Autofattura, che cos’è questo strumento aziendale di cui si sente spesso parlare?
La legge ha imposto l’emissione di questo particolare documento a seguito di alcuni eventi che possono verificarsi nell’attività aziendale.
L’autofattura aziendale potrebbe sembrare uno strumento strano o addirittura contraddittorio, ma in realtà l’autofatturazione è un’attività legittima e ampiamente utilizzata.
Si tratta di una pratica che consente alle aziende di gestire in modo efficiente le transazioni interne e di adempiere correttamente agli obblighi fiscali.
Durante questo articolo ti spiegherò nel dettaglio la funzione e l’utilizzo dell’autofatturazione, per riassumere possiamo dire che:
- L’autofattura si verifica quando un’azienda effettua una transazione con se stessa o con una sua divisione o filiale.
- L’utilizzo dell’autofattura aziendale agevola la corretta attribuzione dei costi aziendali e dei ricavi.
Infatti, dal punto di vista fiscale, l’autofattura permette alle aziende di adempiere alle loro obbligazioni fiscali in modo corretto e trasparente.
Proprio perché è un documento con valenza fiscale, è importante conoscere e applicare tutte le normative fiscali vigenti.
Senza un’applicazione corretta, il rischio è quello di non produrre documenti fiscali corrispondenti alla vera attività dell’azienda e, di conseguenza, anche redigere dei bilanci che non rispettano i principi richiesti dalla legge.
Continua a leggere questa guida se vuoi avere tutte le informazioni che riguardano il documento dell’autofattura, ma se vuoi ricevere informazioni gratuite personalizzate sulla gestione del tuo business ti invito a compilare il nostro checkup aziendale.
Che cos’è l’autofattura
L’autofattura è un documento fiscalmente valido.
Si chiama in questo modo perché, l’autofattura non è altro che una fattura vera e propria con la sola differenza che l’impresa emette verso se stessa.
Cosa significa questo?
Significa che l’emittente non è il prestatore del servizio o il fornitore del prodotto oggetto di fattura (chiamato cedente), ma la persona che ne ha usufruito (cessionario).
Possiamo dire che l’autofattura si presenta quando un’azienda o un professionista, agendo come fornitore e cliente allo stesso tempo, emette una fattura per registrare una transazione interna.
Questo documento verso se stessi può sembrare strano, ma l’autofattura in realtà non è solo un’attività legittima e obbligatoria ma è anche di frequente utilizzo nel contesto commerciale.
L’obiettivo principale dell’autofattura è documentare e contabilizzare correttamente la transazione interna, in modo che sia tracciabile e possa essere adeguatamente registrata nei libri contabili.
Questo processo è anche particolarmente utile per tenere traccia dei flussi finanziari e attribuire correttamente i costi e i ricavi all’interno di un’organizzazione particolarmente complessa.
Inoltre, l’autofattura aiuta ad adempiere agli obblighi fiscali, inclusa l’IVA, fornendo una registrazione ufficiale delle transazioni e garantendo la conformità con le normative fiscali.
Di fatto quindi, questo particolare documento rappresenta una sorta di eccezione alle normali norme di fatturazione secondo cui, chi emette la fattura è il soggetto che deve ricevere il pagamento e non il soggetto che deve pagare.
Perché emetterla
La domanda a questo punto sorge spontanea, perché un soggetto dovrebbe emettere un’autofattura?
La motivazione non si trova soltanto nella tenuta in ordine dei conti e nella tracciabilità dei flussi finanziari.
I vantaggi dell’autofatturazione sono molto più ampi.
Innanzitutto, l’autofattura consente di tenere traccia delle transazioni interne e di documentarle in modo chiaro e accurato.
Ad esempio, quando una filiale che acquista beni o servizi dalla sede centrale, l’emissione di un’autofattura garantisce la registrazione corretta di quella transazione nei libri contabili.
Tutti questi documenti interni facilitano anche la gestione e la pianificazione finanziaria dell’intera attività aziendale.
Poi l’emissione dell’autofattura consente di attribuire correttamente i costi e i ricavi alle diverse divisioni o filiali dell’azienda.
Questo è particolarmente importante per valutare le performance delle singole unità.
Infine, il motivo fiscale di emettere autofattura si trova proprio negli obblighi di legge.
Cosa significa?
Significa che l’autofattura serve per regolarizzare ai fini IVA queste particolari operazioni.
Emettere un’autofattura permette di registrare l’IVA in modo corretto e di documentare le transazioni agli occhi delle autorità fiscali.
Evitando quindi problemi o conflitti con le autorità competenti e riducendo il rischio di evasione fiscale.
L’autofattura è un documento che viene emesso principalmente per assolvere gli obblighi di legge in termini fiscali, ma contemporaneamente si è anche notato che questo documento aiuta il lavoro del reparto di gestione e controllo nella pianificazione aziendale e progettazione dell’intera organizzazione aziendale.
