Provvedimento disciplinare: cos’è e perché applicarlo in azienda

Provvedimento disciplinare nei confronti dei dipendenti: un tema tanto caldo quanto delicato per ogni imprenditore che deve dare delle regole che devono essere rispettate.

I feedback, soprattutto quelli negativi, e ancora di più i provvedimenti disciplinari sono sempre molto complicati da comunicare senza rischiare di demotivare il dipendente o, peggio, senza creare un clima teso per tutto il team di lavoro.

Il provvedimento disciplinare è uno strumento molto importante a disposizione di ogni imprenditore ma, da imprenditore, mi rendo conto che il suo utilizzo e la gestione dei rapporti possa mettere in seria difficoltà anche l’imprenditore più motivato.

Ma non c’è nulla da fare, è importante imparare a utilizzare questo strumento se vogliamo che l’attività lavorativa funzioni al suo meglio.

Nelle moderne dinamiche aziendali i provvedimenti disciplinari svolgono un ruolo fondamentale nel garantire un ambiente lavorativo sano, organizzato ed efficiente.

Anzi, rappresentano uno strumento per stabilire e far rispettare le regole aziendali, nonché per affrontare eventuali comportamenti inappropriati o non conformi da parte dei dipendenti.

L’applicazione dei provvedimenti disciplinari può variare a seconda della gravità dell’infrazione e delle politiche aziendali specifiche. 

Per approfondire il tema del provvedimento disciplinare continua a leggere l’articolo, ma se invece hai delle situazioni particolari con il tuo team che ti mettono in difficoltà ti invito a compilare il nostro check up aziendale gratuito che ti permetterà di ottenere consigli personalizzati sulla tua azienda, eccolo qui.

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Come applicare le sanzioni disciplinari: le fasi

L’applicazione di un provvedimento disciplinare in azienda richiede una serie di fasi ben definite per garantire un processo equo e trasparente.

Sia lo Statuto dei lavoratori sia i contratti collettivi nazionali disciplinano il procedimento del provvedimento disciplinare. 

Queste fasi sono fondamentali per proteggere i diritti dei dipendenti e garantire che l’azienda agisca in conformità con le normative legali e le politiche interne.

La prima fase consiste nella raccolta di prove e testimonianze riguardanti il presunto comportamento inappropriato o l’infrazione alle regole aziendali.

È importante condurre un’indagine accurata e imparziale, raccogliendo documentazione, intervistando testimoni e raccogliendo qualsiasi altra evidenza pertinente.

Successivamente, l’azienda dovrebbe informare il dipendente interessato dell’accusa o dell’infrazione che gli viene imputata attraverso una contestazione disciplinare scritta.

Nella contestazione disciplinare vengono specificati i dettagli dell’infrazione, le prove raccolte e le conseguenze possibili.

È essenziale garantire che il dipendente abbia la possibilità di esprimere la propria versione dei fatti e presentare eventuali prove o testimonianze a suo favore entro i 5 giorni naturali e consecutivi.

Dopo aver ascoltato il dipendente, l’azienda dovrebbe prendere una decisione basata sulle informazioni raccolte e l’imprenditore deve valutare se formulare un provvedimento disciplinare vero e proprio.

Il provvedimento deve essere comunicato al dipendente in modo chiaro e tempestivo.

Se viene applicato un provvedimento disciplinare, è importante fornire una motivazione adeguata, specificare i passi successivi, come ad esempio un piano di miglioramento o un termine entro cui il dipendente deve migliorare le proprie prestazioni o comportamenti e la sanzione prevista.

Ti consiglio sempre di documentare l’intero processo disciplinare, inclusi i dettagli dell’infrazione, le prove raccolte, le comunicazioni scritte e le decisioni prese.

Tutta la documentazione è essenziale per garantire la coerenza e la tracciabilità delle azioni intraprese e può essere utile in caso di futuri reclami o controversie.

I tipi di provvedimenti disciplinari

I provvedimenti disciplinari possono assumere diverse forme e intensità a seconda della gravità dell’infrazione o del comportamento inappropriato del dipendente.

Ecco le cinque tipologie di provvedimento disciplinare:

1. Avvertimento verbale: rappresenta il primo passo di un provvedimento disciplinare. Viene solitamente utilizzato per affrontare comportamenti minori o situazioni in cui si richiede al dipendente di correggere immediatamente il suo comportamento.
2. Avvertimento scritto: è una forma più formale di provvedimento disciplinare, in cui l’azienda documenta e comunica per iscritto la violazione o il comportamento inappropriato del dipendente.
   Questo avvertimento viene solitamente conservato nel suo fascicolo personale come prova e può essere utilizzato come base per ulteriori azioni disciplinari in caso di recidiva.
3. Sospensione dal lavoro: in situazioni più gravi, l’azienda può decidere di sospendere temporaneamente il dipendente dalle sue mansioni.
   Durante la sospensione, il dipendente viene privato del diritto al salario e può essere soggetto a restrizioni nell’accesso all’azienda o ai colleghi.
   La sospensione può essere utilizzata per consentire all’azienda di condurre un’indagine più approfondita o per fornire al dipendente un periodo di riflessione sul suo comportamento.
4. Riduzione dello stipendio sotto forma di multa: in alcune circostanze, l’azienda può optare per una riduzione dello stipendio come forma di provvedimento disciplinare. Questo può essere applicato quando un dipendente non raggiunge gli obiettivi di performance prefissati o commette violazioni minori.
5. Licenziamento: rappresenta ovviamente il provvedimento disciplinare più severo, che comporta la cessazione del rapporto di lavoro tra l’azienda e il dipendente.
   Il licenziamento viene solitamente applicato in caso di violazioni gravi o ripetute delle regole aziendali, comportamenti inaccettabili o violazioni di legge.
   Prima di procedere al licenziamento, l’azienda deve assicurarsi di seguire le procedure legali e fornire al dipendente l’opportunità di difendersi o di migliorare il suo comportamento.

