Il controllo direzionale
La funzione di controllo conclude il ciclo di direzione aziendale e, contestualmente, crea le premesse per l’avvio di un nuovo ciclo di attività.
Il controllo serve però anche a valutare la bontà delle decisioni prese e a garantire l’ordinato svolgimento dell’attività aziendale.
Con il tempo, soprattutto grazie alle innovazioni che si sono avute nel processo di conduzione del personale, il controllo ha subito una decisa trasformazione; esso infatti è passato ad essere considerato uno strumento di indirizzo piuttosto che di mera analisi e valutazione.
Dunque la funzione di controllo può essere vista come mezzo di guida del lavoro e delle funzioni svolte all’interno dell’intera struttura.
La concezione secondo cui la funzione di controllo doveva servire a valutare l’efficienza, l’efficacia e l’operatività del personale si è sostituita con una visione più pratica, in base alla quale essa serve a stimolare automaticamente gli interventi di correzione e a favorire lo spirito di iniziativa.
Il controllo di direzione può svolgersi in quattro momenti complementari:
- antecedente all’azione (analisi di mercato, ricerche operative)
- concomitante all’azione (analisi degli scostamenti tra obiettivi e risultati)
- susseguente, ossia attraverso la determinazione di valori e indici di efficienza aziendale
- prospettico, mediante un controllo strategico.
Il controllo concomitante
Il controllo concomitante è una procedura attuata durante lo svolgimento delle operazioni aziendali, allo scopo di monitorare l’andamento della gestione aziendale e di garantire, entro i limiti del possibile, il rispetto degli obiettivi che erano stati fissati in fase di programmazione dei piani.
Vengono quindi analizzati periodicamente gli indicatori, attraverso la rilevazione dei costi diretti ed indiretti sostenuti per arrivare a determinati risultati.
Il controllo concomitante segue un approccio di tipo pre-azione, ossia che le eventuali correzioni avvengono nel corso della gestione, senza dover attendere il completamento delle attività.
Questo tipo di controllo è composto da quattro momenti fondamentali, ovvero la fissazione degli obiettivi, la rilevazione periodica dei risultati, l’analisi causale e, infine, gli interventi correttivi.
Nel dettaglio:
1) la fissazione degli obiettivi: per ogni attività da compiere vi bisogna stabilire quelli che sono gli obiettivi da voler raggiungere e, dunque da sottoporre a controllo.
Questa fase è fondamentale poiché, qualora vengano stabiliti obiettivi non realistici o non chiaramente definiti, sarà complicato capire se l’indirizzo aziendale sia stato positivo o meno.
Si pensi, ad esempio, ad un’azienda che produce beni di prima necessità che fissa un obiettivo troppo ambizioso rispetto al fabbisogno della sua clientela, rischierebbe non solo di frustrare i reparti di produzione, di causare stress lavorativo, ma anche di ritrovarsi un magazzino obsoleto.
2) rilevazione periodica dei risultati: in questa fase sarà importante ottenere tempestivamente i dati sulle prestazioni, per poter apportare in tempo i giusti correttivi, dopo averli sottoposti ad un indispensabile processo di elaborazione.
Di fatti, i dati in se raccontano ben poco se non vengono formalizzati e raccolti all’interno di un report da indirizzare ai giusti destinatari all’interno dell’azienda.
3)l’analisi causale: questo momento mira a fornire le cause di eventuali deviazioni tra obiettivi e risultati.
Nel concetto di controllo, questa è la fase principale proprio perché la logica di questo tipo di controllo è quella di verificare la concordanza tra obiettivi e risultati, preservandola o rettificandola qualora tra questi dovessero crearsi delle discrepanze importanti.
4) interventi correttivi: questi possono avere per oggetto le prestazioni all’interno dell’organizzazione o, alternativamente, i piani che erano stati fissati.
Gli interventi correttivi sulle prestazioni mirano a riportare le attività in linea con la programmazione, lasciando invariati quelli che erano gli obiettivi prefissati.
Gli interventi correttivi dei piani hanno come scopo quello di andare a rivedere e modificare gli obiettivi che erano stati stabiliti in origine.
In sintesi questa fase consiste nel trasmettere le informazioni raccolte, ai vari centri di responsabilità e ai vertici dell’azienda e nelle conseguenti decisioni dei destinatari dei report, delle azioni correttive al fine di riportare l’azienda sulla giusta carreggiata.
Controllo susseguente
Il controllo susseguente avviene quando i risultati finali si sono già concretizzati e deriva da un confronto di questi ultimi, con i risultati attesi e consiste, quindi, in un controllo della gestione a posteriori.
All’interno di questa delicata fase si fornirà la comunicazione ai centri di responsabilità e al top management delle informazioni sulla misurazione finale degli indicatori e degli scostamenti dei KPI, con lo scopo di poter supportare quella che sarà una nuova fase successiva (si ripartirà dal budget).
Semplificando, questo momento può essere definito come quello del “reporting”, in cui si effettuano riscontri e analisi degli obiettivi conseguiti o mancati.
Una corretta analisi richiede molti passaggi, tra cui il calcolo degli scostamenti: un confronto tra il budget e quelli che sono stati i risultati effettivi della gestione.
Per qualsiasi tipo di azienda, sia essa di piccola o di grandi dimensioni, per far sì che si abbia una reportistica quanto più precisa possibile, si deve tenere conto, oltre che dei parametri economici, anche di variabili che non si possono calcolare con meri calcoli matematici come:
- la frequenza dell’utilizzo degli strumenti di cui si dispone per la reportistica;
- l’accuratezza e la tempestività dei dati passati dagli strumenti di controllo;
- la forma del resoconto (può enfatizzare il contenuto del report mettendo in evidenza un aspetto piuttosto che un altro);
- la personalizzazione del report per ogni singolo cliente, o prodotto, o funzione aziendale;
- la mobilità, ossia essere reperibili in qualsiasi momento per poter disporre dei dati. Queste caratteristiche appena riportate rendono un report fruibile o meno e fanno in modo che possa essere un mezzo potente ed effettivamente utile nel momento in cui si passa alle fasi decisionali. L’obiettivo, infatti, è quello di dotare l’azienda o lo studio, di una serie di metodi, tecniche e strumenti informatici che siano orientati alla massimizzazione dei risultati e delle performance.