Infatti è proprio grazie alla tracciabilità delle transazioni interne (attraverso le autofatture) che è possibile evidenziare eventuali settori collo di bottiglia che inceppano gli ingranaggi della produzione di valore economico oppure, al contrario, si possono individuare le divisioni che producono più valore.
Nell’assolvere gli obblighi fiscali, l’autofattura può diventare un altro strumento nelle mani degli imprenditori per monitorare e gestire al massimo la propria attività di business.
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Come si fa l’autofattura
Anche se si chiama in modo leggermente diverso, l’autofattura non è altro che una fattura vera e propria.
Per emettere autofattura quindi sono necessari gli stessi dati di fatturazione che si richiedono per compilare tutti i campi di intestazione.
Visto che l’autofattura si rivolge alla nostra stessa azienda, avremo a disposizione tutte le informazioni che ci servono.
Per fare autofattura basta andare sul gestionale di fatturazione che utilizziamo e inserire come emittente i nostri dati aziendali e poi inserire gli stessi dati anche per il ricevente fattura.
I dati necessari, quindi, sono:
- Ragione sociale,
- Indirizzo completo (con via, città, provincia e CAP)
- Partita IVA
- indirizzo PEC o codice destinatario (SDI) per la fatturazione elettronica.
Poi si procede con la compilazione degli altri campi, cioè l’oggetto e le informazioni della fattura.
Questi includono i dettagli completi della transazione, come la descrizione dei beni o dei servizi forniti, l’importo, la data e l’IVA applicabile.
Questo significa che è necessario inserire:
- il numero fattura,
- la data della fattura,
- l’oggetto e la relativa descrizione del prodotto o servizio.
Successivamente, si procede all’emissione della fattura stessa utilizzando i software di fatturazione dedicati.
Una volta emessa l’autofattura, è importante registrarla correttamente nei libri contabili dell’azienda.
Questo assicura che la transazione venga inclusa nelle dichiarazioni finanziarie e nelle registrazioni contabili.
Come vale per tutti gli altri documenti fiscali, è consigliabile conservare una copia della fattura e dei documenti di supporto per eventuali verifiche future.
Differenza tra autofattura e fattura
Come è facile intuire quindi la differenza tra autofattura e fattura è pressoché inesistente.
La particolarità dell’autofattura è che l’emittente e il ricevente sono la stessa organizzazione e hanno la stessa partita IVA.
Mentre la fattura coinvolge due entità distinte, l’autofattura si riferisce a una situazione in cui un soggetto emette una fattura a se stesso.
La fattura è un documento emesso da un venditore a un acquirente per registrare una transazione commerciale.
Questo documento include le informazioni essenziali, come la descrizione dei beni o dei servizi forniti, l’importo da pagare, i dettagli dell’acquirente e del venditore, nonché l’IVA o altre tasse applicabili.
La fattura è utilizzata per documentare la vendita e costituisce una richiesta di pagamento da parte del venditore all’acquirente.
La principale differenza tra le due è quindi la presenza o meno di due entità distinte coinvolte nella transazione.
Infine, nella descrizione dell’autofattura deve essere presente la dicitura “autofatturazione di cui all’articolo 21, comma 6-ter del DPR n 633/72″.
Quando emettere autofattura
L’emissione dell’autofattura può essere necessaria in diverse situazioni all’interno dell’’azienda.
Di seguito elenchiamo alcuni casi comuni in cui è opportuno (e obbligatorio) emettere un’autofattura, che andremo ad esaminare uno ad uno.
- come denuncia in caso di mancato ricevimento della fattura da parte del fornitore/cedente,
- per omaggi (cioè a seguito della cessione gratuita di beni o servizi),
- per l’autoconsumo di beni aziendali,
- per l’acquisto di beni o servizi extra UE,
- per acquisti effettuati da produttori agricoli in regime di esonero.
Questi casi comprendono per esempio la situazione in cui, se l’azienda ha più sedi o filiali una filiale acquista materiali o servizi dalla sede principale, sarà necessario emettere un’autofattura per documentare questa transazione interna.
Allo stesso modo, è necessario emettere autofattura quando l’azienda può fornire servizi interni alle sue divisioni o reparti.
Proprio come nel caso precedente, si tratta sempre di consumi interni.
Inoltre, durante l’attività di business non sono rari invii di omaggi oppure una mancata ricezione di una fattura da parte dell’emittente.
Anche in questo caso, per mantenere ordinati i conti e i libri contabili, è obbligatorio emettere l’autofattura.
Vediamo caso per caso nel dettaglio.
Autofattura come denuncia
L’emissione di autofattura come denuncia deve avvenire nel momento in cui l’azienda acquista un bene o un servizio da un particolare fornitore, il quale non emette nessuna fattura relativa alla prestazione.
