dubbio o di perplessità.
Inoltre è importante che i KPI (gli indicatori che mostrano lo stato di avanzamento sulla tabella di marcia) siano consultabili a tutti.
In questo modo ogni singolo dipendente potrà auto organizzarsi in base ai KPI che lo competono, oppure l’imprenditore può facilmente individuare quali lavoratori non rispettano le scadenze richieste.
Quando la tabella di marcia è chiara e ci sono gli indicatori di processo che permettono a tutto di autocontrollarsi e autogestirsi, le probabilità che la scadenza sarà rispettata aumentano nettamente.
Rispettare le deadline crea positività
Centrare gli obiettivi lavorando sodo provoca diversi effetti positivi su tutto il team di lavoro.
In primis si genera uno stato di positività comune che a sua volta porta a lavorare meglio e di più per rispettare anche la successiva scadenza.
Inoltre, se la scadenza prevede il lavoro di squadra, l’intero team creerà un senso di squadra che genererà un clima di lavoro molto fruttuoso per il futuro.
Far rispettare le scadenze in azienda non è sempre semplice, però impostare le deadline con le strategie che abbiamo appena visto non farà altro che aumentare le possibilità di raggiungimento degli obiettivi.
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