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Voglio sottolineare che l’applicazione di questi provvedimenti disciplinari dovrebbe avvenire in conformità con le normative del lavoro locali, le politiche aziendali e il rispetto dei diritti dei dipendenti.

L’imprenditore o chi si occupa dei provvedimenti disciplinari non può scegliere arbitrariamente quale tipo di provvedimento consegnare.

Le decisioni dovrebbero essere prese in modo equo e trasparente, garantendo un processo di valutazione adeguato e l’opportunità per il dipendente di esprimere la propria opinione o di presentare eventuali prove a suo favore.

Ecco i limiti che devono essere rispettati da parte dell’imprenditore e dell’azienda:

1. il provvedimento deve essere redatto applicando il criterio di proporzionalità tra infrazione e gravità della sanzione,
2. la multa (riduzione dello stipendio) non può essere maggiore a quattro ore della retribuzione base,
3. la sospensione dal servizio non può superare la quota di dieci giorni lavorativi (salvo deroghe previste dal CCNL),
4. i provvedimenti disciplinari non possono avere come oggetto la modifica definitiva del rapporto di lavoro, come cambi di mansione o trasferimenti,
5. il licenziamento può avvenire solo in caso di giusta causa e giustificato motivo provato con le prove raccolte.

Quando decade un provvedimento disciplinare

Riguardo al tema della decadenza del provvedimento disciplinare, è lo Statuto dei lavoratori che si occupa della questione, all’articolo 7.

“Non può tenersi conto ad alcun effetto delle sanzioni disciplinari decorsi due anni dalla loro applicazione”

Questa è l’applicazione stabilita dallo Statuto.

Cosa significa questo?

Significa che l’inasprimento del provvedimento in caso di comportamento scorretto recidivo nei confronti del dipendente è valido soltanto se i comportamenti errati si sono tenuti nell’arco dei due anni dal primo provvedimento.

La decadenza del provvedimento però può avvenire anche in caso di vizi di conformità, cioè se l’imprenditore o il responsabile che si occupa dei provvedimenti disciplinari non rispetta l’iter obbligatorio.

In ogni caso, ogni provvedimento in forma scritta deve contenere i termini di decadenza della sanzione, che comprende la data di inizio e la data di fine.

Linee guida per i provvedimenti disciplinari verso i dipendenti

Fino ad ora abbiamo parlato della parte più amministrativa e tecnica della formazione del provvedimento disciplinare ma, da imprenditore, so perfettamente che consegnare una sanzione derivante da un comportamento scorretto non è mai piacevole nemmeno per chi è dalla parte della ragione.

Entrano in gioco una serie di dinamiche anche personali che potrebbero essere difficili da gestire, anche perché il dipendente è una delle persone del tuo team, una delle persone che avevi scelto per lavorare in azienda e a cui avevi deciso di dare la tua fiducia.

La maggior parte del lavoro dell’imprenditore sta proprio nella gestione dell’intera macchina aziendale e fare in modo che lavori al suo meglio, questo comprende anche la gestione del team.

La consegna di eventuali provvedimenti disciplinari, come anche mantenere alta la motivazione e aiutare ogni team a lavorare nella sua massima espressione.

Queste sono le soft skills che ogni imprenditore dovrebbe sviluppare per far funzionare al meglio il proprio business, purtroppo anche in situazioni difficili come colloqui di consegna dei provvedimenti disciplinari.

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Ecco quindi alcune indicazioni che possono fare la differenza nella consegna del provvedimento disciplinare.

1. Comunicazione rispettosa.
   La consegna del provvedimento deve essere effettuata in modo rispettoso e professionale.
   Programmando un incontro privato con il dipendente per discutere della questione e garantire un ambiente confidenziale.
   Ti consiglio, durante la comunicazione, di mantenere un tono calmo e obiettivo, evitando accuse personali o commenti offensivi.
2. Chiarezza e trasparenza.
   Puoi esporre in modo chiaro e conciso i dettagli del provvedimento disciplinare al dipendente e spiegare le ragioni specifiche dell’infrazione, fornendo esempi concreti e citando le politiche o le norme aziendali violate.
   Infine, è importante specificare anche le conseguenze previste, come avvertimenti scritti, sospensioni o altre misure disciplinari, comprese le eventuali azioni di follow-up richieste.
3. Ascolto attivo.
   Durante la consegna del provvedimento, ascolta attentamente le reazioni e le opinioni del dipendente.
   Offri l’opportunità di esprimere le argomentazioni o di presentare eventuali prove o testimonianze a suo favore.
   Mostra empatia e apertura nel comprendere la sua prospettiva, anche se la decisione disciplinare è già stata presa.

Questi sono le linee guida per la consegna di un provvedimento disciplinare e i termini di legge per far sì che la sanzione sia tutelante per l’imprenditore e per il dipendente.

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