Ovviamente ci sono dei tempi tecnici in cui il fornitore può emettere la fattura, l’emissione non deve essere in contemporanea con la prestazione del servizio.
È obbligatorio emettere autofattura come denuncia nel caso in cui il fornitore non provveda ad inviare la fattura della prestazione entro un termine di mesi dalla data della prestazione.
Infatti è onere dell’azienda mantenere ordinati i conti aziendali, quindi se il fornitore non emette fattura (in questo caso quella stessa azienda sarà inadempiente fiscalmente ma non sarà un problema nostro) è obbligatorio emettere autofattura come denuncia.
È quindi dovere del committente regolarizzare i conti attraverso l’emissione di un’autofattura e il versamento dell’IVA dovuta con il modello F24, pena una sanzione amministrativa di importo pari al 100% dell’imposta salvo eccezioni.
L’autofattura come denuncia avviene anche in caso di ricezione di una fattura errata con importo inferiore a quello giusto e non venga corretto entro i 30 giorni successivi attraverso un ulteriore documento (nota di credito o nota di debito).
Autofattura per omaggi
Durante l’attività aziendale non è strano prevedere una certa quantità di omaggi ai migliori clienti oppure a clienti particolarmente affezionati.
In generale, è bene prevedere un determinato budget anche per queste occasioni.
I regali che si inviano ai clienti o anche ai fornitori però sono tutta merce di produzione dell’azienda che deve necessariamente essere tracciata e in qualche modo venduta e inserita nei conti aziendali.
Per regolarizzare gli invii di regali e omaggi agli stakeholders è obbligatorio emettere l’autofattura per omaggi.
In questo modo, i conti saranno in ordine e l’aliquota IVA sarà versata regolarmente.
Autofattura per autoconsumo
L’emissione di autofattura per autoconsumo è molto frequente nelle aziende di grandi dimensioni che tipicamente hanno più filiali e più sedi.
Ma questo non significa che anche le piccole aziende non siano soggette all’obbligo di autofattura per autoconsumo.
Perché esistono due tipologie di autoconsumo:
- autoconsumo interno, cioè l’utilizzo dei beni o servizi aziendali da parte dei soci o dell’imprenditore titolare per l’attività;
- autoconsumo esterno, cioè l’utilizzo dei beni o dei servizi aziendali per motivi totalmente esterne allo svolgimento dell’attività.
In entrambi i casi c’è un consumo di materiale prodotto dall’azienda che richiede, di conseguenza, l’emissione della relativa fattura attraverso l’autofattura per autoconsumo.
Autofattura per acquisti Extra UE
Ogni volta che si acquista un bene o un servizio da un’azienda Extra UE è richiesta l’emissione della relativa autofattura per regolarizzare le transazioni IVA.
Con azienda Extra UE si intendono tutte quelle attività produttive che non hanno una stabile base in Italia e nell’Unione Europea.
Anche gli stessi paesi UE hanno delle tassazione diverse rispetto alle aliquote IVA italiane, ma la permanenza dell’azienda nell’UE assicura (attraverso gli accordi tra stati) che non sia necessaria l’autofattura.
Se invece l’azienda da cui si acquistano i beni e servizi risiede fuori dall’Unione Europea l’autofattura diventa obbligatoria.
C’è solo un’eccezione a questa regola: l’importazione dei beni.
L’importazione di beni prevede il pagamento della tassa doganale che ha valenza fiscale in fini IVA esattamente come una normale fattura.
Autofattura agricoltura
La regola generale che inserisce l’obbligo di autofattura per le aziende è stata legiferata per regolarizzare le transazioni IVA.
Quindi quando le aziende fanno acquisti (che prevedono la ricezione di una fattura) con soggetti che non hanno obbligo di fatturazione, devono necessariamente provvedere all’emissione dell’autofattura.
Questo caso si verifica anche con gli acquisti verso i produttori agricoli esonerati dall’obbligo di fatturazione (dal comma 6 dell’articolo 34 del DPR n. 633/72) e prevede quindi l’obbligo di autofatturazione.
In conclusione possiamo dire che l’autofattura rappresenta un importante strumento per la gestione delle transazioni IVA, siano esse interne all’azienda che esterne.
Questo documento consente di tenere traccia dei flussi finanziari, di registrare correttamente i costi e i ricavi e soprattutto di adempiere agli obblighi fiscali in modo trasparente e conforme alle normative.
Abbiamo spiegato nel dettaglio che cos’è, come funziona e anche quali sono i casi principali di obbligo di autofattura.
Infine abbiamo anche compreso come utilizzare questo strumento (obbligatorio per legge) per tracciare e gestire al meglio anche le transazioni interne all’azienda e quindi come utilizzarlo per monitorare ulteriormente l’attività.
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