Ti lamenti che i tuoi collaboratori non fanno quello che dovrebbero. Pensi: “Perché la gente non combina niente in azienda?”. La risposta è più semplice e brutale di quello che credi: il problema non sono loro, sei tu. Sei tu che non sei chiaro.
Se un dipendente non sa esattamente cosa vuoi, quanto ne vuoi, dove lo vuoi e come lo vuoi, farà una di queste due cose: o si rilassa e minimizza il lavoro, oppure smette di fare qualsiasi cosa per paura di sbagliare e beccarsi l’ennesimo rimprovero.
Alla fine di questa guida saprai come definire ruoli, obiettivi e mansioni in modo così chiaro che i tuoi collaboratori non avranno più scuse. Saranno più produttivi, e tu smetterai di fare il controllore frustrato.
Funzionigramma: il prerequisito che nessuno ti dice
Per costruire un funzionigramma efficace non ti servono software complicati. Ti servono due cose: la tua mente, per pensare in modo strategico, e la tua voce, per comunicare senza lasciare spazio a dubbi.
Se non sei disposto a metterti lì e fare chiarezza prima nella tua testa, lascia perdere. Continua pure a lamentarti e a organizzare aperitivi aziendali inutili.
L’errore che quasi tutti commettono: confondere le mansioni con l’obiettivo
Molti imprenditori si fermano al mansionario, cioè la lista delle cose da fare. È un errore drammatico.
Pensa a un venditore a cui il manager dice: “La cosa più importante sono i contatti, fai 10 contatti al giorno”. Cosa farà quel venditore? Farà 10 contatti al giorno, senza sentirsi responsabile di chiudere un solo contratto. Ha confuso il processo (i contatti) con l’obiettivo (i contratti).
Per evitare questo disastro, devi smettere di pensare al mansionario e iniziare a costruire un funzionigramma: un documento che definisce tutto ciò che riguarda una specifica funzione aziendale. Ecco come si fa, in cinque passaggi.
Passo 1: definisci l’obiettivo della funzione
La prima domanda è: qual è il risultato finale che questa persona deve portare a casa? Non l’attività, il risultato.
Per il responsabile marketing, l’obiettivo non è “fare campagne”, ma “portare lead in target”. Per un venditore, l’obiettivo è “vendere”. Sii spietato e vai al punto.
Passo 2: definisci il prodotto (il deliverable)
Cosa deve produrre concretamente quella persona per raggiungere l’obiettivo? Il deliverable è l’output del suo lavoro.
- Per un operaio che fa scarpe, il prodotto è la tomaia o la suola. È fisico, è chiaro.
- Per un venditore, il prodotto può essere un’analisi dei bisogni del cliente o un’intervista di vendita standard.
- Per una segretaria di direzione, il prodotto non è “rispondere al telefono”. Il suo prodotto è “rappresentare l’immagine dell’azienda e organizzare l’agenda del manager”.
Quando una persona capisce qual è il suo prodotto, cambia completamente atteggiamento. La segretaria che sa di rappresentare la direzione generale risponde al telefono con un altro piglio, perché si sente responsabile di un risultato, non di un’azione.
Passo 3: definisci le responsabilità
In quali aree questa persona ha completa autonomia? Cosa può decidere senza venire a bussare alla tua porta ogni cinque minuti?
Può definire un budget? Può fare dei test? Metterlo nero su bianco crea persone responsabili, non semplici esecutori.
Passo 4: elenca le mansioni
Solo a questo punto, dopo aver chiarito obiettivo, prodotto e responsabilità, elenchi le attività pratiche.
Per il responsabile marketing, le mansioni saranno: fare l’analisi, preparare il budget, creare le campagne pubblicitarie, chiamare i fornitori. Ora queste attività hanno un senso, perché sono collegate a un prodotto e a un obiettivo.
Passo 5: stabilisci i KPI (le metriche)
Come misurerai il suo lavoro? Con quali metriche lo giudicherai?
Sì, ho detto “giudicherai”. Non “valuterai”, non “darai feedback”. Giudicherai. Devi dirgli chiaramente: “Io giudico il tuo lavoro guardando se hai prodotto quello che dovevi, nella quantità e qualità richieste”.
Se un collaboratore sa che a fine anno guarderai quei numeri per decidere se merita un premio, lavorerà per farti vedere quei numeri.
Come sai se hai fatto un buon lavoro
Quando presenti il funzionigramma a un collaboratore, la sua reazione ti dirà tutto. Se vedi i suoi occhi illuminarsi e ti dice: “Ah! Quindi è questo che vuoi da me?”, allora hai vinto.
Le persone amano lavorare, sentirsi produttive e vedere riconosciuto il proprio valore. Ma per farlo, devono sapere cosa diavolo vuoi da loro.
La leadership non è fare discorsi carismatici o partecipare a eventi motivazionali. La leadership è organizzare le truppe in modo che possano combattere al massimo e vincere.
Ai generali romani non importava motivare le legioni con belle parole; le organizzavano in formazioni precise, con ruoli chiari, e per questo vincevano. Alla gente piace vincere. E se il tuo team non vince, è perché non lo hai organizzato bene. Punto.
Takeaways
- Se i tuoi collaboratori non sono produttivi, il problema non è la loro pigrizia, ma la tua mancanza di chiarezza nel definire cosa vuoi da loro.
- Abbandona il mansionario, che è una semplice lista di compiti, e adotta il funzionigramma, che definisce obiettivi, prodotti concreti e responsabilità.
- L’ordine corretto per definire un ruolo è: obiettivo, prodotto, responsabilità, mansioni e infine metriche di misurazione (KPI).
- Definire il prodotto di un ruolo trasforma un semplice esecutore in una persona responsabile di un risultato tangibile.
- La vera leadership non consiste nel motivare, ma nell’organizzare il team con ruoli chiari per metterlo nelle condizioni di vincere.
Faqs
Qual è la differenza tra mansionario e funzionigramma?
Il mansionario è una semplice lista di compiti da svolgere. Il funzionigramma, invece, è un documento strategico che parte dal risultato finale (l’obiettivo) e definisce il prodotto concreto che il collaboratore deve generare, le sue responsabilità, le mansioni necessarie per arrivarci e le metriche con cui verrà misurato il suo operato.
Perché è importante definire il prodotto di un ruolo?
Perché sposta l’attenzione del collaboratore dall’eseguire un’azione al sentirsi responsabile di un risultato. Una segretaria che sa che il suo prodotto è “rappresentare l’immagine dell’azienda” risponderà al telefono in modo diverso da una a cui è stato detto solo di “rispondere al telefono”. La consapevolezza del prodotto genera responsabilità e cambia l’atteggiamento.
In che ordine vanno definiti i punti del funzionigramma?
L’ordine è fondamentale e non va invertito. Si parte sempre dall’obiettivo finale. Poi si definisce il prodotto concreto, le responsabilità e solo alla fine si elencano le mansioni. Le mansioni sono semplicemente le attività necessarie a creare il prodotto che serve a raggiungere l’obiettivo. Chiudere il cerchio con i KPI (le metriche) permette di misurare il tutto.
Come faccio a sapere se il funzionigramma è chiaro?
La reazione del collaboratore ti dice tutto. Se quando presenti il funzionigramma vedi i suoi occhi illuminarsi e ti dice: “Ah! Quindi è questo che vuoi da me?”, allora hai vinto. Un funzionigramma ben fatto elimina i dubbi e rende autonomo il collaboratore.
