Parlare con i propri dipendenti richiede, innanzitutto, di porsi in ascolto attivo, di prestare grande attenzione anche alla comunicazione non verbale e paraverbale, di avere chiaro il messaggio da trasferire e, infine, dare feedback.
Comunicare con i propri dipendenti, esige, inoltre, una grande dose di empatia che è la capacità di comprendere lo stato d’animo e le emozioni di chi è di fronte.
Anzi, riprendendo il concetto di intelligenza emotiva introdotto dallo psicologo Daniel Goleman, occorre sviluppare l’abilità di gestire in maniera adeguata le emozioni, anche nel modo di relazionarsi e comunicare con il proprio personale.
In quest’articolo, Business Coaching Italia, ponendosi dalla prospettiva di imprenditori e manager, svela alcuni elementi chiave fondamentali per rendere efficace la comunicazione con dipendenti e collaboratori.
In particolare, parleremo di:
- gli elementi base che rendono la comunicazione aziendale adeguata
- verità, coerenza, credibilità nella comunicazione con il personale
- il codice di comunicazione con i propri dipendenti e il nesso con i valori aziendali
- dalla comunicazione con i dipendenti all’engagement del personale
- consigli pratici per parlare con il personale
Saper parlare ai propri dipendenti è fondamentale per costruire una realtà collaborativa solida, per aumentare la motivazione del personale e quindi anche la produttività aziendale. Comunicare al meglio con i dipendenti consente, quindi, di ottenere il massimo ogni giorno nella propria azienda.
Gli elementi base della comunicazione con il personale e l’ascolto attivo
Per parlare in maniera adeguata con il personale occorre, in primis, prendere consapevolezza di quelli che sono gli elementi base e gli attori della comunicazione.
Chi emette il messaggio, il mittente, è il responsabile della comunicazione. Poniamo il caso si tratti dell’imprenditore o del manager che vuole dare delle istruzioni al proprio personale o ad un collaboratore.
Occorre che l’imprenditore o il manager sia presente e attento, e che abbia davvero l’intenzione di farsi comprendere dal ricevente, in questo caso, il personale.
Se il manager o l’imprenditore che comunica con i propri dipendenti è attento ed ha intenzione di trasmettere realmente il messaggio, è più facile che anche chi ascolta sia, a sua volta, maggiormente presente e attento, comprendendo fino in fondo il messaggio ricevuto.
Diversamente da quanto si può pensare, il ciclo della comunicazione non si chiude con l’emissione del messaggio. Il ricevente, nel nostro caso il dipendente o collaboratore, per comprendere il messaggio ne fa una copia esatta nella sua mente e restituisce poi un feedback al mittente.
A questo punto, per rendere la comunicazione efficace, la fonte della comunicazione dovrà chiudere il ciclo con un “ok, grazie”, “va bene”, se ritiene che il messaggio sia stato correttamente compreso dal ricevente.
D’altra parte, parlare con il personale significa anche essere, in certi momenti, il ricevente della comunicazione.
Un manager o imprenditore che sa come parlare ai dipendenti conosce l’importanza di porsi in ogni momento in ascolto attivo.
Ascolto attivo non è la semplice ricezione del messaggio, significa ascoltare, in questo caso il dipendente, con attenzione assoluta e partecipazione, facendolo sentire compreso ma mai giudicato, sospendendo ogni giudizio di valore e classificazione preconcetta.
Ascoltare attivamente significa, anche, avere la consapevolezza, in ogni istante, delle proprie reazioni ed essere coscienti dei propri limiti.
Significa, ancora, ascoltare con tutto il corpo: guardare negli occhi il dipendente, assumere una postura aperta nei suoi confronti ma anche ripetere ciò che sta comunicando al fine di fargli capire che si sta prestando attenzione a ciò che sta dicendo e, soprattutto, lo si sta comprendendo. Fondamentale, anche, essere attenti ai messaggi non verbali che il dipendente invia mentre comunica. Sviare lo sguardo durante un dialogo può significare, ad esempio, disagio o difficoltà. Occorre a questo punto, cogliere questa informazione, capirne il perché e cercarne la soluzione.
