Le capacità e competenze organizzative fanno parte delle soft skills lavorative fondamentali e sono anche trasferibili a un dipendente.
Tali abilità comprendono tutte quelle attitudini che rendono un individuo capace di pianificare gli impegni, stabilirne le priorità e raggiungere gli obiettivi prefissati. In questo modo il lavoratore, dopo aver organizzato le proprie attività, può concentrarsi al meglio sui suoi progetti ed essere maggiormente produttivo ed efficiente.
I responsabili delle Risorse Umane e i manager sono alla ricerca di dipendenti che, oltre a saper svolgere le specifiche attività per le quali si candidano, sappiano anche sapersi adattare velocemente all’azienda e alla sua struttura organizzativa.
Dunque le capacità e competenze organizzative sono altrettanto importanti di quelle relazionali, perché aiutano a mantenere il focus sugli obiettivi migliorando la gestione del tempo e insieme anche il rapporto con i colleghi.
Abilità organizzative: perché sono importanti e come possono migliorare il lavoro
Le capacità e competenze organizzative sono fondamentali per la gestione del tempo e delle risorse e sostengono l’intera struttura professionale di un lavoratore.
Queste attitudini non sono innate: possono essere acquisite ed incrementate con degli approcci specifici, e non possono assolutamente mancare in un curriculum europeo.
I dipendenti che possiedono ottime capacità organizzative sono una risorsa molto preziosa all’interno dell’organico aziendale, perché sono capaci di mantenere la calma e di sfruttare appieno le loro competenze e la loro preparazione attraverso una pianificazione sistematica del lavoro.
Spesso la struttura organizzativa di un’azienda prevede lo svolgimento di task e attività in tempi predefiniti e molto serrati, e l’unico modo efficace per farlo evitando il rischio della procrastinazione, è proprio l’attitudine all’organizzazione del lavoro.
5 abilità organizzative da possedere
L’esperto statunitense David Allen afferma che vi sono cinque capacità e competenze organizzative fondamentali, che incrementano la produttività e migliorano la capacità di gestione del tempo.
Scopriamo quali sono le cinque abilità organizzative che bisogna assolutamente possedere.
Memoria
In qualsiasi luogo di lavoro viene chiesto a un dipendente di svolgere determinati compiti. Nel momento della richiesta il dipendente è convinto di averli recepiti, ma in realtà le richieste rimangono nella memoria solo per un breve lasso di tempo.
Ciò accade perché le informazioni si fissano soltanto nella memoria a breve termine, che non può immagazzinare un’ingente quantità di notizie, e questo può portare ad uno spreco di energie che a sua volta causa nel soggetto uno stress non indifferente.
Questo problema si può risolvere mettendo subito per iscritto i compiti assegnati e depennarli quando sono stati portati a termine. Questo schema così pianificato aiuterà ad alleggerire la mente da una mole troppo grossa di informazioni e migliorerà l’organizzazione del lavoro.
Elaborazione
L’elaborazione è la diretta conseguenza della memoria: rielaborare e riordinare i pensieri è necessario per poter ricordare tutti i compiti da svolgere.
Tale competenza organizzativa e gestionale è molto apprezzata e ricercata, perché permette di comprendere l’importanza e l’urgenza di ogni mansione e di stabilirne le priorità. Inoltre permette di capire quali compiti possono essere delegati o addirittura tralasciati.
A questo scopo è consigliabile approntare una to-do list, ovvero una scaletta dei compiti da svolgere, con la quale si può mantenere la concentrazione e migliorare la propria organizzazione ed efficienza.
La scaletta non deve assolutamente comprendere:
· mansioni da delegare ad altri;
· mansioni da svolgere senza urgenza;
· cose da poter fare nell’immediato;
· mansioni per le quali non è necessaria un’azione diretta;
· progetti interi, perché la lista deve contenere solo le attività.
Organizzazione
Le capacità e competenze organizzative si sviluppano con le esperienze dirette e con il tempo. Tali attitudini derivano dalle proprie scelte e dalla propria impostazione mentale.
Al fine di lavorare con una buona organizzazione, si raccomanda di:
· avere una lista delle attività da svolgere a breve termine;
· archiviare correttamente i compiti portati a termine;
· pianificare obiettivi smart con relative tempistiche e orari;
· creare dei promemoria oppure organizzare le mansioni con l’aiuto di app specifiche, in modo da poter rivedere i compiti non urgenti in un altro momento.
Questo metodo permetterà di sviluppare la propria efficienza mentale, che sappia:
· incrementare il pensiero creativo;
· prendere appunti;
· pianificare lo sviluppo;
· individuare i problemi;
· parlare in pubblico.
Revisione
La revisione è la capacità di passare in rassegna tutte le attività, stabilendo quella più importante da svolgere considerando anche i fattori del tempo e delle risorse.
Anche in questo caso un valido strumento di supporto possono essere le to-do list contestualizzate, per distinguere le attività da svolgere in un breve periodo da quelle che invece richiedono più tempo e un maggiore impiego di risorse.
Azione
L’azione è l’unica strada per riuscire a essere organizzati e affinare tutte le abilità descritte nei paragrafi precedenti, ma anche per mettersi alla prova e per gestire i propri progetti in maniera professionale.
Dopo la creazione delle to-do list, infatti, è indispensabile attivarsi immediatamente per spuntare subito le attività svolte, assegnando i vari compiti in relazione ai diversi ruoli ricoperti nel team.
Anche il team deve possedere una buona struttura organizzativa, e per farlo è necessario che al suo interno vi sia sempre una comunicazione efficace. Infatti, le persone ben organizzate riescono a mantenere più facilmente il proprio ruolo all’interno della squadra di cui fanno parte.
