Cosa sono i KPI aziendali
I KPI aziendali, acronimo di Key Performance Indicator, sono un insieme di Indicatori Chiave di Prestazione aziendale. Espressi solitamente in valore numerico, i KPI si distinguono in:
- Indicatori chiave di ordine superiore, quando fanno riferimento alla valutazione delle prestazioni a livello generale dell’andamento aziendale;
- Indicatori chiave di reparto, quando analizzano le prestazioni dei singoli reparti interni dell’azienda
Utilità dei Key Performance Indicators
I Key Performance Indicator servono a misurare i progressi fatti dall’azienda nel raggiungimento di determinati obiettivi. Quando i manager di un’azienda si trovano a dover analizzare il successo o meno di un piano strategico, fanno ricorso agli Indicatori di Performance, attraverso i quali possono quantificare gli effettivi passi in avanti fatti da un comparto specifico dell’organico oppure dall’intera struttura organizzativa rispetto a obiettivi fissati in partenza.
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Per avere la giusta utilità, i KPI aziendali devono essere monitorati e aggiornati costantemente anche perché rischiano di diventare desueti col tempo; è consigliabile verificare gli Indici di Prestazione ogni quindici giorni o al massimo ogni mese in modo da tenere sotto controllo i progressi o gli insuccessi delle strategie messe in atto e ripensare alle azioni da eseguire per riparare agli errori commessi, nel secondo caso.
Gli Indicatori Chiave di Performance possono fungere anche da stimolo al lavoro dei dipendenti dei vari comparti aziendali. Questo avviene però nel caso in cui il manager o il responsabile dell’area dell’azienda fissa e condivide con il suo team dei KPI concreti e realizzabili. Viceversa, se il responsabile del reparto o il manager di settore va a stabilire degli indicatori troppo fuori portata, rischia di scoraggiare la squadra e disincentivare il lavoro.
Come determinare i KPI aziendali
Per definire i KPI aziendali, i manager studiano delle strategie che vanno a chiarire non solo la natura dei dati ma anche i requisiti principali che gli indici di performance devono possedere.
La prima tecnica per stabilire degli indici di performance validi è considerare la loro misurabilità: gli indici comunicano fondamentalmente dei dati e per questa ragione devono altresì essere misurabili, al fine di analizzare con certezza i progressi compiuti dall’azienda.
Per determinare i KPI aziendali bisogna porre in primis degli obiettivi certi: abbiamo già visto l’importanza di fissare obiettivi raggiungibili, anche per stimolare il lavoro del team. Adesso aggiungiamo un altro tassello ossia la definizione di obiettivi certi è funzionale a determinare anche indici di performance chiari e validi.
Un’altra strategia per stabilire dei KPI per l’azienda che siano corretti è saperli mettere in relazione e confrontarli, quando è necessario. Ad esempio, se il responsabile sviluppo delle Risorse Umane, non prende in esame più indicatori di performance, correlati tra loro, avrà una visione molto parziale degli effettivi progressi o dei problemi del reparto e non sarà in grado di valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno.
Infine, per definire degli indicatori di performance all’interno di un reparto aziendale può essere utile attuare la strategia di automatizzare i processi di selezione e misurazione degli indici con l’utilizzo di software indicati.
Quali domande porsi per definire e verificare i kpi aziendali in modo corretto? Innanzitutto chiediti se il KPI che hai scelto ha le seguenti caratteristiche:
- Consente il monitoraggio dei progressi?
- E’ utile al progresso dell’azienda nel raggiungimento degli obiettivi?
- Ha una tempistica prestabilita?
e ancora per verificare la validità del kpi scelto:
- Perchè l’hai scelto? Qual è il risultato che ti aspetti?
- E’ davvero importante monitorare quel risultato?
- Chi avrà la responsabilità del risultato dal raggiungere?
Esempio KPI aziendale
Esempio KPI Tempo operativo: mettiamo il caso in cui si voglia monitorare il tempo di spedizione per la soddisfazione del cliente o i costi salariali. In questo caso, il “la quantità di tempo è indicatore KPI“. Stabilendo che la quantità di tempo è 30 minuti per svolgere l’attività, l’indicatore KPI potrebbe ad esempio rilevare 45 minuti. In questo caso, si sarebbe in presenza di un gap da colmare per rientrare nel tempo totale di lavorazione stabilito, al fine della soddisfazione del cliente, o di mantenere i costi entro certi limiti.