In sintesi, per parlare con i dipendenti (e non solo) occorre:
- essere empatici
- prestare attenzione
- avere l’intenzione di farsi comprendere realmente
- essere presenti
- sospendere ogni giudizio
- essere aperti a prospettive nuove
- essere attenti alla comunicazione non verbale del personale
Chiarezza, coerenza, credibilità per parlare in maniera adeguata con i dipendenti
Compresi gli elementi base della comunicazione e l’atteggiamento da tenere per parlare in maniera adeguata con il personale, occorre a questo punto porre l’accento su tre principi da non tradire mai quando si sta dialogando con i dipendenti:
- chiarezza
- coerenza
- credibilità
Essere chiari e trasparenti e non creare distonia tra ciò che si dice e ciò che si fa, sono requisiti fondamentali per comunicare al meglio con il personale.
E questo richiede di:
- parlare in maniera diretta;
- comunicare chiaramente e sinteticamente il messaggio, evitando inutili giri di parole che allontanano dal focus;
- evitare di dare ordini e contrordini che creano confusione nella testa del personale.
Il cervello umano ha bisogno di chiarezza, non ama per sua natura ciò che non conosce e diffida dei cambiamenti.
È indispensabile, quindi, che il manager e l’imprenditore tengano presente l’importanza della coerenza e della chiarezza, quando comunicano con i dipendenti.
Essere credibili significa, infine, non tradire le aspettative di fiducia che l’ascoltatore, in questo caso il dipendente, accorda al manager o imprenditore.
Alcuni consigli pratici per comunicare ogni giorno con i propri dipendenti
Sono moltissimi i testi e gli articoli scritti sul tema della comunicazione aziendale.
Aiutando ogni giorno decine di imprenditori e manager anche in questo campo, Business Coaching Italia ha raccolto alcuni spunti che condividiamo in questo articolo e che ci auguriamo possano essere di aiuto ad imprenditori e manager per comunicare al meglio con i dipendenti ogni giorno.
Ecco i nostri consigli:
- Stabilisci una linea di comunicazione snella e, se necessario, quotidiana. Comunicare non significa solo “parlare”, significa anche organizzare un calendario di mail di aggiornamento, significa diffondere la cultura aziendale attraverso, ad esempio, una newsletter incentrata ogni volta su un tema specifico o un frammento del proprio codice aziendale, cercando di essere coinvolgente, chiedendo risposta e favorendo la partecipazione del personale. In questo modo aumenterai l’engagement e farai dei tuoi dipendenti i primi fan dell’azienda.
- Comunica al personale non solo ordini ma condividi con i tuoi collaboratori anche “sapere”, avendo come obiettivo la crescita di ogni tuo dipendente. Creerai un circolo virtuoso che consentirà anche di trattenere i talenti e ridurre il turnover del personale.
- Presta attenzione alla semantica e utilizza un codice comunicativo coerente con i valori aziendali. La scelta delle parole è fondamentale perché le parole generano comportamenti. Comunicare efficacemente con il personale ha come risultato anche la diffusione dei valori e della cultura aziendali.
- Presta attenzione e traccia il percorso delle informazioni, metti in luce i punti critici della comunicazione, risolvili e crea dei “protocolli aziendali” anche in quest’ambito. Comunicare male con i dipendenti è un costo per la tua impresa. Sono molti gli imprenditori che fanno il grande errore di trascurare il dialogo con i dipendenti, che non sono trasparenti, né chiari, ritenendo non indispensabile condividere le informazioni o addirittura considerando pericoloso rendere visibili gli obiettivi o coinvolgere il personale.
- Analizza, cogli e usa a tuo vantaggio i cambiamenti introdotti dall’aumento del ricorso allo smart working in seguito alla pandemia di coronavirus. Adegua la comunicazione aziendale in termini non solo di contenuto ma anche di “contenitore”, modalità e regolarità; intensificala, crea delle norme in modo da controbilanciare la lontananza fisica che può allentare la coesione e diminuire il dialogo con i dipendenti.
- Nell’era digitale è importante utilizzare la comunicazione anche per fare “team bulding” e creare coinvolgimento. Si può pensare, ad esempio, a contest aziendali in cui si dà ascolto alle idee dei dipendenti, oppure a “spazi virtuali” in cui incontrarsi e condividere le proprie passioni, scambiarsi informazioni in modo da creare un’osmosi tra lavoro e vita personale.
Questi sono solo alcuni consigli di BCI, validi nei più disparati contesti aziendali, anche in quelli di dimensioni contenute.
Il nostro lavoro, ogni giorno, è affiancare imprenditori e manager per trovare soluzioni su misura, per costruire regole e piani ad hoc al fine di trarre il massimo dal proprio contesto imprenditoriale.
