Gli ammanchi di cassa sono una delle principali sfide che le aziende, grandi o piccole che siano, affrontano quotidianamente.
Si tratta di una situazione finanziaria indesiderata, in cui la quantità di denaro presente nella cassa o nel conto bancario è inferiore rispetto a quanto dovrebbe essere in base alle transazioni e alle attività commerciali svolte.
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Questi ammanchi possono derivare da diverse cause, come errori di contabilità, frodi, inefficienze operative o fluttuazioni economiche impreviste.
Gestire gli ammanchi di cassa è essenziale per garantire la sostenibilità e la stabilità finanziaria di un’azienda.
Quando il flusso di cassa operativo è compromesso, possono verificarsi gravi conseguenze, come il mancato pagamento di fornitori o dipendenti, l’incapacità di coprire le spese operative o il rallentamento delle operazioni aziendali.
Diventa quindi imprescindibile riconoscere le cause degli ammanchi, gestirle e mettere in atto strategie per evitare che si verifichino situazioni di questo tipo.
Tutto questo perché l’ammanco di cassa da solo potrebbe non rappresentare un reale problema, a meno chè non comporti conseguenze a cascata che porteranno poi a più profonde crisi di liquidità che potrebbero davvero minare la stabilità dell’attività aziendale.
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Quali sono le cause degli ammanchi di cassa
Prima di spiegare come gestire e soprattutto come evitare gli ammanchi di cassa è importante evidenziare quali sono le cause che comportano queste discrepanze negative nelle casse aziendali.
Andando a fondo nelle cause possiamo già prestare attenzione ai comportamenti da modificare per non incorrere in questa eventualità.
Gli ammanchi di cassa possono essere causati da una varietà di fattori, sia interni che esterni all’azienda.
Una cattiva pianificazione aziendale e una mancanza di controllo sulle entrate e sulle uscite possono comportare uno squilibrio tra le disponibilità di cassa e gli impegni finanziari, portando ad una situazione di deficit.
Un’eccessiva dipendenza da finanziamenti a breve termine o l’incapacità di riscuotere pagamenti da parte dei clienti possono ulteriormente aggravare la situazione.
Inoltre, gli errori di contabilità possono causare ammanchi di cassa.
Infatti un registro contabile impreciso o l’omissione di transazioni possono portare a una percezione distorta della situazione finanziaria effettiva.
Anche le fluttuazioni economiche e il contesto commerciale possono essere una causa esterna di ammanchi di cassa, in questo caso sono cause esterne all’azienda.
L’andamento del mercato, le variazioni dei prezzi delle materie prime, l’inflazione e i cambiamenti normativi possono avere un impatto significativo sulla liquidità delle aziende, portando a periodi di mancanza di denaro.
Le crisi economiche, le pandemie o gli eventi imprevisti possono contribuire a creare difficoltà finanziarie per un’azienda, specialmente se non si è adeguatamente preparati con riserve di liquidità.
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Infine c’è un’ultima causa da considerare: le frodi.
Frodi da parte di dipendenti, fornitori o clienti disonesti possono comportare perdite finanziarie significative per l’azienda, erodendo la liquidità e riducendo la capacità di coprire le spese operative.
I motivi per cui si può verificare un saldo negativo nelle casse dell’azienda sono molteplici e non tutti prevedibili, per questo è importantissimo saper gestire gli ammanchi e saperli evitare con strategie preventive.
Come gestire gli ammanchi di cassa
La gestione degli ammanchi di cassa inizia sicuramente con il monitoraggio costante del flusso di cassa e l’identificazione delle eventuali discrepanze consentiranno di anticipare i momenti critici e adottare misure preventive.
È possibile produrre un documento da inserire nel bilancio aziendale che permette di ottenere un rimborso volto a coprire l’ammanco identificato.
Questo però può avvenire soltanto in particolari condizioni.
Si può ottenere il rimborso dell’importo degli ammanchi di cassa solo se l’ammanco è:
- posto in essere da un dipendente o dal titolare,
- inevitabile,
- collegato all’attività aziendale.
Gli ammanchi di cassa possono essere anche semplicemente un resto sbagliato dato dal dipendente a un cliente durante l’attività lavorativa.
Questo è un esempio.
In generale però per gestire gli ammanchi di cassa è importante concentrarsi anche sull’ottimizzazione del ciclo di riscossione dei pagamenti dai clienti.
Ridurre i tempi medi di pagamento e incentivare i clienti a rispettare le scadenze può migliorare significativamente la liquidità dell’azienda.
L’implementazione di sistemi di incentivi per i pagamenti anticipati o l’offerta di sconti per chi paga in tempi brevi può incentivare i clienti a effettuare i pagamenti in modo tempestivo.
In caso molto gravi ci si può anche appoggiare a fonti di finanziamento esterne, però questa è una soluzione di breve termine per coprire l’ammanco di cassa allo stato attuale delle cose.
Non è una soluzione definitiva e non è nemmeno un metodo per gestire gli ammanchi di cassa perché il finanziamento inevitabilmente comporta un costo futuro sotto forma di interessi.
Ho parlato del finanziamento per le imprese, compreso anche il crowdfunding, in un episodio del mio podcast che ti invito ad andare ad ascoltare qui.
Andiamo ora a capire una volta per tutte se ci sono dei metodi e delle strategie per evitare di trovarsi in una situazione di ammanco di cassa.
Come evitare gli ammanchi di cassa
Ci sono molteplici azioni che l’azienda può mettere in atto per evitare gli ammanchi di cassa.
Inevitabilmente è impossibile prevedere situazioni imprevedibili come frodi o furti, è possibile però lavorare sulle cause e sulle strategie in capo all’azienda.
Innanzitutto, una corretta pianificazione finanziaria è fondamentale.
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Creare previsioni di cassa realistiche basate su dati storici e previsioni accurate delle entrate e delle spese permette di identificare eventuali periodi di mancanza di liquidità in anticipo e prendere provvedimenti adeguati.
Della stessa importanza è anche un controllo rigoroso delle entrate.
Monitorando continuamente i pagamenti dei clienti e adottando politiche di pagamento chiare e tempestive può aiutare a ridurre il rischio di insolvenze e ritardi nei pagamenti, migliorando la liquidità dell’azienda.
Nel caso in cui gli ammanchi di cassa sia causati dall’errore umano (non dalla volontà di frode del dipendente, ma un vero e proprio errore) ci si può proteggere sfruttando la tecnologia.
Inserendo per esempio casse automatiche e computerizzate nei punti vendita oppure anche utilizzare i software che facciano i calcoli al posto del dipendente per l’emissione delle fatture e per tutta la gestione della liquidità.
Indipendentemente dalle piccole azioni quotidiane che si possono attuare per evitare l’errore umano, per evitare gli ammanchi di cassa si parte sempre dall’analisi dei flussi di cassa.
Perché è anche possibile che un errore umano provochi un saldo di cassa negativo, ma sono le politiche di pagamento dei crediti commerciali e la contrattazione delle modalità di pagamento con i clienti che provocano i danni di liquidità più grossi.
In questo articolo abbiamo parlato di un tema molto importante: saper riconoscere, gestire ed evitare gli ammanchi di cassa.
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