Key performance indicators: esempi
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Il ruolo dell’ imprenditore e del management nella definizione dei KPI aziendali
Il ruolo dell’imprenditore e del management nella definizione dei KPI aziendali è cruciale per il successo e la crescita sostenibile di un’azienda. I KPI, o indicatori chiave di performance, sono fondamentali per misurare il rendimento e il progresso dell’organizzazione verso gli obiettivi strategici. Gli imprenditori sono spesso i visionari che identificano la missione e la visione dell’azienda. Sono loro a delineare la direzione in cui l’azienda dovrebbe muoversi e gli obiettivi che dovrebbero essere raggiunti. Pertanto, la definizione dei KPI deve iniziare con una chiara comprensione da parte dell’imprenditore dei risultati chiave che desidera raggiungere per realizzare la sua visione.
Una volta che gli obiettivi strategici sono stati stabiliti dall’imprenditore, il management gioca un ruolo fondamentale nel tradurre questi obiettivi in KPI misurabili e monitorabili. Il management è responsabile di identificare le metriche specifiche che riflettono il progresso verso gli obiettivi e di sviluppare un sistema per raccogliere, analizzare e presentare i dati in modo significativo. Questo richiede una comprensione approfondita delle operazioni aziendali e delle dinamiche del settore in cui l’azienda opera. Inoltre, il management deve garantire che i KPI siano in linea con la missione e la strategia aziendale, garantendo che il loro monitoraggio e il conseguente adattamento delle attività siano allineati con gli obiettivi a lungo termine.
L’interazione continua tra imprenditore e management è essenziale per garantire che i KPI rimangano pertinenti nel tempo. Le condizioni di mercato, le esigenze dei clienti e le sfide aziendali possono cambiare, e di conseguenza, anche i KPI devono essere soggetti a revisione periodica. L’imprenditore e il management devono collaborare per valutare l’efficacia dei KPI esistenti e apportare eventuali modifiche o aggiunte per garantire che l’azienda mantenga la sua agilità e si adatti ai cambiamenti del contesto commerciale.
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Il ruolo dell’imprenditore e del management nella definizione dei KPI aziendali è di vitale importanza per il successo a lungo termine dell’azienda. L’imprenditore fornisce la visione strategica, mentre il management traduce questa visione in metriche misurabili e assicura che l’azienda sia in grado di monitorare e migliorare costantemente le sue prestazioni. La collaborazione e la comunicazione efficace tra queste due figure sono fondamentali per garantire che i KPI siano allineati con gli obiettivi aziendali e che l’azienda rimanga adattabile e reattiva ai cambiamenti del mercato.
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Indicatore chiave di performance: quanti ne bastano per misurare il successo della tua attività
La scelta dei KPI dovrebbe essere guidata dagli obiettivi specifici dell’azienda. Prima di selezionare i KPI, è essenziale stabilire chiaramente quali risultati si desidera raggiungere. Ad esempio, se l’obiettivo principale è aumentare la quota di mercato, potrebbero essere rilevanti KPI come la crescita delle vendite, la penetrazione nei nuovi mercati o la soddisfazione del cliente. Se l’obiettivo è migliorare l’efficienza operativa, potrebbero essere più significativi KPI come il costo medio di produzione o il tempo di ciclo.
Un approccio comune è utilizzare un insieme di KPI equilibrati che coprono diverse aree chiave dell’azienda, come finanze, clienti, processi interni e apprendimento e crescita. Questo approccio consente di avere una visione più completa delle prestazioni aziendali e di identificare le aree che richiedono interventi. Tuttavia, è importante mantenere l’equilibrio e non saturare il quadro di bordo con un eccesso di KPI, poiché potrebbe diventare difficile da gestire e interpretare.
Inoltre, i KPI dovrebbero essere agili e adattabili. Le condizioni di mercato e le esigenze aziendali cambiano nel tempo, quindi i KPI devono essere soggetti a revisione periodica per assicurarsi che siano ancora rilevanti e utili per la misurazione del successo. In questo modo, un’azienda può continuamente ottimizzare la sua strategia e migliorare le sue prestazioni.
In sintesi, non c’è un numero fisso di KPI che sia universale per tutte le imprese, ma è essenziale selezionarli in base agli obiettivi specifici e mantenerli in un equilibrio che fornisca una panoramica completa delle prestazioni aziendali. La flessibilità e l’adattabilità dei KPI sono altrettanto importanti quanto la loro selezione iniziale, in modo da poter misurare e migliorare il successo dell’attività nel corso del tempo.
