“Antonio, perché nella mia azienda le cose si inceppano e non capisco dove? Tutti sembrano lavorare, ma i risultati sono lenti e il caos regna sovrano”.
Questa è una delle domande che mi sento rivolgere più spesso. Arriva da imprenditori con aziende che funzionano, ma che hanno la sensazione costante di subire l’inefficienza, di non avere il pieno controllo. La risposta non è mai complicata come certi consulenti vorrebbero farti credere. Il problema è che non hai mai guardato la tua azienda per quello che è: un insieme di flussi e processi aziendali.
Flussi e processi aziendali: la differenza che fa la differenza
Spesso si confondono, ma la distinzione è semplice e cruciale. Pensa a come si prepara un piatto di pasta al pomodoro. Il flusso aziendale è la sequenza delle fasi principali: fai bollire l’acqua, prepari il sugo, cuoci la pasta, salti tutto in padella e impiatti. Il processo, invece, è il “come si fa” una singola fase. Per esempio, il processo per preparare i pomodorini: li selezioni, li lavi, li tagli uno a uno oppure tutti insieme con la tecnica dei due piatti.
Se hai una ricetta con il flusso corretto e i processi dettagliati per ogni fase, chiunque può preparare quel piatto di pasta. Ma se sbagli la sequenza, anche usando gli ingredienti migliori, il risultato è un disastro. Ricordi Checco Zalone nel film quando spiega al vichingo come fare gli spaghetti? “Metto l’acqua, metto il sale, metto la pasta, 20 minuti”. Azioni giuste, sequenza sbagliata, risultato rovinoso.
Nella tua azienda succede la stessa cosa. L’inghippo nasce quasi sempre dalla tradizione orale o da errori nella mappatura. Se le procedure non sono scritte e standardizzate, ognuno le interpreta a modo suo e la sequenza delle azioni salta.
Mappatura dei flussi aziendali: gli strumenti che servono davvero
Quali strumenti servono per mappare tutto questo? Dimentica i metodi complessi con nomi altisonanti. I veri strumenti che hai già a disposizione sono tre: buon senso, intelligenza e capacità di osservare. Devi sederti e analizzare il flusso delle attività, scrivere ogni passaggio, identificare le azioni principali e poi verificare se le cose vengono fatte davvero in quel modo.
Molti consulenti abusano di strumenti difficili e costosi per un motivo preciso, che mi ha svelato un nostro coach, ex consulente di processo. Il loro gioco era tirarla per le lunghe. Si passavano mesi a fare analisi così complicate che, alla fine del lavoro, i processi aziendali erano già cambiati e si doveva ricominciare da capo. Un sistema perfetto per continuare a fatturare, non per risolvere il problema.
Noi adottiamo l’approccio opposto. In poche settimane mappiamo i flussi principali, identifichiamo i colli di bottiglia e aggiustiamo solo quello che non funziona. Le cose iniziano subito a filare lisce. Non serve stravolgere tutto. Anzi, il buon senso suggerisce che se una cosa funziona, non va toccata. È il management stile Orietta Berti: “Finché la barca va, lasciala andare”. Si interviene solo dove serve.
Un nostro cliente, Maria Bagni, dopo aver mappato i processi con noi, oggi assume una persona e in tre o quattro giorni è perfettamente operativa. Non le serve un anno e mezzo, come molti imprenditori ancora credono. Il motivo è semplice: ha un sistema, dei protocolli chiari. Chiunque arriva, sa esattamente cosa fare.
Strategia aziendale e processi: l’ordine corretto
L’analisi dei flussi, però, non definisce la strategia. È il contrario. La strategia è la via che scegli per raggiungere un obiettivo, ed è sempre limitata dalle risorse che hai. Se dal Monte Bianco vuoi arrivare al Monte Rosa, la strategia migliore è prendere l’elicottero. Ma se hai solo tre euro in tasca, quella strategia non è applicabile. Scenderai a valle e risalirai a piedi.
Una volta decisa la strategia, definisci i flussi e i processi necessari per attuarla, non viceversa.
Organizzazione aziendale: chi definisce le regole vince
La vera sfida è capire cosa sta succedendo davvero nella tua azienda. Spesso si evita di creare un’organizzazione perché si pensa che sia sinonimo di burocrazia. Ma è l’esatto contrario: una buona organizzazione aziendale evita la burocrazia. Se non crei tu un sistema, le persone lo creano da sole, e lo fanno per tutelare i loro interessi, non per l’efficienza aziendale.
Ho visto un’azienda dove per spostare una carta serviva l’autorizzazione del Papa, ma la segretaria poteva spendere migliaia di euro in cancelleria senza alcun controllo, perché aveva una tresca con il rappresentante. In un’altra, le commesse andavano a fare la spesa durante l’orario di lavoro nei momenti di calma. Questo succede quando le persone si autoregolano per ottenere il massimo risultato personale con il minimo sforzo.
Se non definisci tu le regole del gioco, lo faranno gli altri. E le loro regole non sono pensate per far crescere la tua azienda.
Se vuoi smettere di subire il caos e iniziare a costruire un’impresa che funziona anche senza di te, il primo passo è fare una diagnosi precisa. Capire dove si inceppa il motore.
Takeaways
- Il caos aziendale nasce da flussi e processi poco chiari, non dalla scarsa volontà delle persone.
- Buon senso, intelligenza e osservazione sono gli unici strumenti necessari per mappare i flussi e processi aziendali in modo efficace.
- La strategia determina i processi, mai il contrario. I flussi di lavoro vanno costruiti per eseguire una strategia decisa a monte.
- Senza regole definite dall’imprenditore, i collaboratori creano le proprie, ottimizzate per i loro interessi personali e non per l’efficienza aziendale.
- Processi chiari e standardizzati rendono operative le nuove risorse in pochi giorni, non in mesi.
Faqs
Mappare i processi aziendali significa cambiare tutto?
No, assolutamente. L’approccio corretto è intervenire solo dove ci sono problemi o inefficienze. Se un flusso di lavoro funziona già bene, non va toccato.
Che software servono per mappare i flussi aziendali?
All’inizio non serve alcun software. Gli unici strumenti indispensabili sono il buon senso, l’intelligenza e la capacità di osservare attentamente come vengono svolte le attività quotidiane.
Quanto tempo ci vuole per vedere risultati dalla mappatura dei processi?
A differenza di approcci consulenziali che durano mesi, una mappatura efficace dei flussi principali può essere completata in poche settimane, portando a identificare e risolvere rapidamente i colli di bottiglia.
Cosa viene prima, strategia aziendale o processi operativi?
La strategia viene sempre prima. I flussi e i processi aziendali sono gli strumenti operativi che si costruiscono per realizzare la strategia scelta, in base alle risorse disponibili.
